In deze tijd van thuiswerken en digitale communicatie is online vergaderen niet meer weg te denken. Ze kunnen net zo effectief zijn als fysieke vergaderingen als je weet hoe je ze goed kunt uitvoeren. Een goede voorbereiding is essentieel om ervoor te zorgen dat de vergadering soepel verloopt en dat de deelnemers actief betrokken blijven. Maar hoe zorg je er nu voor dat de online vergaderingen ook leuk zijn? Het antwoord is simpel: door de sfeer ontspannen te houden en deelnemers te stimuleren om met elkaar te communiceren. In dit blog delen we 9 tips en werkvormen om een leuke en effectieve online meeting te houden.
Tip 1: Bereid je goed voor op een online vergadering
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dit geldt zowel voor fysieke vergaderingen als online vergaderingen. Zorg dat je een agenda samenstelt en dat je eventuele voorbereidende documenten hebt doorgenomen. Zorg dat je op tijd bent ingelogd en dat je internetverbinding stabiel is.
Tip 2: Zorg voor een duidelijke agenda
Een duidelijke agenda zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt en dat iedereen weet waar het over gaat. Zorg dat de agenda van tevoren bij iedereen bekend is en houd je ook aan de tijd die voor elk agendapunt is ingepland.
Tip 3: Doe ook tijdens een online vergadering een check-in
Begin de vergadering met een korte check-in vergadering ronde. Laat elk teamlid kort vertellen hoe het met hem of haar gaat en wat de prioriteiten zijn voor de komende dagen. Dit helpt bij het opbouwen van een band tussen teamleden en zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina zit. In een andere blog leggen we uit wat een check-in bij een vergadering is en welke vormen je kunt gebruiken. Deze vormen zijn ook digitaal in te zetten. En dat deelnemers allemaal ergens anders werken kun je ook actief gebruiken. Nodig bijvoorbeeld deelnemers uit om hun werkplek te laten zien. Zo leer je elkaar ook op een andere manier kennen.
Tip 4: Houd online vergaderen kort
Online vergaderingen kunnen vermoeiend zijn voor de deelnemers, dus probeer de vergadering zo kort mogelijk te houden. Streef ernaar om binnen een uur klaar te zijn. Als het echt niet anders kan, zorg dan dat er voldoende pauzes zijn ingepland.
Tip 5: Maak gebruik van visuele hulpmiddelen
Online vergaderingen kunnen snel saai worden als je alleen maar naar pratende hoofden kijkt. Maak daarom gebruik van visuele hulpmiddelen, zoals PowerPoint-presentaties, afbeeldingen, grafieken of video’s. Dit helpt niet alleen om de aandacht van de deelnemers vast te houden, maar kan ook helpen bij het verduidelijken van de presentatie.
Tip 6: Gebruik bij online vergaderen break-out rooms
Splits de groep op in kleinere subgroepen om in kleinere groepen te brainstormen of te discussiëren over bepaalde onderwerpen. Gebruik hiervoor break-out rooms in de videomeeting software die je gebruikt. Na afloop van de breakoutsession kunnen de groepen terugkomen in de hoofdvergadering en hun bevindingen delen. Dit zorgt voor meer interactie en betrokkenheid van de deelnemers.
Tip 7: Houd de vergadering interactief
Om de betrokkenheid van deelnemers te vergroten, zijn polls en quizzen nuttige tools die je kunt gebruiken tijdens een online vergadering. Met polls kun je snel en gemakkelijk peilen wat de meningen zijn van de deelnemers over een specifiek onderwerp. Bijvoorbeeld, als je een vergadering hebt over het verbeteren van de interne communicatie van het team, kun je een poll maken waarin je vraagt welke communicatietool de voorkeur heeft van de deelnemers. Op basis van de resultaten van de poll kun je dan gerichte acties ondernemen om de communicatie te verbeteren.
Quizzen zijn ook een leuke manier om deelnemers te betrekken en hun kennis te testen. Je kunt quizvragen maken over het onderwerp van de vergadering, of je kunt bijvoorbeeld een quiz doen om het team beter te leren kennen. Hiermee kun je een leuke en informele sfeer creëren en tegelijkertijd de betrokkenheid van de deelnemers vergroten.
Er zijn verschillende tools die je kunt gebruiken om polls en quizzen te maken. Voorbeelden van tools zijn Mentimeter en Kahoot. Het is belangrijk om de tool te kiezen die het beste bij jouw vergadering past en om ervoor te zorgen dat de tool gemakkelijk te gebruiken is voor de deelnemers. Zorg ook dat je de tool van tevoren goed test om technische problemen tijdens de vergadering te voorkomen.
Tip 8: Gebruik juist bij online vergaderen humor
Online vergaderingen hoeven niet saai te zijn. Gebruik humor om de sfeer luchtig te houden. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een grappige afbeelding, een luchtige opmerking of een ludiek spelletje tussendoor. Dit helpt om de aandacht van de deelnemers vast te houden en zorgt voor een ontspannen sfeer. Je kunt bijvoorbeeld in plaats van deelnemers een beurt te geven, ook hun namen invoeren in een soort van rad van fortuin-achtig wiel en door aan het rad te draaien samen erachter komen wie er aan de beurt is. (www.wheelofnames.com)
Tip 9: Zorg voor een goede afsluiting
Een goede afsluiting van de vergadering is net zo belangrijk als een goede start. Zorg ervoor dat alle besluiten en actiepunten duidelijk zijn en dat er geen openstaande vragen meer zijn. De besluiten en acties worden in de actie- en besluitenlijst verwerkt. Bedank de deelnemers voor hun tijd en inzet en geef aan wanneer de volgende vergadering plaatsvindt. Als er iemand was om de vergadering te notuleren, dan moet dit document opgemaakt en gedeeld worden.
Conclusie
Online vergaderingen zijn niet meer weg te denken uit het huidige werkklimaat. Het is belangrijk om deze vergaderingen goed voor te bereiden en te zorgen voor een duidelijke structuur en agenda. Door gebruik te maken van visuele hulpmiddelen, interactieve elementen en humor kan de vergadering leuk en inspirerend worden gemaakt. Met deze tips kun je ervoor zorgen dat de online vergadering net zo effectief en leuk is als een fysieke vergadering. Vergeet ook niet om te evalueren na afloop van de vergadering en waar nodig verbeteringen aan te brengen voor de volgende keer.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
