Zelfsturing is een veel besproken term. Steeds meer organisaties kiezen voor zelforganisatie of het werken met zelfsturende teams. Zo is er bijvoorbeeld veel zelfsturing binnen de zorg, het onderwijs, en binnen gemeenten. Zelfsturing en zelforganisatie kan een antwoord zijn op veel uitdagingen waarvoor organisaties zich gesteld zien. Toch is er nog veel onbegrip over zelfsturing en gaat de invoering van zelfsturing soms gepaard met problemen.
In dit blog lees je wat zelfsturing is en waarom je voor zelfsturende teams kunt kiezen.
Waarom zelfsturing? Het concept onder de loep
De behoefte aan meer autonomie en minder bureaucratie komt voort uit de stroperigheid van hiërarchische organisaties. Daar waar de managers goedkeuring moeten geven voor beslissingen, processen van bovenaf worden opgelegd, en je je ver weg bevindt van collega’s van andere afdelingen.
Wat dat doet met medewerkers en klanten? Juist, een dergelijke bureaucratie leidt dikwijls tot een situatie waarin medewerkers niet volledig kunnen inspelen op (soms onvoorspelbare) wensen en behoeften van klanten. Tevens raakt de medewerker gedemotiveerd met als gevolg gebrek aan initiatief en eigenaarschap.
Om als organisatie relevant te blijven is het belangrijk de klant goed te bedienen en snel in te spelen op veranderingen van buitenaf. Zelfsturing is een middel om bijvoorbeeld sneller en beter klanten te kunnen bedienen of sneller en beter te innoveren. Of om betrokkenheid en plezier in het werk te vergroten.
Het is belangrijk om deze doelen helder te maken voordat je aan de reis naar zelfsturing begint. Zelfsturing is namelijk geen doel op zich, maar een manier van werken waarmee je diverse doelen kan bereiken.
Wat is zelfsturing?
Zelfsturing klinkt als vrijheid blijheid. Toch is er bij goede zelfsturing sprake van duidelijke kaders en helder geformuleerde doelen. Door snelle besluitvormingsprocessen en daadkracht is een zelfsturende organisatie in staat wendbaar te reageren op een steeds veranderende wereld. Medewerkers hebben een hoge mate van autonomie en werken samen flexibel en adequaat toe naar een hoger doel (vaak purpose genoemd).
De definitie van zelfsturing
Een zelfsturend team wordt gedefinieerd als een groep individuen die zelf verantwoordelijk is voor de totstandkoming van een product of service van begin tot eind. Er is sprake van face to face interactie en wederzijdse afhankelijkheid. Daarbij neemt het team naast inhoudelijke taken ook managementtaken op zich. Zij hebben zelf de controle over het proces, de methoden en de tijdsindeling (Goodman et al., 1988).
Resultaatverantwoordelijke teams in alle smaken
In de praktijk komt zelfsturing voor in verschillende soorten en maten. In vergaande zelfsturende organisaties zijn teams verantwoordelijk voor ‘wat’ ze doen, ‘hoe’ ze het doen en ‘waarom’ ze het doen. In minder vergaande zelfsturende organisaties is de directie of het management verantwoordelijk voor het ‘waarom’ en het ‘wat’ en bepalen teams zelf het ‘hoe’. Men spreekt dan vaak van zelforganisatie.
Wil je meer weten over het verschil tussen zelfsturing en zelforganisatie? Lees hier over de verschillen.
Bij zowel een zelfsturende als zelforganiserende organisatie ligt de eindverantwoordelijkheid voor de te behalen resultaten en het continu verbeteren bij de teams. De teams hebben daarvoor de bevoegdheden én de wil om zelf de beslissingen te nemen die nodig zijn om goede resultaten te behalen. Een team stuurt dus zelf naar resultaat binnen de kaders die het team zelf, of samen met de directie (en management), heeft ontwikkeld.
Management en directie in een zelfsturing
Zelfsturing betekent dus niet dat er geen managers en leiders meer zijn. Zij hebben juist een belangrijke rol in de ontwikkeling van de organisatie en vervullen een belangrijke voorbeeldrol. Leidinggevenden werken toe naar een organisatie die zelfstandig is en waar voor hen tijd en ruimte is om zich met zaken bezig te houden die ertoe doen (veelal lange termijn ontwikkelingen en strategieën, of het verder ontwikkelen van het zelfsturende organisatiesysteem). Wel is het belangrijk om oog te blijven houden voor de communicatie in zelfsturende teams.
Van functies naar flexibele rollen
Een zelfsturing heeft respect voor kennis, vaardigheden en ervaringen van individuen en maakt daar gebruik van om de beste resultaten te behalen. Zo kun je verschillende rollen op je nemen die passen bij je persoonlijke talent zodat je de klant optimaal bedient. De verantwoordelijkheden die je draagt binnen de organisatie worden vaak transparant gemaakt. Zo komt er een einde aan functies waarvan eigenlijk niemand weet wat het inhoudt.
Door de transparantie kun je elkaar aanspreken op deze verantwoordelijkheden maar ook inspecteren en rollen wijzigen of nieuwe rollen in het leven roepen wanneer nodig. Zo ben je als organisatie wendbaar en flexibel en draagt iedereen bij aan het hogere doel.
Continu verbeteren
Ook betekent zelfsturing dat een team van zijn fouten mag leren en zelf bezig kan zijn met het continu verbeteren van resultaten. Dat betekent dat je als team goed moet kunnen samenwerken. Daarvoor is het nodig dat een team bij elkaar komt om de voortgang te inspecteren. Holacracy definieert hiervoor bijvoorbeeld twee overleggen. Een roloverleg waarin teams rollen wijzigen. Het roloverleg is ongeveer eens per maand. Ook definieert Holacracy een wekelijks overleg waarin het team acties van rollen, metrics, projecten en spanningen bespreekt. Zo kan het team continu verbeteren en reageren op kansen en bedreigingen.
Conclusie, en verder?
Zelfsturing is er in verschillende soorten en maten, en iedere ingevoerde zelfsturing is uniek. Een raamwerk als Holacracy biedt een set aan regels voor zelfsturing. Andere organisatie kiezen voor het omarmen van waarden en principes die horen bij zelfsturing zoals ‘van controleren naar het vertrouwen van mensen’ en zoeken daar zelf toepassingen voor die passen bij de organisatie. Agile raamwerken als Scrum of Kanban kunnen de weg naar zelfsturing of zelforganisatie doen versnellen omdat zij duidelijkheid en structuur geven en de principes van zelfsturing dienen. Wil jij naar een zelfsturende organisatie toe? Dan vraagt dat om zowel aandacht voor de cultuur als de structuur.
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelfsturing en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelfsturing naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
