Hoewel feedback vragen essentieel is voor mensen en zelforganiserende teams, wordt er in veel teams nog weinig feedback gevraagd en gegeven. Door de regie bij de feedbackvrager te leggen, wordt een deel van de belemmeringen hiervoor weggenomen.
Feedback vragen is een basisbehoefte
Een hulpvraag die wij vaak krijgen van teams is: “We willen elkaar meer aanspreken en feedback geven“. Oftewel: hoe kunnen wij een feedbackcultuur beginnen? Feedback is een menselijke basisbehoefte en essentieel voor gezond en effectief teamwerk. Laloux schrijft in Reinventing Orginizations: “We zijn relationele wezens die gedijen bij eerlijke feedback. Ik heb mensen in organisaties waar mensen elkaar nooit feedback gaven ‘gek’ zien worden. Mensen oordelen over anderen achter hun rug, terwijl ze zich nerveus afvragen wat anderen wellicht over hen zeggen wanneer ze zelf even met hun rug naar hen toe staan.”[1] Tegelijkertijd is feedback geven riskant. Vaak wordt het als (persoonlijke) kritiek ontvangen, of enkel als waardering wanneer het positieve feedback is. Vooral ongevraagde, ongerichte en algemene feedback is problematisch: je neemt het persoonlijk op en dan leer je er niets van. Niets inhoudelijks althans, je conclusie is enkel dat deze collega je mag of niet mag. De relatie is beschadigd en er is niets geleerd. We willen het zo graag ‘goed’ doen, en daarvoor gewaardeerd worden. Eigenlijk aandoenlijk, als je erbij stilstaat.
Wat is feedback eigenlijk?
Feedback is een mededeling aan iemand over hoe zijn gedrag wordt waargenomen, begrepen en ervaren. Feedback geven wordt pas effectief als er onderling vertrouwen is. Het kan er voor zorgen dat positief gedrag bevorderd wordt, negatief gedrag gecorrigeerd wordt en daarnaast verduidelijkt het de relatie tussen twee personen. [2] [4] Feedback is het terugkoppelen van gedrag, zodat de ander weet wat de impact is van zijn gedrag. Door feedback leer je wat werkt en hoe je je gedrag kan aanpassen om nog effectiever te worden. Het is dus dé manier om te leren als professional en optimaal te presteren als team.
Er zijn meerdere motivaties voor het geven en ontvangen van feedback:
- Leren: over jezelf en over wat effectief is
- Beter presteren
- Corrigeren (van de ander of jezelf)
Hoe pak je het zelf aan?
Feedback zegt natuurlijk iets over jou en over gedrag dat jij getoond hebt. Wanneer je bijvoorbeeld een presentatie hebt gegeven aan een schoolklas over het tegengaan van pesten, dan kan het zijn dat een deel van de klas heel enthousiast is (en je dit ook vertelt of laat merken) en een ander deel half in slaap valt of alleen maar kritische vragen stelt. Dan heb je dus positieve en negatieve feedback gekregen, en allebei zijn natuurlijk ‘waar’ in de zin dat je presentatie een bepaalde impact heeft gehad op beide groepen. Feedback zegt dus ook iets over de gever van de feedback, en diens behoeftes (veilig voelen; gezien worden; waardering krijgen).
Wanneer we feedback niet persoonlijk opvatten kunnen we doorvragen en ervan leren. Er zijn vele verschillende modellen die je kunnen helpen bij het geven van feedback of zelfinzicht, zoals het Johari-venster. In ons andere blog over verschillende feedback methoden kun je meer lezen hierover. Nu gaan we echter kort in op het doorvragen aan de hand van het model van de 4 G’s:
- Gedrag: Wat heeft de ander precies (!) gehoord of gezien?
- Gevolg: Wat was de impact daarvan?
- Gevoel: Welk effect had het gedrag op de persoon?
- Gewenst: Wat is een voorstel voor de volgende keer?
Doe het veilig of doe het niet
Hoewel je altijd een risico neemt met het geven van feedback, kan het ook veel opleveren. Hoe doe je het zo veilig mogelijk? De belangrijkste tip is: zet de ontvanger centraal. Als de ontvanger van feedback regie heeft over welke feedback er gewenst is, dan hoeft de gever het alleen nog maar in te koppen. Ook kan de ontvanger dus doorvragen (met de 4 G’s), vooral als de boodschap nog niet zo specifiek is of vol oordelen zit. Zeker bij complimenten is dat interessant! Respecteer het als het genoeg is. Dit kun je vragen, maar soms voel je dat aan. Sluit tot slot aan bij de gever, door de feedback samen te vatten en te bedanken voor het nieuwe inzicht.
Manieren van feedback vragen gericht op het doel
Er zijn allerlei (trainings)methodieken om feedback te geven aan elkaar. Zo zijn er bijvoorbeeld kaartspellen zoals het Feedbackspel van de Zelforganisatiefabriek. Dat haalt de spanning er wat af, ook doordat deze spellen vaak een positieve inslag hebben. Intervisie is ook een vorm waarbij de structuur veel veiligheid geeft.
Spontane feedback
Als je feedback vraagt naar aanleiding van een gebeurtenis of ontmoeting, kun je zelf de omstandigheden creëren die je nodig hebt. Check eerst in met jezelf (Sta ik open? Ben ik nieuwsgierig?) en dan met de ander. Go slow! Meestal heb je als feedback vrager zelf aannames over hoe je gedrag is overgekomen. Dat is een geweldig startpunt voor het vragen van feedback!
Feedback vragen is een moedige stap die je veel inzicht kan geven en de relatie met de ander kan verdiepen. Je leert erdoor wat het effect is van je handelen, en wat voor de ander belangrijk is. Er zijn technieken en methodieken die behulpzaam zijn, mits je beide open staat en nieuwsgierig bent. De juiste omstandigheden kun je creëren of even afwachten.
Zie jij ook het belang van feedback in? En zou je binnen jouw team het geven en ontvangen van feedback willen verbeteren? Wij, van de Zelforganisatie Fabriek, zijn gespecialiseerd in het geven van feedback trainingen en alles wat daarbij komt kijken.
Vraag een offerte aan voor een voorstel op maat. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
Bij het schrijven van dit blog heb ik de volgende bronnen gebruikt:
[1] Laloux, Reinventing Orginizations (2015)
[2] Lingsma en van der Meer, Samenspel in Teams (2008)
[3] Van der Meer, Teamontwikkeling, leiderschap en bevlogenheid (Afstudeeronderzoek 2007)
[4] Remmerswaal, Groepsdynamica (2011)
[5] de Zelforganisatiefabriek, Het Feedbackspel (2021)
