Conflicten, loop je er warm voor? Of heb je ze liever niet? Grote kans dat jij, net als de meerderheid antwoordt: liever niet. Toch is het ontstaan van conflicten onvermijdelijk. Zeker in deze tijd waarin we werken met vaak schaarse middelen, mensen en tijd en werkdruk. Soms loopt een conflict uit de hand en lukt het niet meer om binnen het bedrijf het conflict vreedzaam op te lossen. Mediation kan dan een goede interventie zijn. In dit blog leg ik uit wat mediation is en hoe het werkt.
Wat is mediation?
Mediation, ook wel conflictbemiddeling genoemd, is één van de conflict begeleidingsmethodes van conflicthantering en wordt ingezet als doel het is om een gezamenlijke acceptabele oplossing te vinden. De mediation wordt gedaan door een (gecertificeerde) mediator. De mediator is neutraal, onpartijdig en heeft geen enkel belang bij de uitkomst van de mediation. Wanneer mediation als middel ingezet wordt, hangt af van bepaalde factoren. Mediation is een interventie die de werkgever vaak initieert als hij of zij denkt dat het conflict nog op te lossen is. Het is echter vrijwillig voor beide partijen. Weigert iemand mediation? En leidt dat vervolgens tot een gang naar de rechter? Dan kan dat gevolgen hebben voor de onderhandelingspositie en het onderhandelingsresultaat, denk bijvoorbeeld aan een vergoeding bij ontbinding van het arbeidscontract.
Mediation heeft in Nederland sinds het begin van deze eeuw een vlucht genomen, maar in veel geschillen wordt nog vaak de keuze gemaakt voor het inschakelen van een rechter. En dat is jammer, want mediation helpt om de samenwerking te herstellen en bouwt aan een stukje eigenaarschap en vertrouwen om er samen uit te komen.
De verschillende vormen van mediation
- Mediation bij een meningsverschil/ conflict: het doel is het herstellen van de relatie en het vinden van een oplossing waar beide partijen zich in kunnen vinden en weer verder kunnen samenwerken. Tijdens de mediation worden aan beide kanten voorgeschiedenis, emoties en belangen verkend. Wederzijds begrip wordt gestimuleerd. Gezamenlijke doelen en belangen worden herkend en verkend. Er wordt vervolgens gekeken naar een aanvaardbare oplossing en afspraken voor beide partijen. Aantal gesprekken: twee tot zes.
- Flits-mediation: hierbij gaat het, zoals het woord zegt om een zeer snelle bemiddeling, omdat er ook heel snel een (tijdelijke) oplossing moet komen. Beland je ineens in een spreekwoordelijke tornado en zijn de stuurman en kapitein het niet eens over de koers? Dan is het noodzakelijk dat je samen snel tot een oplossing komt voor het voortbestaan van het bedrijf. Zoals je wel aanvoelt, ga je dan niet de voorgeschiedenis bespreken. Het gaat erom een oplossing te vinden waardoor je samen weer verder kunt. Aantal gesprekken: één of twee.
- Exit-mediation: bij exit-mediation helpt de bemiddelaar om te onderhandelen over hoe je zo goed mogelijk uit elkaar kunt gaan. Deze vorm van bemiddeling wordt vaak gebruikt als teamleden langdurig ziek zijn, of de samenwerking onherstelbaar is beschadigd. Vaak is het conflict al zover geëscaleerd dat samenwerking niet meer mogelijk is. De enige oplossing is dan nog afscheid van elkaar nemen. Bij exit-mediation gaat het er om een zo goed mogelijk onderhandelingsresultaat (win-win) te vinden voor beide partijen. De afspraken worden vastgelegd in een beëindigingsovereenkomst waar beide partijen voor tekenen. Aantal gesprekken doorgaans: twee tot drie.
Stappenplan van mediation
Hoe ziet een traject met een mediator eruit? Hieronder lees je de meest gangbare stappen.
Stap 1: Een kennismakingsgesprek waarbij de beide partijen kennismaken met de mediator en vertellen wat hun standpunten zijn. De mediator legt uit hoe de opbouw van een gesprek verloopt. Daarnaast krijgen beide partijen uitleg wat ze van de mediator kunnen verwachten en wat de mediator van beide partijen verwacht. Ook zal de mediator duidelijkheid geven over het gehele traject. Tot slot zal een mediator afspraken maken, bijvoorbeeld over vertrouwelijkheid en “spelregels” voor een goede communicatie als dat nodig is.
Stap 2: In de gesprekken daarna zullen beide partijen onder begeleiding van de mediator de voorgeschiedenis, emoties en belangen van elkaar gaan verkennen. Het doel is om van elkaar te begrijpen waarom je doet zoals je doet. Wat zijn de behoeften en (achterliggende) belangen van iedereen in dit conflict? De mediator zal beide partijen ook stimuleren om interactiepatronen te gaan herkennen waarmee de ruziemakers elkaar soms stevig klem houden.
Stap 3: Als belangen en interactiepatronen samen voldoende zijn herkend, erkend en verkend, begint het onderzoek naar creatieve oplossingen. De mediator zal beide partijen stimuleren om samen oplossingen te bedenken en te toetsen met elkaar. Het is belangrijk dat er verantwoordelijkheid nemen voor de oplossingen.
Stap 4: Tot slot worden gezamenlijke oplossingen in een verslag vastgelegd en ondertekenen beide partijen de afspraken.
Stap 5: Soms volgt bij herstel van de samenwerking nog een follow-up afspraak. Vooral als er redenen zijn om te denken dat het borgen van de afspraken uitdagend kan zijn. Denk aan emoties als wrok en rancune, diepgewortelde interactiepatronen of uitdagende gedragsveranderingen voor een of beide partijen.
Is het conflict nog niet zover geëscaleerd? Klik dan op onderstaande blogs.
- 10 tips voor het omgaan met een conflict: do’s en don’ts
- Conflict met een collega: hoe ga je ermee om? 5 stappen
- Een conflict voorkomen: 6 tips
Heb je vragen of wil je meer weten over conflicthantering? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Conflicthantering? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
