Conflicten kunnen in elk team voorkomen. Een conflict is een botsing van twee waarheden die niet in één verhaal passen. Het maakt dan niet uit of het in een “traditioneel” team is of dat het conflict in een zelfsturend team ontstaat. Even voor de goede orde, binnen een zelfsturend team is het hele team verantwoordelijk om de gewenste resultaten te behalen, zonder directe betrokkenheid van een manager of met een manager op afstand. Dit betekent dat een conflict in een zelfsturend teams gezamenlijk opgelost moet worden. Aangezien het niet wenselijk of mogelijk is om deze conflicten door te verwijzen naar een manager of dat HR geen rol speelt in de conflicthantering. Voor teams die hebben geleerd hoe ze conflicten voorkomen en ermee kunnen omgaan, vormt dit geen probleem. In de praktijk blijkt echter dat de meeste zelfsturende teams moeite hebben met effectief conflicthantering. Het is dus geen gemakkelijke taak. Terwijl conflicten juist kansen bieden om creativiteit, samenwerking en productiviteit te bevorderen.
Een praktijkvoorbeeld van een conflict in een zelfsturend team
Als coach had ik onlangs de gelegenheid om een team te observeren dat duidelijk in een positieve flow zat. Er werd veel gelachen en er was actieve ondersteuning tussen teamleden. De samenwerking verliep soepel en het voelde als een hechte groep. Betekent dit dat ze geen conflicten hadden? Integendeel: ze hadden regelmatig (beginnende) verhitte discussies. De vonken vlogen er soms vanaf. Ze gingen actief op zoek naar meningsverschillen en wisten deze snel op te lossen. Iedereen kreeg de kans om gehoord te worden. Bovendien was er een duidelijke (democratische) leider die door iedereen werd geaccepteerd.
Uit nieuwsgierigheid vroeg ik wat hun geheim was. Het bleek dat ze een periode van intense conflicten hadden doorgemaakt. De rollen binnen het team waren niet goed verdeeld en de verwachtingen waren erg hooggespannen, wat leidde tot veel ontevredenheid. Sommige teamleden waren zelfs uitgevallen vanwege een burn-out en degenen die nog aanwezig waren, voelden zich uitgeput. Het keerpunt kwam toen de overgebleven teamleden beseften dat ze niet langer op deze manier konden doorgaan.
Ze hadden er genoeg van. Ze keerden terug naar het gemeenschappelijke doel en hun missie. De verwachtingen werden realistischer en er werden nieuwe gedragsregels geïmplementeerd, zoals naar elkaar luisteren, elkaar ondersteunen en respecteren van persoonlijke grenzen. Verschillende meningen en standpunten werden op de agenda gezet tijdens teamvergaderingen. Dit hele proces hebben ze autonoom doorlopen. Het voelde als de juiste weg, omdat ze duidelijk voor ogen hadden wat ze wilden bereiken en wat ze nodig hadden. Zo loste ze het conflict binnen het zelfsturend team op.
De puberfase in een zelfsturend team
In de theorie van Tuckman worden de vier fasen van teamvorming beschreven. De “storming-fase” is de fase waarin conflicten ontstaan. Het is een natuurlijke ontwikkelingsfase die hoort bij het volwassen worden van een team. Deze fase wordt soms ook wel de “puberfase” van een team genoemd. Doordat zowel pubers als teams vaak op zoek zijn naar een eigen identiteit met eigen normen en waarden.
In een team ontstaat er iets vergelijkbaars, waarbij de waarden, normen en behoeften van de teamleden met elkaar botsen. Als team functioneer je beter en kun je creatiever samenwerken door deze botsingen te bespreken en de verschillende behoeften en oplossingen te integreren. Helaas lukt het veel teams niet om de storming-fase succesvol te doorlopen. Vaak is er sprake van een cultuur waarin conflicten vermeden worden. Het gevolg hiervan is dat conflicten onderhuids blijven smeulen, of teamleden escaleren de conflicten naar een manager, die hier meestal niet op zit te wachten. Een valkuil is dat de manager directief ingrijpt, waardoor het patroon in stand blijft.
Toch zijn er een aantal dingen die een team kan doen om conflicten te voorkomen en op een positieve manier mee om te gaan. Conflicten bieden namelijk juist kansen om te groeien.
Tips voor wanneer er een conflict in een zelfsturend team is
- Bespreek de verschillende gedachten en gevoelens over conflicthantering. Onderzoek welke opvattingen belemmerend werken en welke juist helpend zijn voor het team. Bepaal samen welke opvattingen jullie willen veranderen en welke jullie willen behouden. Maak afspraken over wat daarvoor nodig is. Er zijn verschillende soorten conflicten, maak hier in een beginfase afspraken over. Dat scheelt later weer.
- Stel meningsverschillen actief aan de orde. Maak er een vast agendapunt van tijdens teamvergaderingen. Identificeer waar jullie het niet met elkaar eens zijn en bespreek de redenen daarachter. Verzamel alle meningen, ook afwijkende, om tot een besluit te komen. Er zijn verschillende creatieve manieren om meningsverschillen en input te verzamelen, zoals het gebruik van diverse besluitvormingsmethoden.
- Analyseer de grondoorzaak van een meningsverschil in plaats van schuldigen aan te wijzen. Stel als team de vraag “waarom” in plaats van “wie heeft dit gedaan”. Richt je op het begrijpen van de oorzaken achter de problemen. Bijvoorbeeld, als twee teamleden ruzie hebben omdat ze op elkaar moeten wachten voor informatie, onderzoek dan de onderliggende redenen en werk samen aan oplossingen.
- Houd conflicten klein. Voorkom dat conflicten escaleren door ze niet op te blazen. Als je een beginnend conflict met een collega hebt , vraag jezelf dan af of je het kunt loslaten. Als negatieve gedachten en gevoelens blijven hangen, bespreek dan wat je dwarszit en wat je graag zou willen. Vermijd het uiten van ontevredenheid bij anderen, omdat dit het conflict vergroot. Wees direct en bespreek het probleem op een respectvolle manier. Een handige manier is om de gesprekstechniek van Rosenberg toe te passen, zo bewaar je makkelijke de vrede en blijft het conflict klein.
- Gebruik het gezamenlijke doel als kompas tijdens conflicten. Als team heb je waarschijnlijk een gemeenschappelijke visie, missie en doel. Tijdens meningsverschillen kan dit doel je helpen om gezamenlijk tot een oplossing te komen en zo een conflict in een zelfsturend team te vermijden.
- Betrek anderen erbij als je er samen niet uitkomt. Soms is het nodig om andere afdelingen, mediation of zelfs klanten erbij te betrekken om de beste oplossing te vinden. Conflictbemiddeling kan soms de uitkomst bieden. Maar het hangt van de situatie af wanneer je mediation inzet.
- Leer elkaar kennen als individuen en begrijp elkaars conflicthanteringsstijl. Besteed bijvoorbeeld tijdens teamvergaderingen aandacht aan dit onderwerp. In een divers team heeft ieder teamlid zijn of haar eigen benadering van het oplossen van conflicten. Accepteer en benut elkaars kwaliteiten en houd rekening met de bijbehorende nadelen.
- Oefen met het aangaan van meningsverschillen en het constructief omgaan met conflicten. Dit kan in eerste instantie vreemd klinken, maar als je merkt dat het botsen eigenlijk niet zo erg is als het lijkt, heb je vaak al de belangrijkste stap gezet. Het vermogen om op een constructieve manier ruzie te maken is iets wat veel mensen zijn verleerd. Dit komt grotendeels door hun achtergrond, zoals een cultuur waarin conflicten vermeden worden, opvoeding en negatieve ervaringen. Door op een luchtige manier het grondig oneens te zijn met elkaar, werk je direct aan het ontwikkelen van vaardigheden om met conflicten om te gaan, creëer je een veilige omgeving en bevorder je wederzijds begrip. Er zijn verschillende oefeningen die je kunt gebruiken, zoals een debat-wedstrijd, een oefening waarin je je verplaatst in de schoenen van een ander, een gesimuleerde persconferentie of een teambuildingactiviteit waarbij er druk op de ketel staat. Het is belangrijk om deze oefeningen op een luchtige manier uit te voeren. Als je inspiratie of begeleiding nodig hebt, kunnen onze teamcoaches je ondersteunen bij dit proces.
Heb je vragen of wil je meer weten over conflicthantering? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Conflicthantering? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
