Het notuleren van een vergadering wordt vaak gezien als een saaie en vervelende taak. Maar niets is minder waar! Notuleren is juist een belangrijk onderdeel van een effectieve vergadering en kan de sleutel zijn tot een professionele en gelijkwaardige samenwerking in een team. In dit blog geef ik 10 tips om jou te helpen bij het notuleren van een vergadering.
Houd er overigens rekening mee dat collega’s bepaalde verwachtingen van notulen kunnen hebben. Soms zijn zeer uitgebreide notulen de norm; soms worden alleen actie- en besluitenlijst gedeeld. In de eerste vergadering kun je samen afspraken maken over de verwachtingen van de notulen. Na het maken van de eerste notulen kan het prettig zijn met elkaar te bespreken of de notulen aan de verwachtingen voldoen.
Tip 1: Wees voorbereid op het notuleren van de vergadering
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg daarom dat je de agenda van de vergadering van tevoren ontvangt en bekijk deze zorgvuldig. Maak notities van de onderwerpen die besproken zullen worden en bereid eventuele vragen voor. Als notulist is het belangrijk om te weten wat er van je wordt verwacht en wat er van je wordt gevraagd tijdens de vergadering.
Tip 2: Maak aantekeningen tijdens de vergadering
Maak ook tijdens de vergadering aantekeningen van wat er wordt besproken. Probeer zo duidelijk en gestructureerd mogelijk te noteren, zodat je later de notulen gemakkelijk kunt uitwerken. Gebruik bijvoorbeeld bullet points om de besproken punten op een rijtje te zetten en maak gebruik van afkortingen om tijd te besparen.
Tip 3: Neem de belangrijkste beslissingen op
Een goede notulist zorgt ervoor dat alle belangrijke beslissingen worden opgenomen. Dit kan variëren van beslissingen over de agenda tot de uitvoering van taken.
Tip 4: Vermeld de belangrijkste discussiepunten
Naast de belangrijkste beslissingen is het ook belangrijk om de belangrijkste discussiepunten op te nemen in de notulen. Dit geeft een goed overzicht van de besproken onderwerpen en kan helpen bij de follow-up na de vergadering. Vermeld de belangrijkste argumenten en standpunten die zijn ingenomen tijdens de vergadering.
Tip 5: Maak alle actiepunten duidelijk
Zorg ervoor dat de actiepunten duidelijk zijn aangegeven in de notulen. Geef aan wie verantwoordelijk is voor welke actie en zet de deadline erbij. Zo weten alle betrokkenen precies wat er van hen wordt verwacht en wat de vervolgstappen zijn na de vergadering.
Tip 6: Houd het notuleren van een vergadering beknopt
Eén van de belangrijkste eigenschappen van een goede notulist is het vermogen om beknopt te zijn. Probeer alleen de belangrijkste punten te noteren en vermijd irrelevante informatie. Zo blijven de notulen overzichtelijk en kunnen lezers snel vinden wat ze nodig hebben.
Tip 7: Vermijd jargon in de notulen
Vermijd het gebruik van jargon en vaktaal in de notulen, tenzij dit nodig is om de betekenis van een bepaald punt te verduidelijken. Gebruik liever eenvoudige en duidelijke taal, zodat de notulen voor iedereen begrijpelijk zijn.
Tip 8: Structuur in de notulen is belangrijk
Zorg voor een duidelijke en herkenbare structuur in de notulen. Gebruik bijvoorbeeld kopjes om de verschillende onderwerpen van de vergadering aan te geven en gebruik bullet points om de besproken punten per onderwerp op een rijtje te zetten. Door telkens dezelfde structuur aan te houden, kunnen de lezers gemakkelijk vinden wat ze nodig hebben en wordt de informatie overzichtelijk gepresenteerd.
Tip 9: Check en corrigeer de notulen
Controleer de notulen na afloop van de vergadering op fouten en onduidelijkheden. Corrigeer eventuele fouten en zorg ervoor dat de notulen goed leesbaar en begrijpelijk zijn. Je kunt de notulen desgewenst nog even door een collega laten nalezen, zodat je zeker weet dat alle informatie goed is weergegeven.
Tip 10: Deel de notulen zo snel mogelijk
Notulen zijn het meest effectief wanneer je ze snel na de vergadering worden gedeeld. Stuur de notulen binnen een paar dagen na de vergadering naar alle deelnemers. Dit geeft iedereen de mogelijkheid om de notulen te controleren en eventuele fouten te corrigeren. Het delen van de notulen zorgt ook voor duidelijkheid over de uitkomsten van de vergadering en kan de follow-up vergemakkelijken
Notuleren is misschien niet de meest spannende taak tijdens een vergadering, maar het is wel een belangrijke taak. Met goede notulen zorg je voor overzichtelijkheid, duidelijkheid en zorg je dat de betrokkenen weten wat er van hen wordt verwacht na afloop van de vergadering. Met deze 10 tips ben je goed voorbereid en kun je als notulist een waardevolle bijdrage leveren aan een succesvolle vergadering.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
