Baal je van hoe vergaderingen in jouw team verlopen? Zijn het altijd dezelfde mensen die aan het woord zijn? Wordt er zelden écht goed gediscussieerd? Of merk je dat het stoppen van tijdrovende discussies tijdens de vergadering juist erg lastig is? Hier zijn 7 vergader tips om je vergadering leuker en energieker te maken!
Vergader tip 1: een goede start maken
Een goed begin is het halve werk, en dat geldt ook voor vergaderen. Als je met de juiste energie begint, leg je een stevige basis voor een plezierig en effectief overleg.
Begin enthousiast als voorzitter
Ben jij de voorzitter, begin enthousiast. Als je als voorzitter al begint met ‘oh daar zitten we weer’, is het lastig om die positieve sfeer erin te krijgen. Zorg dat je voorbereid bent en voorkom dat je net uit een andere meeting komt hollen, want dan zit je waarschijnlijk nog met je hoofd daar. Dus plan wat minuten rust tussen het ene en het andere overleg. Is het voorzitten van een overleg iets waar je niet blij van wordt, kijk dan of iemand anders het wil/kan doen. Elke deelnemer van een vergadering is verantwoordelijk voor het voeren van een goed overleg, maar een goede enthousiaste voorzitter kan een belangrijke bijdrage leveren aan een goede sfeer van het overleg. Lees meer over de rollen in een vergadering in ons blog: Hoe verdeel je rollen in een vergadering en welke rollen zijn er?
Start met een leuke check-in vraag
Veel mensen moeten even ‘landen’ bij de start van een overleg. Misschien komen ze uit een andere meeting, hebben ze net een lastig gesprek gehad of waren ze geconcentreerd met iets anders bezig. Een leuke check-in vraag helpt om de aandacht erbij te krijgen. Enkele voorbeelden:
- Waar werd je deze week blij van?
- Waar ben je trots op?
- Wat was je grootste blunder van de week?
Lees meer hierover in ons blog: Wat is een check-in bij een vergadering? 7 werkvormen
Vergader tip 2: agendapunten leuker en interactiever maken
Hebben jullie altijd dezelfde sprekers? Is er een collega met een vast stokpaardje? Of zijn er juist mensen die je nooit hoort, maar waarvan je ziet dat ze wel van alles vinden? Probeer de volgende vergader tips voor meer afwisseling en actieve deelname van iedereen. Wil je meer weten over het juist opstellen van de agenda voor een vergadering? Lees dan eerst ons andere blog: De agenda tijdens een vergadering: wat is het? (incl. voorbeeld agenda)
Werk in kleine groepjes
Volgens Rob de Haas, auteur van Ongewoon goed vergaderen, werkt discussiëren beter in kleine groepen (van maximaal 6 personen). In de vertrouwdheid van een kleine groep is het voor de meeste mensen makkelijker om hun meningen en gedachtes te delen. Je kunt ook verschillende groepen met verschillende onderwerpen aan de slag laten gaan. Niet iedereen heeft immers energie op dezelfde onderwerpen, en zo verdeel je de tijd en energie optimaal.
Eerst even ‘zoomen’ in duo’s
Als je meningen of input wil krijgen laat mensen dan eerst even ‘zoomen’ in 2-tallen. Sommigen collega’s hebben direct hun mening klaar, anderen moeten daar wat langer over nadenken en het kan dan helpen om mensen in 2-tallen daar even over te laten sparren. Laat ze daarna met elkaar de 2 beste ideeën kiezen en laat ze die schrijven op grote post-it’s dan kan je ook gelijk zien of er overlap of dezelfde ideeën zijn etc.
Kruip in de huid van…
Wil je een onderwerp echt van alle kanten belichten? Vraag deelnemers dan om tijdelijk in de huid te kruipen van een betrokken partij, zoals een klant, toezichthouder, medewerker in het productieproces of concurrent. Vanuit die invalshoek geven ze hun input. Gegarandeerd een frisse en rijke discussie!
Ga eens op een andere plek zitten
Spreek af om na de pauze op een andere plek te gaan zitten. Zo blijft iedereen fris, en zit je misschien eens naast een collega die je anders weinig spreekt. Bovendien zorg een andere plek vaak ook weer voor een andere kijk.
Vergader tip 3: je overleg goed afsluiten
Tot slot een paar vergader tips voor het goed afsluiten van je overleg.
Wat ging goed en wat kan beter?
Voorkom dat je telkens in dezelfde valkuilen stapt door aan het einde kort te bespreken wat goed ging en wat beter kan. Kies één of twee verbeterpunten voor de volgende vergadering en notuleer ze ook! Zo blijf je samen groeien en werk je aan een positieve vergadercultuur. Lees meer vergader tips voor notuleren in ons blog: Notuleren van een vergadering: 10 notuleer tips
En als bonustip: bedank iedereen voor hun bijdrage
Vaak sluiten we af met “en nu weer aan het werk”, maar wat zeggen we daar mee eigenlijk? Vergaderen is belangrijk werk! Dus bedank alle deelnemers oprecht voor hun aanwezigheid en bijdrage.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen. Benieuwd? We hebben er hier nog een paar op een rijtje gezet:
- Besluitvorming in vergaderingen: 6 manieren met voorbeelden
- 7 werkvormen voor vergaderingen (ook online): afwisseling in je vergadering
- Op tijd klaar zijn met een vergadering: hoe doe je dat?
