Organisaties waarin is besloten voor zelforganisatie of zelfsturing te gaan, hebben een eerste stap gezet. Maar met het besluit alleen, ben je er nog niet. Het is een proces wat je gezamenlijk, al doende vorm gaat geven. Zo creëer je een lerende organisatie die toekomstbestendig is. Het coachen van zelforganiserende / zelfsturende teams is hierin essentieel.
Lees ook: over het verschil tussen zelforganisatie en zelfsturing
In deze blog lees je ‘hoe’ en ‘waarin’ je coacht bij zelforganisatie en zelfsturing. Ook leer je de rol van de ‘Zelforganisatie Coach’ beter kennen met de veelvoorkomende uitdagingen.
‘Zelforganisatie Coach’ als procesbegeleider en cultuurbewaker
De Zelforganisatie Coach begeleidt de organisatie bij de transformatie naar zelforganisatie of zelfsturing. Als coach ben je expert in het onderwerp en het proces. Tijdens het proces bewaak je de waarden en principes van zelforganisatie en zelfsturing voor een daadwerkelijke cultuuromslag. Om de transformatie te versnellen biedt de coach:
- best practices,
- theorieën,
- raamwerken en tools voor bijvoorbeeld het vormgeven van de verandering, inrichten van de organisatie, samenwerking en leiderschap,
- coaching,
- facilitering.
Autonomie en besluitvorming
We vragen teams weer zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het denken, doen en het nemen van beslissen. Daar waar voorheen de managers besluiten namen vóór de teams. In zelforganisatie en zelfsturing is het team resultaatverantwoordelijk. Effectieve besluitvorming binnen en tussen de teams is essentieel voor het succes.
Als coach begeleid je de teams bij besluitvorming. Voor veel teams is dit namelijk een stap en best een uitdaging. Hoe wil het team bijvoorbeeld besluiten nemen zonder vast te blijven zitten in te lange overleggen? Hoe zorgt het team ervoor dat iedereen is gehoord voor een gedragen besluit, waarin ieder zijn kennis en inzicht is gebruikt? Hoe waarborgt het team dat de besluiten goed zijn voor de klant én organisatie? Wat als we er niet uitkomen?
Wat je terugziet in de praktijk is dat veel zelfsturende teams gebruikmaken van het ‘consent principe’. Bij consent besluitvorming wordt uitgegaan van de gelijkwaardigheid van individuen. Er worden alleen besluiten genomen als er geen zwaarwegend en beargumenteerd bezwaar is tegen het voorgenomen besluit. Als Zelforganisatie Coach help je teams een passend besluitvormingsproces te definiëren en uit te voeren.
Randvoorwaarden creëren
Voor het nemen van goede besluiten zijn bepaalde randvoorwaarden nodig. De Zelforganisatie Coach richt zich op het scheppen van deze randvoorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan regelcapaciteit naar de teams. Maar ook het vertrouwen in de teams dat ze het kunnen én ook echt mogen. Hiervoor zijn dan ook kaders nodig waarbinnen het team besluiten mag nemen. Die moeten wel helder zijn. Een heldere purpose, doelstellingen, kernwaarden, rollen en afspraken zijn voorbeelden van kaders.
Transparantie en informatievoorziening
Voor het nemen van goede beslissingen is het nodig dat het team de juiste informatie heeft. De Zelforganisatie Coach jaagt daarom transparantie na. Welke informatie heeft het team nodig om zichzelf te organiseren en te weten of ze het goed doen? Transparantie helpt het team continu te inspecteren en zo nodig aan te passen. Metrics, ook wel managementinformatie, KPI’s of stuurinformatie genoemd, is ontsloten en transparant. Het transparant maken van informatie geldt ook voor de voortgang op taakniveau, projectniveau, rollen, processen, afspraken, etc.
Klantgericht denken
Wat is het bestaansrecht van de organisatie en het team? Waarschijnlijk is het een bepaalde waarde die men levert voor de klant. Als Zelforganisatie Coach daag je teams op ieder niveau uit waarde te leveren door o.a. te prioriteren. Wat levert het meeste waarde op voor de klant? Wil je dit zo goed mogelijk doen, dan begint dat met: wie is je klant?
Helaas doet men nog regelmatig aannames en denkt met vóór de klant. In een zelfsturing en zelforganisatie helpt de coach teams klantgericht te denken en kort-cyclisch feedback aan de klant te vragen.
Coachend leiderschap
Laten we eens teruggaan naar de industriële revolutie. Daar was het werk simpel en voorspelbaar. Ook ging men ervan uit dat mensen van nature lui waren en pas in actie komen bij belonen of straffen. Managers fungeerden als ‘hoofd’ en de medewerkers als de ‘handjes’. De principes en waarden van een zelforganisatie en zelfsturing is een paradigma shift, een nieuwe mindset.
Het uitgangspunt is dat mensen van nature een betekenisvolle bijdrage willen leveren en intrinsiek gemotiveerd zijn. Managers zijn niet meer dé expert in het onderwerp. We hebben elkaar nodig voor het beste resultaat. Dat vraagt om een andere benadering van de leidinggevenden. Namelijk, meer coachend en faciliterend.
Het begint dus bij een andere mindset en andere houding. Écht kunnen loslaten en het team vertrouwen dat ze het kunnen. Vaak gaat dat niet van de een op andere dag. Een Zelforganisatie Coach helpt managers en directeuren met coachend leidinggeven en medewerkers faciliteren. Met het inregelen van korte feedbackloops op de resultaten van het team houden leidinggevenden grip.
Lees hier meer over: leidinggeven aan zelforganiserende teams
Teamontwikkeling
In de traditionele organisatie is de manager verantwoordelijk voor de waardering naar medewerkers. Iedereen vindt het belangrijk gezien te worden, oprechte aandacht te krijgen en te horen dat je het goede doet. Wanneer er minder of geen managers meer zijn, is het belangrijk dat het team (ook) waardering krijgt van elkaar. Als Zelforganisatie Coach faciliteer je de teams hierin door bijvoorbeeld het faciliteren van waarderende gesprekken, inzicht in elkaars kwaliteiten (zie onze DISC-analyse), maar ook het vieren van successen. Waardering geven en ontvangen geeft een boost in het vertrouwen en acceptatie van de teamleden. Dit is dé basis voor het ontwikkelen van een zelforganiserend en zelfsturend team.
In zelforganisatie en zelfsturing is samenwerken nog belangrijker geworden. Als Zelforganisatie Coach faciliteer je teams om geregeld terug te kijken en te reflecteren op de samenwerking binnen én tussen de teams. Dit doen teams idealiter in een vast ritme. Het team kan de samenwerking dan continu verbeteren. De afstemming tussen teams is belangrijk voor het slagen van zelforganisatie en zelfsturing. Dit noemt men ook wel alignment; ‘met de neuzen dezelfde kant op’.
Lees ook: de verschillende fases waar je als zelforganiserend team doorheen gaat
Persoonlijk leiderschap
Een succesvolle organisatie begint bij de juiste mensen op de juiste plek. Ruimte bieden waarin talent volledig tot bloei kan komen. Meer autonomie betekent ook dat je van mensen vraagt zelf beslissingen te nemen en voor zichzelf te denken. Dit noemt men ook wel persoonlijk leiderschap. Daar waar individuen misschien gewend zijn geraakt altijd te doen wat van hun werd verwacht. Hoe kun je als Zelforganisatie Coach helpen?
In een zelforganiserende en zelfsturende organisatie doe je een beroep op de zelfsturing van medewerkers. Als Zelforganisatie Coach faciliteer je in de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers zodat men persoonlijk leiderschap kan tonen. Welke rollen passen bij mij? Hoe neem ik beslissingen binnen mij rol? Welke kwaliteiten en valkuilen heb ik? Welke competenties moet ik ontwikkelen om zelforganisatie te laten slagen? Coaching gesprekken maar ook continue feedback van klanten en collega’s helpen bij de persoonlijke ontwikkeling.
Uitdagingen Zelforganisatie Coach:
Als Zelforganisatie Coach kom je altijd voor (persoonlijke) uitdagingen te staan. Een van de meest voorkomende uitdagingen zijn de volgende:
- Oplossingen bieden die medewerkers eerst van hun leidinggevende kregen. Dat is nou net niet wat we willen. We verlangen van de teams dat zij zelf met oplossingen komen. De uitdaging zit hem in hoeverre de coach teams helpt bij het opstarten van zelforganisatie. Je wilt niet dat de Zelforganisatie Coach de verandering meeneemt bij vertrek.
- De rol is niet helder van Zelforganisatie Coach. Wat zijn de doelstellingen en de scope van de Zelforganisatie Coach? Evalueer deze rol en de voortgang regelmatig.
- Geen tijd en capaciteit bij medewerkers kan een groot probleem vormen. Wanneer geen tijd is om de transformatie vorm te geven kan het heel traag gaan. Hierdoor kan een lange periode van onduidelijkheid en chaos ontstaan. Dat vraagt heel veel van medewerkers die dan nóg meer druk en stress kunnen ervaren.
- Er is geen duidelijk doel. Zelforganisatie en zelfsturing is een middel. Om mensen in beweging te krijgen is urgentiebesef of een ‘lonkend’ perspectief nodig.
- Geen verantwoordelijkheid bij het management. Het management en directie heeft een belangrijke verantwoordelijkheid bij de transformatie. Wanneer zij hun rol niet serieus nemen gaat het niet werken. Zij vervullen een belangrijke voorbeeldrol en moeten leren loslaten. Weerstand bij management kan ontstaan omdat zij (1) het niet begrijpen, (2) het niet kunnen, of (3) het niet willen. Bijvoorbeeld door angst voor verlies van status, baan en zekerheid. Heb daar aandacht voor.
Daarnaast is communicatie in zelfsturende teams altijd heel belangrijk.
Wil jij met zelfsturing of persoonlijk leiderschap aan de slag?
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en persoonlijk leiderschap. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
