Een effectieve vergadering begint met een goed geplande en samengestelde agenda. In het blog ‘De agenda tijdens een vergadering: wat is het? (incl. voorbeeldagenda)‘ wordt uitgelegd wat een agenda precies is en waarom het belangrijk is om er een te hebben. Daar vind je ook een voorbeeldagenda. In dit blog gaan we verder in op hoe je een effectieve agenda kunt samenstellen door uit te leggen welke voordelen een extra toelichting op de agenda biedt en geven we ook hier een voorbeeld, zodat je direct aan de slag kunt.
Welke voordelen heeft een extra toelichting op de agenda?
Bij het samenstellen van de agenda is het belangrijk om duidelijkheid te bieden. Een agenda kan eruitzien als een boodschappenlijst waarin alleen de gespreksonderwerpen worden vermeld. Maar dit geeft vaak te weinig informatie. Neem bijvoorbeeld het agendapunt “Lanceren nieuwe productlijn”. Dit zegt niet veel over waar het precies over gaat. Is er een evaluatie van de voortgang van de lancering? Is er een presentatie over de nieuwe productlijn? Gaan we gezamenlijk de taken verdelen voor de lancering van de nieuwe productlijn? Als je dit niet duidelijk maakt met behulp van de agenda, kunnen deelnemers zich niet goed voorbereiden en gaat er tijdens de vergadering veel tijd verloren om ter plekke af te stemmen wat het doel van de vergadering is. Het helpt dus enorm om de agenda te verrijken met een toelichting en een doel voor elk inhoudelijk agendapunt.
Hoe licht je het agendapunt toe?
Een toelichting geeft in het kort aan waar het agendapunt precies over gaat. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je een agendapunt zoals ‘Lanceren nieuwe productlijn’ uitgebreider kunt toelichten:
Agendapunt: Lanceren nieuwe productlijn (30 minuten)
Toelichting:
Over drie maanden is de lancering van de nieuwe productlijn gepland. In de vorige vergadering hebben we taken verdeeld. Hoe staat het ervoor?
Doel:
- Helderheid over voortgang.
- Oplossingen voor mogelijke knelpunten.
Aanpak:
- Elk teamlid presenteert zijn of haar taken, voortgang en deadlines voor de komende periode.
- Bespreken van mogelijke knelpunten en oplossingen.
Voorbereiding:
- Bereid een presentatie voor van je taken, voortgang en deadlines voor de komende periode.
Een kortere versie waarin je wel een toelichting geeft op het agendapunt is als volgt:
- Lanceren nieuwe productlijn (30 minuten)
- Elk teamlid presenteert zijn of haar taken, voortgang en deadlines voor de komende periode.
- Bespreken van mogelijke knelpunten en oplossingen.
Je kunt op basis van wat bij jullie prettig werkt zowel de uitgebreide als de korte versie gebruiken. Zorg bij het samenstellen van de agenda wel altijd voor een toelichting, want zo weten de deelnemers precies wat er van hen wordt verwacht en kunnen ze zich gericht voorbereiden. In het blog ‘De agenda tijdens een vergadering: wat is het? (incl. voorbeeldagenda)’ staat een voorbeeldagenda. Deze agenda gebruiken we hier als voorbeeld met een uitgebreide toelichting.
Voorbeeld van een agenda voor een vergadering
- Vergadering: Maandelijkse Teamvergadering
- Datum: 25 september 2023
- Tijd: 14:00 – 16:00 uur
- Locatie: Vergaderzaal 3A
Agenda:
- Opening en mededelingen (5 minuten)
- Welkomstwoord door de voorzitter
- Vaststellen aanwezigheid
- Terugblik vorige vergadering en actiepunten (10 minuten)
- Kort overzicht van de belangrijkste beslissingen en actiepunten
- Statusupdate van de actiepunten
Lanceren nieuwe productlijn (30 minuten)
Toelichting:
Over drie maanden is de lancering van de nieuwe productlijn gepland. In de vorige vergadering hebben we taken verdeeld. Hoe staat het ervoor?
Doel:
– Helderheid over voortgang.
– Oplossingen voor mogelijke knelpunten.
Aanpak:
– Elk teamlid presenteert zijn of haar taken, voortgang en deadlines voor de komende periode.
– Bespreken van mogelijke knelpunten en oplossingen.
Voorbereiding:
– Bereid een presentatie voor van je taken, voortgang en deadlines voor de komende periode.
Financiële update (20 minuten)
Toelichting:
Bespreking van de huidige financiële stand van zaken en belangrijke cijfers.
Doel:
– Inzicht krijgen in de financiële situatie.
– Identificeren van eventuele financiële uitdagingen of kansen.
Aanpak:
– Presentatie van de financiële cijfers en analyse.
– Discussie over mogelijke acties of beslissingen.
Voorbereiding:
Bestudeer de financiële rapporten en bereid eventuele vragen of suggesties voor.
Projectupdates (40 minuten)
Toelichting:
Korte presentaties en updates van de lopende projecten binnen het team.
Doel:
Informeren over projectvoortgang.
Identificeren van eventuele obstakels of samenwerkingsmogelijkheden tussen projecten.
Aanpak:
– Elk projectteam geeft een korte presentatie met een overzicht van de voortgang, behaalde mijlpalen en eventuele uitdagingen.
– Gelegenheid voor vragen en suggesties van andere teamleden.
Voorbereiding:
– Voorbereiding van een korte presentatie over de projectvoortgang.
– Rondvraag en afsluiting (15 minuten)
– Gelegenheid voor vragen, opmerkingen of suggesties van de deelnemers.
– Vaststellen van de vervolgacties en datums voor de volgende vergadering.
– Bedanken en afsluiten door de voorzitter.
Let op: Dit is slechts een voorbeeldagenda en kan worden aangepast aan de specifieke behoeften en doelen van een vergadering. Deze uitgebreide agenda biedt duidelijkheid en structuur. De deelnemers weten precies welke onderwerpen aan bod zullen komen, wat het doel van de bespreking is en hoe ze zich kunnen voorbereiden. Bovendien is er rekening gehouden met een realistische tijdsplanning, waardoor elk agendapunt voldoende aandacht kan krijgen.
In het kort
Een effectieve agenda is dé sleutel tot succesvolle vergaderingen. Het biedt structuur, duidelijkheid en zorgt ervoor dat alle relevante onderwerpen aan bod komen. Door het goed samenstellen van de agenda kunnen teamleden zich gericht voorbereiden en wordt de vergadertijd optimaal benut. De voorbeeldagenda dient als inspiratie en kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw team. Vergeet niet om altijd een toelichting en een doel toe te voegen aan elk agendapunt, zodat deelnemers precies weten wat er van hen wordt verwacht. Het opstellen van een effectieve agenda vergt wat tijd en aandacht, maar de investering zal zich zeker terugbetalen in productievere vergaderingen en betere samenwerking binnen het team.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
