In dit blog gaan we in op het ontwikkelen van een zelfsturende organisatie. Want als je hebt besloten zelfsturing te omarmen, dan ben je het nog niet. Je zult dus weg moeten bewegen van de bestaande hiërarchie richting zelfsturing/zelforganisatie.
Vermeer en Wenting (2016) beschrijven gedegen hoe je van hiërarchie naar zelfsturende organisatie beweegt. Wij delen grotendeels hun visie op deze transitie.
Aan het einde van dit blog weet jij:
- Wat logischer is; in één keer om of in kleine stappen naar zelfsturing;
- Welke randvoorwaarden van belang zijn voor een succesvolle transitie naar zelfsturende organisatie;
- Aan welke andere zaken jij moet denken als je écht zelfsturend wilt worden.
NB: in dit blog worden de termen zelfsturing en zelforganisatie door elkaar gebruikt omdat een transitie er vergelijkbaar uitziet voor beide concepten. In dit blog lees je over het verschil tussen zelfsturing en zelforganisatie.
Big Bang of stap voor stap?
Sommige organisaties kiezen ervoor om vanaf een bepaalde datum in één keer over te stappen op zelfsturing of zelforganisatie. Een dergelijke ‘Big Bang’-implementatie is voor bepaalde projecten logisch, maar voor andere zaken ongepast.
In onze ogen past een Big Bang niet bij zelfsturing. In een zelfsturende organisatie organiseren medewerkers hun eigen werk, zonder leidinggevende. Dat vraagt om eigen initiatief en verantwoordelijkheid. Als je op een dergelijke organisatie uit wilt komen dan is het (in samenspraak met werkvloer en management) stap voor stap ontwikkelen van de zelfsturende organisatie passender.
Spreek dus vanaf het begin van een transitie het zelforganiserende en zelfsturende vermogen van teams aan. Zo ontstaat een transitie die zowel bottom-up als top-down wordt gedragen.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Het invoeren van zelfsturing klinkt simpel. Teamleiders worden boventallig en teamleden verdelen het werk dat eerst door hun leidinggevende werd gedaan. Wie denkt snel een zelfsturende organisatie te kunnen ontwikkelen zal bedrogen uitkomen. Zelfsturing kan onwijs veel opleveren, maar je moet het wel écht willen, het is meer dan eens een proces van de lange adem.
Als je met het idee speelt om zelfsturend te gaan werken dat is het verstandig om allereerst alle partijen die dit gaat raken te raadplegen. Omdat zelfsturing de gehele organisatie raakt zul je veel collega’s moeten raadplegen: uitvoerende collega’s, managers, teamleiders, en ondersteunende diensten. Werk samen naar een gedragen visie op hoe zelfsturing eruit zou moeten zien.
Wat heeft een team nog meer nodig als het zelfsturend gaat werken?
In ieder geval is het belangrijk om aan de volgende randvoorwaarden te denken:
- Stel (samen met teams) duidelijke doelen en KPI’s op teamniveau: de meeste teams kunnen prima zelforganiseren, maar dan moet wel duidelijk zijn waarheen zij zich moeten organiseren.
- Zorg voor kaders: zelforganisatie betekent niet dat ineens alles kan. Teams moeten kaders meekrijgen waarbinnen zij zelfsturend of zelforganiserend kunnen zijn. Dat betekent dus dat een team bijvoorbeeld als kader mee kan krijgen om tussen de €5.000 en €10.000 aan opleidingen uit te geven ieder jaar; niet te veel, niet te weinig.
- Faciliteer inzicht in prestaties: veelal zijn teamleiders of managers van ‘de cijfers’. In een zelfsturende organisatie is het van belang om informatie te ontsluiten op teamniveau. Dit vraagt dikwijls ICT-aanpassingen. Veel teams werken met een eigen dashboard waarop zij hun prestaties op gestelde KPI’s kunnen aflezen. Zo kun je bijtijds bijsturen als team.
- Reserveer tijd voor nieuwe taken
- Ontwikkel nieuwe competenties: het is van belang om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen binnen een zelfsturende organisatie, je werkt immers op een nieuwe manier. Welke competenties cruciaal zijn? Lees Dit zijn cruciale competenties voor zelfsturende teams.
- Analyseer de impact op ondersteunende diensten: in traditionele organisaties heeft voornamelijk de teamleider contact met ondersteunende diensten. Bijvoorbeeld met HR voor het opstellen van een contract. Wat als ineens alle medewerkers aanspraak maken op de diensten van ondersteunende teams? Welke operationele taken van de ondersteunende teams kunnen teams zelf oppakken om zichzelf te organiseren?
- Bekijk of en hoeveel managers er nodig zijn in de nieuwe organisatie
Is het altijd nodig met z’n allen om te schakelen naar zelfsturing?
Het invoeren van zelfsturing of zelforganisatie is een middel en geen doel op zichzelf. Je kunt bijvoorbeeld starten met zelforganisatie omdat medewerkers aangeven zo prettiger te werken of gemotiveerder te zijn. Of je start ermee omdat teams aangeven zo de klant beter van dienst te kunnen zijn.
Het is heel goed mogelijk om alleen te starten met zelfsturing of zelforganisatie binnen een bepaalde afdeling van een organisatie. Als het alleen daar een logische vorm van organiseren is, dan doe je het toch gewoon alleen daar? Op termijn zal dat spanningen opleveren wanneer afdelingen met elkaar moeten samenwerken.
Ook interessant: 10 valkuilen voor zelfsturende teams
Hoe kun je aan de slag gaan met een zelfsturende organisatie?
Beginnen met zelforganisatie of zelfsturing kan je het best doen met een pilot-team. Zo kun je kijken wat binnen jouw organisatie werkt en wat niet. Die ‘learnings’ kun je dan weer meenemen binnen de teams die daarom volgen. Maak het dus niet te groot en begin.
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
