In dit blog worden vier feedback methoden uitgelegd, want het geven van feedback is en blijft erg lastig. Om het makkelijker te maken, kun je vaste methoden hanteren bij het geven van feedback. Ook kun je gebruik maken van handige tools, zoals bijvoorbeeld het Johari venster.
Alleen welke methode gebruik je? Er zijn namelijk verschillende methodes om feedback te geven. Hierbij kun je denken aan ik-ik-jij, 4 G’s, tips en tops, 360 graden en de sandwich methode.
Feedback methode 1: De ik-ik-jij methode
Deze methode is erg handig en vanzelfsprekend. Het doel van deze methode is om vanuit jezelf te spreken en conflicten te vermijden. Het bestaat uit 4 eenvoudige stappen:
- Ik zie/merk dat.
In deze stap geef je aan welk ongewenst gedrag je opvalt. Wees daarin zo neutraal en specifiek mogelijk. Maak daarnaast gebruik van feiten, zoals ‘Ik merk dat je steeds langer pauze neemt dan is toegestaan’. Hiermee beschrijf je het gedrag en niet hun persoonlijkheid, want wanneer je zou zeggen ‘Jij bent altijd te laat’ wordt dat sneller verkeerd opgevat.
- Ik vind daarvan/ dat komt over mij
Nu kun je zeggen welke uitwerking dat gedrag op jou heeft. Maak het erg persoonlijk en benadruk hoe jij je voelt. Begin bijvoorbeeld als volgt “… als jij door mij heen praat, krijg ik het gevoel dat mijn stem niet telt en lijkt het alsof ik geen inspraak in het bedrijf heb. Doordat je het op jezelf betrekt, voorkom je dat de feedback aanvallend klinkt en vermijd je een conflict. Onthoud wel dat je actuele voorbeelden gebruikt. Het heeft geen zin om oude koeien uit de sloot te halen.
- Herken je dat?
Vraag aan de ander of hij/zij zich kan vinden in de feedback die je zojuist hebt gegeven. Als hij zich daarin kan vinden, kun je door naar de volgende stap. Wees jezelf er van bewust dat het kan gebeuren dat de ander zich niet in de feedback kan vinden. Als dat het geval is dan is het nodig om stap 1 en 2 te herhalen en meer voorbeelden te gebruiken. Blijf rustig en wordt niet boos om je punt te maken.
- Vraag om ander gedrag. Hiermee wil ik graag dat jij…
Als de feedback helemaal duidelijk is, kun je aan gaan geven wat je graag veranderd ziet. Probeer hier zo concreet mogelijk in te zijn. Het is van belang dat jullie samen tot een overeenkomst komen. Maak compromissen met elkaar. Zo bevorder je alleen maar de samenwerking.
Feedback methode 2: De 4 G’S
Een andere methode om feedback te geven, is de 4G-methode (geweldloze communicatie van Rosenberg). Bij deze methode deel je het geven van feedback op in 4 stappen en houd je een vaste structuur aan. Hieronder volgt een korte inhoudelijke uitleg van deze methode.
- Gedrag: Tijdens deze eerste stap benoem je het gedrag van de ander. Dit is een op feiten gebaseerde waarneming.
- Gevoel: Vervolgens geef je aan wat het effect van zijn gedrag op jou is. Vertel hoe jij je voelt.
- Gevolg: Beschrijf wat het gevolg van zijn/haar gedrag is. Dit kan op individueel vlak zijn, maar het kan ook betrekking hebben op het hele team of afdeling.
- Gewenst: Geef aan wat je wil dat er verandert. Zo weet de ander wat jij van hem/haar verwacht en worden zaken als miscommunicatie vermeden.
Klik hier voor meer informatie over de 4G feedback methode.
Feedback methode 3: De 360 graden feedback
Deze methode is goed toe te passen wanneer het om een vast moment van feedback geven gaat, bijvoorbeeld bij een functionerings- of beoordelingsgesprek. Bij deze 360 graden feedback wordt de feedback vanuit meerdere invalshoeken gegeven. Zo is de manager niet de enige die feedback geeft, maar wordt deze aangevuld met informatie van andere collega’s of in sommige gevallen van klanten. Doordat meerdere personen een beoordeling moeten aanleveren, worden dit soort gesprekken van tevoren gepland en kan de ontvanger zich dus voorbereiden op het krijgen van feedback. Bovendien zal de feedback ontvanger de gelegenheid krijgen om te reageren en te beargumenteren. Dit komt het leerproces alleen maar ten goede.
Volg deze stappen bij het geven van 360 graden feedback:
- Bepaal wat je met de feedback wilt bereiken.
- Benader een groep mensen die samen met jou de feedback gaan geven. Iedereen van de groep vult een vragenlijst in of bedenkt zijn eigen feedback.
- Verzamel ieders de feedback en voeg het samen.
- Ten slotte, geef de beoordeling.
Klik hier voor meer informatie over de 360 graden feedback methode.
Feedback methode 4: De sandwich methode
De sandwich methode is een van de vele methoden om feedback te geven. Bij deze methode wordt de feedback voorzichtig als een soort sandwich opgebouwd.
- Eerst komt er een laagje met complimenten
- Daarna wordt de kritiekpunten gegeven
- En ter afsluiting wordt er weer wat positiefs gezegd.
Je zou bijna denken dat het niet simpeler kan en dat deze methode goed werkt. Alleen daar zijn de meningen over verdeeld. Uit een onderzoek van de Oklahoma State University blijkt dat deze methode helemaal niet zo geschikt is. Volgens hen zou de boodschap van de feedback niet duidelijk worden overgebracht. Bovendien is de verhouding niet juist, want volgens gedragsanaliste Beth Sulzer-Azaroff is de juiste verhouding bij het geven van feedback een 4:1 verhouding, waarbij 4 positieve kanten benoemd worden en 1 kritiekpunt.
Waarom werkt de sandwich methode niet?
Daarvoor zijn een aantal redenen en wij lichten er drie toe.
- Bij deze methode kan het ‘recency effect’ optreden, wat betekent dat in de meeste gevallen alleen het laatstgenoemde in het langetermijngeheugen zal worden opgeslagen. De complimenten blijven in dit geval dus hangen en je wilt juist dat de feedback wordt overgebracht.
- Er is een grote kans dat de complimenten niet als oprecht worden opgevat. De ontvanger krijgt het gevoel dat je om de kritiek heen draait. Het is beter om te zeggen waar het op staat, hierdoor wordt jouw feedback eerder opgepakt.
- Een ander nadeel van de sandwich methode is dat de feedback erg verwarrend over kan komen. De ontvanger wordt namelijk overspoeld met positieve en negatieve punten. Daarnaast heeft positieve feedback een ander effect negatieve feedback.
Zo, dit waren 4 methoden om feedback te geven. Maar wat als je feedback moet ontvangen? Deze 7 tips voor feedback ontvangen helpen daarbij!
Zie jij ook het belang van feedback in? En zou je binnen jouw team het geven en ontvangen van feedback willen verbeteren? Wij, van de Zelforganisatie Fabriek, zijn gespecialiseerd in het geven van feedback trainingen en alles wat daarbij komt kijken. In deze training spelen we onder andere een spel dat teamleden uitdaagt door middel van het uitvoeren van een aantal leuke en leerzame opdrachten.
Vraag een offerte aan voor een voorstel op maat. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
