Het is vijf voor negen en je start je laptop op. Lekker, je zit er goed op tijd klaar voor. Dit wordt een productieve dag! Je opent je mail en ziet een e-mail van een klant. Dit is een mail die je gister al een paar keer opnieuw op ongelezen hebt gezet, omdat er zo’n ingewikkelde vraag in staat. Even nog geen zin in nu. Hiermee begint het uitstelgedrag al. Je opent eerst een andere e-mail met een makkelijkere vraag van een collega. Dat herinnert je aan iets anders dat je ook aan haar zou doorgeven, even opzoeken. Ondertussen beginnen er nieuwe mails binnen te komen, die je ook wilt beantwoorden. Je telefoon, Teams en Whatsapp piepen regelmatig. Elke keer moet tóch even kijken, want wie weet zit er iets urgents bij. Elke keer dat je aan de vraag van de klant wil beginnen word je gestoord. De ochtend verloopt rommelig. Tot je schrik is het opeens tijd voor je meeting van 13.00 uur en je weet nu al dat je vandaag waarschijnlijk weer niet aan de vraag van de klant toe gaat komen. Je time management gaat niet helemaal goed.
Als je hier ook maar iets in herkent, wees gerust: je bent zeker niet alleen. De stroom van input die we dagelijks te verwerken krijgen is voor de meesten van ons enorm, en moeilijk in de hand te houden. Dus krijg je van je leidinggevende de tip om eens een training time management te volgen voordat de stress je te veel wordt.
Wat betekent time management eigenlijk?
Eigenlijk is het een vreemde term, “time management”. Alsof je de tijd kunt managen, en de tijd met wat goede begeleiding optimaler kunt laten functioneren. Maar we kunnen de tijd op zich natuurlijk helemaal niet veranderen. Tijd is wat het is en we hebben allemaal 24 uur per dag. Als we het hebben over time management bedoelen we eigenlijk dat we onszelf beter in de hand moeten houden, ons eigen gedrag onder de loep moeten nemen. En daarbij hoort ook dat zowel wij als onze omgeving moeten accepteren dat we niet superman- en woman zijn: als er te veel werk is, blijft dat te veel werk. We kunnen wél de tijd die we ter beschikking hebben zo optimaal mogelijk gebruiken om efficiënt te werken. En heldere keuzes maken over wat wel en niet gaan doen.
Time management is self-management
Als we time management zien als self-management, is het handig om eerst eens te kijken naar hoe je zaken nu aanpakt. Er gaan ongetwijfeld veel dingen goed. Je hebt waarschijnlijk geleerd hoe je genoeg gedaan krijgt om de meeste ballen in de lucht te houden. Maar is je aanpak op dit moment nog de beste? Misschien komt onderstaande je wel bekend voor.
- Je blijft te veel oppakken voor die ene collega omdat je dit zo gewend bent, maar eigenlijk je collega zelf verantwoordelijk.
- Je deelt je werkdag niet optimaal in óf deelt je werkdag überhaupt niet zelf in, omdat anderen jouw agenda bepalen.
- Je bent niet altijd even goed in het realistisch inschatten van de tijd dat iets kost.
- Je raakt snel afgeleid door je eigen gedachten of een andere taak.
- Je bent te lang met een taak bezig omdat het perfect moet zijn.
Als je in kaart hebt gebracht waar je goed bezig bent en waar jouw uitdagingen nog liggen, is het mogelijk om jezelf te gaan managen. Daarbij focus je op waar je invloed op hebt, anders ben je sowieso tijd aan het verspillen. Het heeft geen zin om je op te winden over het personeelstekort, maar je kunt wel kijken hoe je kunt zorgen dat jij ondertussen op een gezonde manier zo productief mogelijk blijft. Dat zou zomaar juist kunnen liggen in wat vaker een korte pauze houden om jezelf weer op te laden. En het feit dat een ander jou nog nooit heeft bijgestaan in een bepaalde opdracht, betekent niet automatisch dat het dus ook niet zou kunnen. Niet handelen waar wel kansen liggen, kan zomaar neerkomen op diefstal van je eigen tijd. Maar dan moet je het wel durven vragen.
Time management begint met inzicht en overzicht
Voor dit alles heb je overzicht nodig. Wat heb je allemaal op je bord liggen, wat hoort daar wel en wat eigenlijk niet? Hoeveel tijd heb je tot je beschikking om deze taken af te krijgen? Hoe wil je je werk-privé balans inrichten? Wat zijn je persoonlijke doelen? Wat zijn voor jou de aanleidingen om je voornemens overboord te gooien en als een stuiterbal op allerlei externe en interne prikkels te reageren? Waar haal je de moed en het overzicht vandaan om “nee” te kunnen zeggen? Hoe zet je koers uit en zorg je dat je jezelf daaraan houdt? Met andere woorden: hoe manage je jezelf in relatie tot je beschikbare tijd? Want dat is waar het uiteindelijk op neerkomt: time management.
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
