“Is iedereen het er mee eens?” Er volgt geen reactie uit de groep. “Prima, dan gaan we het dus zo doen.” Tja, het gebeurt veel dat er op de manier een definitief besluit wordt genomen. Het is echter niet de beste manier om draagvlak te creëren voor een besluit. Terwijl het creëren van draagvlak één van de belangrijkste aspecten is bij het nemen van besluiten. Draagvlak is de mate waarin mensen het eens zijn met een besluit en bereid zijn om het te ondersteunen en uit te voeren. Door wel te vragen of iedereen het er mee eens is, maar er geen antwoord te krijgen, weet je nooit zeker of er wel echt draagvlak gecreëerd is.
Waarom is draagvlak creëren belangrijk?
Wanneer er geen draagvlak is voor een besluit binnen een team, heeft dit vaak negatieve gevolgen. Als een besluit genomen is, zonder de teamleden goed te betrekken, kunnen deze zich niet gehoord voelen en gefrustreerd raken. Omdat hun perspectief niet is meegenomen in het besluitvormingsproces. Dit heeft meestal verminderde betrokkenheid en motivatie bij de uitvoering van het besluit tot gevolg. Sommige teamleden kunnen zich zelfs tegen het besluit keren en openlijk kritiek uiten, wat kan leiden tot een negatieve sfeer binnen het team. Het ontbreken van draagvlak kan daarmee dus ook leiden tot mislukking van het besluit, wat kan leiden tot onnodige kosten en verlies van tijd en middelen. Kortom: het is belangrijk om draagvlak te creëren, omdat het ervoor zorgt dat beslissingen niet alleen genomen worden, maar ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
Een paar tips om draagvlak te creëren
Maar hoe creëer je draagvlak voor een besluit? Er zijn verschillende manieren om dit te doen. Hier zijn een aantal tips die ik in de loop der jaren heb verzameld.
Gebruik het BOB-model
Dit model bestaat uit drie stappen: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het besluitvormingsproces is van groot belang voor effectieve samenwerking. Door het toepassen van het BOB-model kun je als team stap voor stap tot een weloverwogen besluit komen. In het blog “Besluitvormingsproces stappen: hoe kom je tot besluiten? (incl. tips)” lees je meer over het BOB-model en welke vragen je kunt stellen om deze drie stappen goed te doorlopen.
Verbeter stakeholder betrokkenheid
Het is van essentieel belang dat je stakeholders betrekt bij het besluitvormingsproces. Wanneer je mensen laat weten dat hun mening ertoe doet, zullen ze zich meer betrokken voelen. Dit verhoogt de kans dat ze het besluit zullen ondersteunen en uitvoeren.
Samen consensus bereiken
Het is onmogelijk om iedereen tevreden te stellen, maar het is wel mogelijk om consensus te bereiken over het besluit. Dit betekent niet dat iedereen het eens hoeft te zijn met het besluit, maar wel dat iedereen zich gehoord voelt. Wanneer je consensus bereikt, is het gemakkelijker om draagvlak te creëren. Dit kan je bereiken door middel van een effectieve vergadering.
Het belang van communicatie
Communicatie is van cruciaal belang bij het creëren van draagvlak. Wanneer je duidelijk en transparant communiceert over het besluit, begrijpen mensen waarom het besluit genomen is. Leg uit wat de voordelen zijn voor de organisatie en betrokken stakeholders. Geef aan hoe het besluit wordt uitgevoerd en wat de verwachte uitkomst is.
Draagvlak creëren is niet altijd makkelijk
Kortom: het creëren van draagvlak is een essentieel onderdeel van effectief vergaderen en besluitvorming. Door het BOB-model te gebruiken, stakeholders te betrekken, consensus te bereiken en duidelijk te communiceren, kun je draagvlak creëren voor een besluit. Dit verhoogt de kans dat het besluit niet alleen wordt genomen, maar ook daadwerkelijk wordt uitgevoerd.
Het creëren van draagvlak is niet altijd eenvoudig. Het vergt tijd en moeite om alle betrokkenen te betrekken en te zorgen dat ze begrijpen waarom een besluit genomen wordt. Het vergt ook empathie en begrip om mensen die het niet eens zijn met het besluit, te respecteren en hun zorgen te adresseren. Soms vraagt het een zorgvuldigheid en tijdsinvestering, waarvan mensen zich afvragen of dat de moeite waard is. En dat is een terechte vraag. Sommige besluiten mogen best minder zorgvuldig tot stand komen. Voor sommige besluiten is het ook helemaal niet zo erg als niet iedereen betrokken en geïnformeerd is. Maar als het gaat om grote besluiten, waar veel van afhangt en waarvoor het essentieel is dat iedereen met de neus dezelfde kant op staat, dan is investeren in het creëren van draagvlak essentieel. Besluiten kun je bijhouden de besluitenlijst.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
