Organisaties die overstappen op zelforganisatie of zelfsturing krijgen al snel met de vraag te maken hoe het werk van de traditionele leidinggevende verdeeld moet worden. We spreken veelal van rollen in zelforganiserende teams binnen een zelfsturende organisatie.
Wat zijn rollen in zelforganiserende teams?
Aan rollen in zelforganiserende teams kun je zelf invulling geven. Over het algemeen kent een rol een specifiek doel (zoals planning of HR) waar bepaalde verantwoordelijkheden en taken bij horen.
Binnen Holacracy wordt bijvoorbeeld gesproken van een purpose (doel), domeinen waar een rol eigenaarschap over heeft, en verantwoordelijkheden. Zie onderstaande afbeelding ter illustratie.
De combinatie van doel, verantwoordelijkheden, en domeinen vormt een rol die vaak veel kleiner is dan een traditionele functie. Zo kun je alle taken die een teamleider vroeger had verdelen over de teamleden. Uiteindelijk blijft al het werk dan toch gedaan worden.
Waarom heb je rollen nodig?
Het is altijd goed om je af te vragen waarom een dergelijke beweging naar zelforganisatie en rollen noodzakelijk is. Enkele redenen vóór zelforganiserende teams en rollen:
- Een slechte leidinggevende is #1 reden voor het nemen van ontslag (Employee Retention Report 2018 van TINYpulse). Als je de werkzaamheden van een leidinggevende in een gelijkwaardig team op kunt pakken heeft dit een positieve invloed op verloop.
- Rollen geven je de mogelijkheid om jouw competenties door te ontwikkelen op verschillende vlakken, naast je ‘standaard’-werkzaamheden. Het geeft je bovendien een breder perspectief van het functioneren van een organisatie, waardoor je bewuster (samen)werkt.
- Als je een teamleider hebt worden veel taken (e.g. planning, kwaliteitcontrole, recruitment, financiën) door één persoon gedaan. Dat maakt een team kwetsbaar als deze persoon vertrekt of bijvoorbeeld ziek is. Een team waarin rollen verdeeld zijn is minder afhankelijk van één persoon en daardoor weerbaarder.
Uiteraard zijn rollen niet in één dag gerealiseerd, en het is bovendien logisch dat zelforganiserende teams een aantal fases doorgaan voordat de samenwerking in de nieuwe vorm vlekkeloos verloopt.
Hoe kom je tot logische rollen?
Om te komen tot logische rollen is het van belang om een aantal zaken helder te krijgen:
- Wat is onze visie op zelforganisatie of zelfsturing? Iedere succesvolle verandering in werk start bij een duidelijk visie. Waarom willen we dit? Wat gaat het medewerkers, klanten, en de organisatie opleveren? Wat is de stip op de horizon? Hoe zou de organisatie er uitzien bij perfecte zelforganisatie? Het ontwikkelen van een heldere en inspirerende visie is een van de randvoorwaarden voor succesvolle zelforganisatie.
- Welk werk deed de leidinggevende? Als je helder hebt waar je heen wilt is het zaak om precies helder te krijgen wat leidinggevenden deden. Het makkelijkste is om dit gewoon eens onder elkaar op te schrijven. Hoe heb je je tijd als leidinggevende besteed? Zijn taken logisch te clusteren in rollen?
- Welke werkzaamheden worden binnen de kaders van het team opgepakt? Zelforganiserende teams die in rollen gaan werken krijgen veelal kaders mee van het (kleinere) management. Binnen deze kaders organiseert het team haar activiteiten, maar niet alles hoeft door het team opgepakt te worden. Zo kan ervoor gekozen worden bepaalde taken waar specifieke kennis voor vereist is te beleggen bij ondersteunende afdelingen. Werk de rollen uit op simpele maar zichtbare manier, zodat afspraken duidelijk zijn voor iedereen.
- Welke werkzaamheden doen ondersteunende afdelingen?
Nu duidelijk is wat rollen zijn, wat je er aan kunt hebben, en hoe je kunt starten ben jij aan zet. Vind je het prettig als er iemand van ons meekijkt of begeleidt in het vormen van rollen binnen jouw zelforganiserende team? Dan kun je ons bereiken via onderstaande gegevens.
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
