Net zoals Fokke en Sukke de cultuuromslag in onderstaande afbeelding plannen, zijn er veel organisaties die plannen om vanaf een bepaalde datum zelfsturend of zelforganiserend te zijn. Het probleem hiermee is dat men vaak aan belangrijke randvoorwaarden voorbij gaat, waardoor een succesvolle transitie naar zelforganisatie of zelfsturing bij voorbaat al lastig wordt…
Wat doen organisaties die zelfsturing succesvol invoeren anders? Welke voorbereidingen hebben zij getroffen voordat zij aan de slag zijn gegaan?
In dit artikel presenteren we 10 randvoorwaarden die we hebben verzameld vanuit onze eigen praktijk en uit literatuur over zelforganisatie.
Randvoorwaarde 1: er is een heldere richting
Zoals je vaak in onze blogs leest is een heldere richting van essentieel belang voor iedere zelfsturende organisatie. Zelforganisatie is goed mogelijk, maar dan moeten teams wel een idee hebben van waar zij zich naartoe moeten organiseren. Een inspirerende stip op de horizon maakt zelfsturing stukken makkelijker.
In een zelfsturende organisatie zijn de teams vaak zelf in de lead om deze stip op de horizon te zetten. Echter, in een transitiefase waarin je vanuit een hiërarchische/ traditionele structuur komt kan het geen kwaad om het zetten van deze stip op de horizon te faciliteren. Als je doelen maar in samenspraak met de gehele organisatie bepaalt.
Door het samen stellen van doelen ontstaat er gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het (team)resultaat.
Randvoorwaarde 2: bottom-up & top-down support
Je hoeft alleen te starten met zelfsturing als er zowel top-down als bottom-up support is voor een transitie naar een zelfsturende organisatie. Zowel operationele teams als management-lagen kunnen een succesvolle transitie makkelijk verstoren. Stap hier dus niet te snel overheen.
Teams binnen de organisatie moeten invulling gaan geven aan hun eigen doelen en zullen nieuwe taken krijgen en bovendien nieuwe vaardigheden op moeten doen. Niet iedereen vindt dit automatisch leuk. Ga dus goed na of er in de teams voldoende enthousiasme is voor zelfsturing om de transitie in gang te zetten.
Tegelijkertijd zien we veel transities die vanaf de top worden ingegeven, terwijl de top vervolgens verzuimt écht mee te doen met een transitie. Een beweging naar zelfsturende organisatie betekent namelijk ook dat het aandeel managementrollen significant kleiner wordt en dikwijls geheel verdwijnt. En dat kan even schrikken zijn als je er vooraf niet zo goed over hebt nagedacht als manager.
Dit kan dan leiden tot situaties waar teams het werk van de managers overnemen, maar het aandeel managers gelijk blijft. In zo’n situatie kan er dan geen extra tijd voor nieuwe taken van teams worden vrijgemaakt omdat er geen budget is omdat alle managers nog in dienst zijn.
Randvoorwaarde 3: men is het eens met de teamindeling
Of je nu in de zorg, het onderwijs, de overheid of ergens anders met zelfsturende teams werkt: men moet het eens zijn met de teamindeling. Waar in een traditioneel team de teamleden veelal een 1-op-1 relatie hebben met de manager, zijn teamleden uit een zelfsturend team écht op elkaar aangewezen. Het is daarom van belang dat iedereen snapt waarom een team zo is ingedeeld als het is ingedeeld.
Binnen Agile organisaties kiest men er soms zelfs voor om alle teams zelforganiserend tot stand te laten komen. Er wordt dan gepresenteerd welk werk gedaan moet worden, en vervolgens kunnen medewerkers zich zelforganiseren in teams die de uitdagingen kunnen oppakken.
Alleen met vertrouwen in de teamindeling en de teamleden kun je tot goed resultaat komen.
Randvoorwaarde 4: uit de heldere richting volgen duidelijke kaders
Uiteraard betekent zelfsturend zijn niet dat alles zomaar kan. Daarom worden er in zelfsturende organisaties kaders bedacht waarbinnen teams zich kunnen organiseren. In sommige organisaties staan de teams zelf aan de basis van deze kaders, in andere organisaties staat het management aan de basis van de kaders.
Het is in ieder geval belangrijk dat een team voldoende bewegingsvrijheid heeft binnen de kaders zodat men eigen doelen kan stellen en zelf kan bepalen hoe het team samenwerkt.
Randvoorwaarde 5: vertrouw erop dat teams kaders goed (willen) invullen
Wie zelforganisatie vanuit de verkeerde intentie introduceert kan van een koude kermis thuiskomen. Wil je bijvoorbeeld snel kosten besparen en ontsla je een tussenlaag, maar geloof je helemaal niet in het concept zelforganisatie? Dan ga je een lastig jaar tegemoet.
De basis voor zelforganisatie is vertrouwen in mensen. Vertrouwen in dat men naar werk komt om wat moois neer te zetten voor klanten. We moeten dus van het geloof af dat medewerkers geïnstrueerd en gecontroleerd moeten worden om tot resultaat te komen.
Vertrouwen in de kracht, creativiteit, probleemoplossend vermogen en kennis van medewerkers is de brandstof voor een succesvolle zelfsturende organisatie. Managers (als die er nog zijn) moeten op hun handen zitten en teams daadwerkelijk laten zelforganiseren. Ook als dat betekent dat men (zeker in de beginfase) fouten maakt waarvan teams leren.
Naast vertrouwen van managers in teams is het ook van belang om vertrouwen in je teamgenoten te hebben en goed met elkaar te communiceren. Je bent namelijk erg op elkaar aangewezen en je moet het met elkaar doen. Om aan vertrouwen binnen het team te bouwen kan het goed zijn om samen een DISC-training te doen, zodat je meer begrip krijgt voor elkaars eigenschappen en voorkeuren. Dat doet de samenwerking vaak goed.
Randvoorwaarde 6: ontwikkel competenties die onmisbaar zijn bij zelfsturing/ zelforganisatie
Je hebt ‘m vast wel eens gehoord: “medewerkers willen wel veranderen, maar niet veranderd worden”. Ook bij een overgang naar zelfsturing, en misschien wel juist bij deze overgang, is het van belang dat iedereen de gedachte achter de verandering meekrijgt.
Dat betekent dat wij adviseren om iedereen mee te nemen in het gedachtegoed rondom zelfsturing, en de nieuwe competenties die daarbij noodzakelijk zijn.
Randvoorwaarde 7: de rest van de organisatie afstemmen op zelfsturende teams
Meestal ligt de focus bij een transitie naar zelfsturing op de teams die zelfsturend moeten worden, en dat is eigenlijk heel raar. Het vraagt namelijk niet alleen van de teams is, maar van de gehele organisatie:
- De ondersteunende diensten: voorheen hadden zij bijvoorbeeld contact met 40 teamleiders die gezamenlijk leiding gaven aan bijvoorbeeld 400 medewerkers. Als deze teamleiders wegvallen en 40 zelfsturende teams ontstaan, zullen de ondersteunende diensten bestookt worden met vragen van potentieel alle 400 medewerkers. Dit vraagt iets van hoe je je dienstverlening inricht.
- Systemen: je kunt alleen zelfsturen als je feedback (cijfers) krijgt over je prestaties. Op basis van je prestaties kun je dan bijsturen en kijken wat het effect daarvan is. Dit betekent dat je relevante informatie op teamniveau moet ontsluiten wanneer je zelfsturend gaat werken. Idealiter zit er zelfs flexibiliteit in de dashboards zodat ieder team binnen de kaders kan sturen op de eigen doelen.
Randvoorwaarde 8: oude (management)rollen verdwijnen (deels), nieuwe rollen ontstaan
Helaas voor sommigen zullen er managementrollen (misschien wel alle) verdwijnen bij een transitie naar zelfsturing. Zorg ervoor dat er een goed plan ligt voor deze doelgroep, zodat er geen té negatieve sfeer ontstaat bij het begin van de transitie (die toch al moeilijk zal zijn).
Daarnaast is het van belang dat de managers die bij de organisatie blijven een meer coachende vorm van leidinggeven aannemen en meer vanuit vertrouwen gaan werken. Enerzijds omdat dit past bij zelforganisatie en anderzijds omdat de span of control van de managers die overblijven groter wordt. Je zult dus wel meer moeten loslaten, anders maak je jezelf gek als manager.
Een nieuwe rol die bijna altijd wordt geïntroduceerd is die van Zelforganisatie Coach. Lees hier meer over: het coachen van zelfsturende of zelforganiserende teams.
Randvoorwaarde 9: zorg voor tijd voor nieuwe taken
Deze is simpel. Als een zelfsturend team nieuwe taken oppakt zal het team daar tijd voor moeten krijgen. Als het goed is komt er budget vrij omdat het aantal managers afneemt. Dit vrijgekomen budget kan in worden gezet om de teams tijd te geven voor de nieuwe taken.
Randvoorwaarde 10: Heb realistische verwachtingen, heb een lange adem, en werk stap voor stap
Tenslotte kun je ervan uitgaan dat de zelfsturende organisatie die je voor ogen hebt niet in één dag zal staan. Dit zal stap voor stap gaan. En zo hoort het ook, want we kunnen de toekomst niet voorspellen.
We moeten ons vasthouden aan het geloof dat zelfsturing een beter manier van organiseren is in deze tijd. Omdat het medewerkers gelukkiger maakt en hen in staat stelt klanten beter te bedienen.
Wil jij met zelfsturing of zelforganisatie aan de slag?
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
