We hebben allemaal wel eens meegemaakt dat je feedback moest geven op het werk van een collega. Dit kan een lastig iets zijn en voor ongemakkelijke situaties zorgen. Toch is feedback geven een cruciaal onderdeel binnen een organisatie. Maar wat is feedback nu precies? Feedback is het geven van een reflectie op het gedrag of prestatie van een collega. Deze reflectie wordt gegeven zodat het team of de individu beter presteert en het uiteindelijke resultaat beter is. Feedback kan zowel positief als negatief zijn. Tijdens het geven van feedback is het belangrijk dat er op een goede manier wordt gecommuniceerd. Dat doe je om te voorkomen dat de relatie onderling verslechtert. Alleen nu is de vraag, hoe geef je goed feedback? Bekijk hieronder hét stappenplan om optimaal feedback te geven.
-
De voorbereiding op het feedback geven
Om goede feedback te geven, is het verstandig om eerst na te gaan op welk gedrag je een terugkoppeling wilt geven. Ook is het verstandig om het uiteindelijke doel van de feedback te concretiseren. Deze stap maakt het geven van feedback makkelijker. Dat komt doordat het lastiger wordt om de feedback duidelijk en gepast over te brengen als je de feedback zelf niet eerst concreet hebt gemaakt. Bereid daarom het gesprek voor en schat in hoe de ander kan gaan reageren.
-
De feedback geven
Het geven van feedback is vaak niet makkelijk en kan ergernissen of ongemakkelijke situaties veroorzaken. Er zijn enkele methoden om feedback te geven, zo kun je onder andere gebruik maken van het Johari venster en het 4G feedback model: gedrag, gevoel, gewenst en gevolg. Of van de 360 graden feedback.
Daarnaast is het van belang om een aantal regels in acht te nemen om de feedback zo doeltreffend mogelijk over te laten komen. Deze inachtnemingen zijn:
- Wees specifiek met wat je wil zeggen. Onduidelijkheid kan voor veel verwarring zorgen en tot ongewenst gevolg leiden.
- Zorg voor een goede timing en probeer aan te voelen hoe de ander zich op dat moment voelt. Geef bijvoorbeeld geen feedback als hij/zij zojuist door de regen heeft gefietst, maar probeer je boodschap over te brengen als de ontvanger in een beter humeur is.
- Zorg dat hetgeen waar je feedback op geeft, relevant en actueel is. Het is niet nodig om gedrag te veranderen dat niet meer speelt.
- Zoek een balans tussen het benoemen van zowel negatieve als positieve houdingen. Het is voor de ontvanger niet motiverend als hij/zij een opsomming van zijn slechte kanten krijgt en dat kan leiden tot een negatieve houding. Dat is averechts op wat je wilt bereiken. Volgens gedragsanaliste Beth Sulzer-Azaroff is de ideale verhouding 4 (positief) :1 (negatief), dus positiviteit wordt meer benadrukt. Positieve feedback heeft namelijk een ander effect dan negatieve feedback. Een voorbeeld van gebalanceerde feedback kan zijn dat hij/zij erg competent is, en dat hij nog beter zou zijn wanneer meer out of the box wordt gedacht. In eerste instantie kan dit niet zo leuk over komen alleen het doel achter feedback is om het resultaat te verbeteren.
- Geef de ontvanger de ruimte om te reageren op de feedback. Dit kun je onder andere doen door te vragen of hij zich bewust van het gedrag was en zich hierin kan vinden. Probeer de ander écht goed te begrijpen. Het is goed om samen tot een overeenkomst te komen en haalbare doelen te stellen.
- Hoe vaker er feedback wordt gegeven, hoe meer werknemers gewend raken aan het krijgen van feedback. Op den duur kan dit zelfs leiden tot een feedbackcultuur waarin werknemers continu om feedback vragen en feedback geven. Zo wordt er flink gewerkt aan persoonlijke ontwikkeling. Zelfsturende teams werken voornamelijk met een feedbackcultuur.
-
De feedbackcheck
Om het optimale resultaat te krijgen, wil je natuurlijk dat de prestatie of het gedrag verbetert. Check daarom of er ook verbetering is in hetgeen waarop je feedback gaf. Probeer hier niet te snel mee te zijn, maar geef de ontvanger even de tijd om zich aan te passen. Anders kan de ontvanger zich opgejaagd voelen en dat wil je niet. Blijf hem/haar wel stimuleren om de feedback op te pakken. Herhaal het checken van de verbetering totdat het voldoende is verbeterd. Het ontvangen van feedback kan ook lastig zijn, maar met deze 7 tips voor het ontvangen van feedback wordt het makkelijker.
Conclusie
Bij het feedback geven wordt de werknemer, of wie dan ook, gewezen op aandachtspunten die beter of anders kunnen en hoort de feedback ontvanger wat hij/zij juist goed doet. Daarbij is het van belang om een stappenplan te gebruiken; 1) bedenk van te voren wat je gaat bespreken, 2) houd bovenstaande tips in het achterhoofd en 3) ga na wat het effect van je feedback op de lange termijn is. Als je deze volgorde toepast, zal het geven van feedback soepeler verlopen.
Ook interessant: Wat is feedforward?
Zie jij ook het belang van feedback in? En zou je binnen jouw team beter feedback willen geven? Wij, van de Zelforganisatie Fabriek, zijn gespecialiseerd in het geven van feedback trainingen en alles wat daarbij komt kijken. In deze training spelen we onder andere een spel dat teamleden uitdaagt door middel van het uitvoeren van een aantal leuke en leerzame opdrachten.
Vraag een offerte aan voor een voorstel op maat. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
