Naast zorg– en onderwijsorganisaties werken ook steeds meer gemeenten met zelforganiserende teams.
Zelforganisatie binnen gemeenten moet geen doel op zich zijn
Soms lijkt het alsof organisaties die wij mogen helpen met zelforganisatie het concept zelforganisatie zelf tot doel verheffen. In dat geval wordt voorbij gegaan aan waarom men zich op een andere manier wil organiseren.
Redenen om zelforganisatie te introduceren binnen een gemeente zijn bijvoorbeeld:
- Zelforganiserende teams kunnen makkelijker flexibel inspelen op de wensen en verwachtingen van burgers. Dit komt doordat de teams de burgers zelf op kunnen zoeken en bovendien zelf keuzes kunnen maken waarmee een burger geholpen is. Zo krijgen burgers makkelijker meer inspraak waardoor het concept zelforganisatie ook mooi aansluit op onze participatiesamenleving.
- Zelforganisatie gaat minder uit van bureaucratie en procedures en meer van professionaliteit, intrinsieke motivatie, en verantwoordelijkheidsbesef van ambtenaren. De autonomie die gepaard gaat met zelforganisatie wordt door veel kenniswerkers als prettig ervaren. Dit komt uiteindelijk ook ten goede aan de productiviteit en het innovatievermogen van de gemeente.
- Sommige gemeenten kiezen voor zelforganisatie omdat het een kostenbesparing met zich meebrengt omdat er een managementlaag wegvalt. Deze motivatie voor een dergelijke andere manier van organiseren is geen goede. Kostenbesparing (als deze al plaatvindt) is een bijvangst van een nieuwe manier van organiseren waar we om andere redenen (meer maatschappelijke waarde, blijere ambtenaren) in geloven.
Zelfsturing kan niet, zelforganisatie wel
Het verschil tussen zelfsturing en zelforganisatie kun je als volgt zien:
- Bij zelfsturing kunnen teams zelf doelen stellen en zich zo organiseren dat zij de doelen halen.
- Bij zelforganisatie stelt iemand anders doelen en heb je als team de vrijheid om jezelf te organiseren om gestelde doelen te behalen.
Binnen een gemeentelijke context geeft het college en de gemeenteraad richting. Teams kunnen binnen gestelde kaders aan de slag. Bij gemeenten kun je in onze ogen daarom beter spreken van zelforganisatie in plaats van zelfsturing.
Hoe ziet een zelforganiserend team er uit?
Een zelforganiserend team heeft een aantal kenmerken die we nu bespreken. Ten eerste is het zelforganiserende team gezamenlijk verantwoordelijk voor het behalen van de gestelde teamdoelen. Teamleden nemen een pro-actieve houding aan om doelen te halen en organiseren zichzelf binnen de kaders vanuit het college en de raad.
Zelforganiserende teams maken afspraken over hoe zij effectief vergaderen, keuzes maken, conflicten oplossen, en elkaar feedback geven. Teams moeten dus een aantal nieuwe competenties opdoen.
Veelal hebben teams beschikking tot een teamcoach wanneer zij ergens niet uitkomen.
Lees hier meer over: het coachen van zelfsturende of zelforganiserende teams
Er is veel geschreven over de ideale grootte van teams. Het belangrijkste voor samenwerking in een zelforganiserend team is dat het team niet té groot wordt. Wij hanteren een ideaal maximum van negen personen i.v.m. het aantal communicatielijnen dat dan al ontstaat (zie bovenstaande afbeelding). Ook moet het team niet te klein zijn, maar idealiter nét groot genoeg om de gezamenlijke klus te klaren.
Praktijkvoorbeeld gemeente
Binnen een gemeente die zelforganiserend werkt bestaat ieder team uit een aantal verplichte rollen. Zo heeft ieder team een controller die over geld, kwaliteit en planning gaat. Een ontwikkelaar die innoveert. Een zorgdragen die omkijkt naar de groep. En een netwerker die connecties aangaat buiten het team. Ieder team mag zelf invulling geven aan benodigde rollen, maar de hiervoorgenoemde rollen moeten in ieder geval worden ingevuld.
Bredere impact van zelforganisatie binnen een gemeentelijke organisatie
Werken in zelforganiserende teams zal niet alleen de teams raken maar ook de bredere organisatie. De volgende drie aspecten zul je minimaal in overweging moeten nemen:
- Ondersteunende diensten: waar in ’traditionele teams’ veelal de teamleider contact heeft met ondersteunende diensten als finance, HR, of marketing, hebben alle medewerkers van zelforganiserende teams in potentie contact met de diensten. Dat betekent dat de ondersteunende diensten soms wel 5 tot 10x zo veel contactpersonen krijgen binnen teams. Bovendien rouleren rollen vaak, dus zijn de contactpersonen ook nog eens wisselend over tijd.
- Teamcoaching: een nieuwe rol in organisaties die zelforganiserend gaan werken is de teamcoach. Zorg ervoor dat je deze rol goed invult zodat teams geholpen worden in het pad naar zelforganisatie. Coachend leidinggeven aan teams is de kunst voor teamcoaches.
- HR impact: op HR-vlak zijn er in ieder geval twee hele duidelijke veranderingen.
Ten eerste verdwijnt de leidinggevende dus zal er iets bedacht moeten worden voor het beoordelingssysteem. Zo wordt er soms bijvoorbeeld gewerkt met 360 graden feedback systemen op basis waarvan beoordeling plaatsvindt. Daarnaast zie je een verschuiving van het belonen van individuele prestaties naar het beoordelen van de teamprestatie. Je bent immers samen verantwoordelijk.
Ten tweede nemen medewerkers in zelforganiserende teams de taken van een leidinggevende over. Deze taken worden over het algemeen opgedeeld in rollen. Iedere medewerker kan meerdere rollen op zich nemen. Zo kan je werken aan de dingen die je leuk vindt, en pakt je collega rollen op waar jij minder mee hebt. Dit vraagt om een herziening van het traditionele functiehuis.
Daarnaast is het goed om deze 10 randvoorwaarden te overwegen voor succesvolle zelforganisatie.
Wil jij met zelforganisatie aan de slag?
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
