Een conflict voorkomen: 6 tips

Een conflict voorkomen is lang niet altijd makkelijk.

Een voorbeeld

Rebecca werkt al een half jaar in een zelforganiserend team. Ze krijgen op afstand leiding van een manager, die hen op de hoogte houdt van de belangrijke zaken. De laatste tijd merkt Rebecca dat haar collega een goede band heeft met de manager. Haar collega krijgt bijvoorbeeld als eerste de kans om deel te nemen aan netwerkbijeenkomsten. Rebecca vindt dit oneerlijk. Ze wil ook wel eens gevraagd worden. Maar ze schaamt zich en denkt dat ze dan overkomt als een klager. Toch blijft het oneerlijke gevoel aan haar knagen. Ze begint haar collega steeds meer te haten en saboteert haar plannen zoveel mogelijk. Haar collega is ook boos op Rebecca en heeft luidop gezegd dat sommige mensen erg traag werken, terwijl ze naar Rebecca keek. Dit maakt Rebecca woedend. Nu bedenkt ze manieren om wraak te nemen.

Dit voorbeeld laat zien hoe een klein conflict snel kan escaleren. Het is beter om conflicten te voorkomen in plaats van conflicten op te lossen. En bij conflicten geldt: hoe eerder je je gevoelens, zorgen, verwachtingen en behoeften uit, hoe gemakkelijker je samen een oplossing kunt vinden. Maar dat is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Net zoals in het geval van Rebecca, voelen het tonen van emoties en het uiten van behoeften vaak als zwak, ongewenst en ingewikkeld.

Toch kunnen emoties positief worden gezien. Ze zijn als “lichte” signalen die aangeven of aan een bepaalde behoefte wordt voldaan of niet. De emotie van Rebecca gaat eigenlijk over haar behoefte aan gelijkwaardigheid en het effect ervan als die gelijkwaardigheid naar haar gevoel niet in balans is. Dit signaal is dus waardevol.

Hieronder bespreek ik enkele tips om conflicten te voorkomen of op tijd in te grijpen voordat ze escaleren.

Tip 1: Een conflict voorkomen door een duidelijke structuur in het team

Is het voor iedereen duidelijk wat zijn of haar bijdrage is in het team? De “bovenstroom” wordt gezien als de zichtbare structuur aan de oppervlakte van het water. Het gaat om het hebben van een heldere en inspirerende visie, missie, SMART-doelen en efficiënte processen. Dit wordt vertaald naar een duidelijke verdeling van taken, rollen en verantwoordelijkheden. Ook afspraken over samenwerking en communicatie horen hierbij. Waarom is deze heldere structuur zo belangrijk? Als je van tevoren goed afstemt welke richting je opgaat en wat je van elkaar verwacht, zul je minder conflicten tegenkomen tijdens de samenwerking.

In zelforganiserende teams wordt vaak gewerkt met teamrollen. Ook hier is het belangrijk om ze duidelijk te definiëren. Wat verwachten jullie specifiek van elkaar in de verschillende teamrollen? Een heldere structuur helpt dus om conflicten te voorkomen. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar toch wordt dit nog vaak overhaast afgehandeld.

Tip 2: Een conflict voorkomen door vroegtijd signalen op te pikken

Net zoals in het voorbeeld van Rebecca, merk je vaak de eerste signalen van een onvervulde behoefte of belang. Je voelt dat iets niet gaat zoals je wilt en je herkent deze signalen in je emoties, zoals irritatie, gekwetstheid of een beginnend gevoel van minachting. Als je merkt dat het “negatieve” gevoel of de gedachte aanhoudt, kun je bewust beslissen om een conflict te voorkomen. Introspectie kan helpen bij het maken van een goede keuze: je onderzoekt je eigen gevoelens, gedachten en overtuigingen en wat ze betekenen.

Een eenvoudige vraag die je jezelf kunt stellen is: waarom voel ik me zo of denk ik zo? Waardoor raak ik eigenlijk echt geraakt? Welke behoefte of belang wordt niet vervuld? Wat weerhoudt me ervan om actie te ondernemen? Als je daar een antwoord op hebt, is het gemakkelijker om een volgende stap te kiezen. Let op sabotagedenken, zoals “het heeft toch geen zin”, “het is niet zo erg”, “hij is nu eenmaal zo”, “wie ben ik om…” enzovoort. Door jezelf kleiner te maken, vermijd je (spannende) actie te ondernemen. Voor velen vereist het moed om hun belangen, zorgen en emoties bespreekbaar te maken. Toch is het in dit stadium veel gemakkelijker en kan het een conflict voorkomen.

Rebecca had bij haar manager kunnen aangeven dat ze de netwerkbijeenkomsten ook waardevol vindt en vragen of haar manager haar en andere collega’s ook wil uitnodigen. Het kan zijn dat haar manager zich er niet eens bewust van was.

Tip 3: Aan de slag met ongeschreven regels en teamgewoonten in relatie tot conflicten

In elk zelforganiserend team zijn er ongeschreven regels en vaste teamgewoonten. Conflicten kunnen ontstaan doordat deze ongeschreven regels en gewoonten een rol spelen. Het is de moeite waard voor het team om zich bewust te worden van deze ongeschreven regels en gewoonten. Welke zijn behulpzaam? Welke niet? Wat is het beleid over conflicthantering? Welke rol speelt HR? Wat is ieders conflictstijl? Hoe kun je dit in het team samenwerken inzetten? Plan het als een onderwerp op de agenda of besteed er een volledige sessie aan.

Training Conflicthantering

goed beoordeeld | ervaren trainers | praktijkgericht

Tip 4: Een conflict voorkomen door een veilige omgeving in het team

Voldoende veiligheid binnen het team is essentieel om openlijk te kunnen delen waar je last van hebt en wat je nodig hebt. Stel dat Rebecca zich in een team bevindt waar ze subtiel belachelijk wordt gemaakt wanneer ze aangeeft iets oneerlijk te vinden. Dan zal ze het wel uit haar hoofd laten om dit naar voren te brengen. Het gevolg is dat haar emoties en onvervulde behoeften onderdrukt worden en daar verder kunnen broeien en groeien. Het is daarom belangrijk om samen te controleren hoe het gesteld is met de psychologische veiligheid binnen het team en stappen te ondernemen als het toch niet zo veilig blijkt te zijn. HR speelt een rol in het voorkomen van conflicten en bijdragen aan het inrichten van psychologische veiligheid.

Tip 5: Een conflict voorkomen door een feedbackcultuur

Als er voldoende veiligheid in het team is, organiseer dan momenten waarop je elkaar feedback geeft. Dit kan worden gedaan door middel van 360 graden feedback, speeddates of een vast agendapunt. Maak het normaal dat er wel eens botsingen zijn. Bespreek samen waar jullie staan op de escalatieladder. Maak het niet te zwaar. Als er veel kans is op conflicten binnen het team (bijvoorbeeld bij hoge werkdruk), is het verstandig om regelmatig stil te staan bij de samenwerking.

Tip 6: Zorg voor balans in de drie systeemprincipes

De theorie van “systemisch werken” stelt dat we als sociale wezens voortdurend met elkaar verbonden zijn binnen een systeem en elkaar wederzijds beïnvloeden. Een systeem binnen een organisatie is een groep mensen die samenwerkt aan een gemeenschappelijke opdracht of missie (bijvoorbeeld een zelforganiserend team). Er heerst rust in het systeem wanneer er wordt voldaan aan de drie systeemprincipes: 1) een duidelijke plek binnen het team (erbij horen), 2) een duidelijke en gerespecteerde ordening en 3) balans tussen geven en nemen.

Conflicten binnen teams ontstaan bijvoorbeeld doordat iemand wordt buitengesloten, een teamlid onevenredig veel zeggenschap heeft vanuit een oude rol, of omdat sommige teamleden meer waardering krijgen dan anderen terwijl ze hetzelfde werk doen (verstoring van de balans tussen geven en nemen). De energie van de teamleden gaat dan naar het herstellen van deze onbalans. Denk aan roddelen, saboteren, slijmen, klagen, ondermijnen en verzuimen. Dit klinkt negatief en zo voelt het ook wanneer je in zo’n team werkt. Uiteindelijk heeft dit een negatieve invloed op het werkgeluk en de productiviteit.

Door bewust te zijn van deze principes kun je eventuele verstoringen zowel bij jezelf als bij anderen herkennen. Vervolgens kunnen jij en het team keuzes maken om het evenwicht te herstellen. Als team kun je langdurige conflicten voorkomen door verstoringen in de drie principes te herkennen, erkennen en verkennen.

Het positieve nieuws is dus: je kunt er samen wat aan doen!

Is een conflict voorkomen onvermijdelijk? Lees dan onderstaande blogs over wat je kunt doen voor het omgaan met conflicten:

Heb je vragen of wil je meer weten over conflicthantering? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Conflicthantering? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.