Als je wel eens met zelfsturende of zelforganiserende teams hebt gewerkt dan kom je er al snel achter dat vooruitgang in stapjes gaat, in fases. Bekende modellen om de fases van teamontwikkeling te beschrijven zijn bijvoorbeeld die van Tuckman of die van Lencioni. Dikke kans dat je van een van deze twee hebt gehoord.
Deze modellen zijn echter erg op het team gericht (menselijke aspect), en bij een transitie naar werken in autonome teams moet niet alleen het team ontwikkeld worden, maar moeten er ook een hoop zaken anders georganiseerd worden. Ook in het anders organiseren is het goed om in stapjes te werken. De meeste teams willen namelijk niet vanaf dag één hun eigen doelen stellen, elkaar beoordelen, en verantwoordelijk zijn voor budget-beslissingen.
In mijn zoektocht naar een geschikt model om een fasering aan te brengen voor zelfsturende of zelforganiserende teams stuitte ik op een interessant document opgesteld door ST groep. Zij combineren ontwikkelen van het team met stap voor stap anders organiseren.
Een korte samenvatting van het model volgt in dit blog.
De 2 dimensies
Zoals aangegeven kent het model een mensgerichte- en een taakgerichte as. De mensgerichte as gaat in op de teamontwikkeling waarbij er van bundeling individuen bewogen wordt naar een open team met betrokken individuen. De taakgerichte as gaat in op het anders organiseren van taken, waarbij wordt gewerkt van simpel naar complex. We starten met vaktechnische volwassenheid en eindigen bij zelfstandig verbeteren.
De 4 fases van zelfsturende teams / zelforganiserende teams
Fase 1: een bundeling individuen die werkt aan vaktechnische volwassenheid
Op de menselijke as beweeg je in fase één van een bundeling individuen naar een groep. Het is belangrijk om elkaar beter te leren kennen in deze fase, om vertrouwen en veiligheid te creëren. Zorg dat je weet wie wat kan en wie welke ambities heeft. Het kan helpen om je kwetsbaar op te stellen zodat andere mensen dat ook durven. Vertel bijvoorbeeld wat je spannend vindt of over een blunder die je begaan hebt. Het is goed om een officiële kick-off met elkaar te plannen waarin mensen worden opgeleid over zelforganisatie en waar afspraken worden gemaakt over de eerste fase en de manier van samenwerken.
Op de taakgerichte as werkt de bundeling individuen in de eerste fase aan vaktechnische volwassenheid. In een zelforganiserend team werkt men vaak met rollen die zo nodig door wisselende teamleden opgepakt worden. Om elkaars werk over te nemen is het van belang om van elkaar te leren wat elkaars werk inhoudt (lees ook: 5 cruciale competenties voor autonome teams). Zo creëer je inhoudelijke flexibiliteit binnen het team en bovendien begrip voor elkaars werk. Breng in deze fase in kaart welke werkzaamheden / rollen er allemaal zijn binnen het team om het gezamenlijke doel (ook wel: purpose) te behalen. In deze fase wil je ook een wekelijks teamoverleg opzetten.
Fase 2: een groep die werkt aan organisatorische volwassenheid
Op de menselijke as ontstaat er in deze fase als het goed is betrokkenheid en verantwoordelijkheid door de veilige omgeving die in fase één is ontwikkeld. Afspraken over hoe er samengewerkt wordt zijn duidelijk en worden nageleefd. Een coachend teamleider is in deze fase nog wel handig omdat conflicten soms nog lastig volledig zelfstandig op te lossen zijn. De teamleider laat wel steeds meer taken over aan het team (voorzitten teamoverleg, andere taken die in een rol door een teamlid worden opgepakt). De gelijkwaardigheid binnen zelforganiserende teams kan in deze fase leiden tot problemen en ongewenst gedrag omdat in het verleden wél hiërarchische relaties bestonden.
Op de taakgerichte as zijn mensen in deze fase zelfstandig vakbekwaam. Men kan werk van elkaar overnemen. Andere regeltaken kunnen stuk voor stuk worden overgedragen in deze fase. Denk hierbij aan bijvoorbeeld:
- Planning maken
- HR taken oppakken (instroom, doorstroom, uitstroom)
- Inkopen doen
- Marketing & Sales taken
- Opleidingsplannen
- Netjes houden werkplek
- Etc.
De bottomline: in fase 1 leer je elkaar operationele taken die nodig zijn in het primaire proces. In fase 2 neem je stap-voor-stap meer regeltaken op je die verder niet vakinhoudelijk zijn maar wél moeten gebeuren. Het ene team gaat hier verder in dan het andere team.
Als stelregel kun je aanhouden dat die taken naar het team kunnen die (i) veel voorkomen en (ii) geen hoog-specialistische kennis vereisen.
Fase 3: het team dat tot sociale volwassenheid komt
In deze fase ontstaat echte autonomie van het team en kan een coachend leidinggevende echt op afstand gaan staan. Dat kan lastig zijn voor een leidinggevende, maar het team is er nu echt aan toe. Op de menselijke as werkt het team vloeiend samen om doelen te behalen en houdt men elkaar verantwoordelijk voor resultaten. Men spreekt elkaar aan en geeft feedback. Beoordeling kan bijvoorbeeld in het team belegd worden. Ook de samenwerking met klanten, leveranciers, en stafafdelingen loopt nu steeds beter.
Op de taakgerichte as wordt het team nu zelf volledig resultaatverantwoordelijk (en niet de coachend leidinggevende). Teamleden houden kennis van elkaar en nieuwe medewerkers op peil door elkaar te coachen en te helpen. Zelfsturende teams worden in deze fase ook verantwoordelijk voor het stellen van eigen doelen (een écht zelfsturende organisatie). In zelforganiserende teams blijft het management hiervoor verantwoordelijk (in overleg met de teams).
Lees ook: leidinggeven aan zelfsturende teams
Fase 4: het open team dat zelfstandig verbetert
Dit is een fase die lang niet ieder team bereikt. Het team trekt zelf het geheel naar een hoger niveau. Men innoveert zelfstandig en zoekt zo nodig de samenwerking buiten het team.
Wil jij met zelforganisatie aan de slag?
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
