Eén van de grootste uitdagingen in vergaderingen is het stoppen van een discussie. Vaak kan een discussie eindeloos doorgaan, zonder dat er een concreet resultaat wordt bereikt. Dit kan frustrerend zijn voor de deelnemers en kan zelfs leiden tot het afhaken van teamleden. Maar hoe stop je een discussie op een professionele manier, zodat de vergadering effectief blijft?
Kom erachter waarom een discussie aanhoudt
De eerste stap is om te begrijpen waarom de discussie aanhoudt. Vaak komt dit doordat de deelnemers het niet eens zijn met elkaar. Ze hebben verschillende standpunten en willen hun eigen mening verdedigen. Zeker als deelnemers het idee hebben dat hun standpunt niet (goed) is gehoord, kunnen ze eindeloos hun punt weer opnieuw inbrengen om het toch duidelijk te maken. Soms is er ook sprake van een gebrek aan duidelijke afspraken over de agenda en de doelen van de vergadering.
Hoe stop je een vergadering? Rond de discussie af
Maar hoe stop je dan een discussie? Het antwoord is eigenlijk simpel: door de discussie af te ronden. Dit kan bijvoorbeeld door de volgende stappen te volgen:
1. Benoem het doel van de vergadering of het agendapunt nogmaals
Als de doelen duidelijk zijn, is het makkelijker om te bepalen welke discussies relevant zijn en welke niet. Dit helpt om de discussie te focussen en te voorkomen dat er zijsporen ontstaan.
2. Bevestig de belangrijkste punten die zijn genoemd in de discussie.
Vaak hebben mensen het gevoel dat hun standpunt niet gehoord is of dat ze niet serieus genomen worden. Door deze punten te benoemen, voelen de deelnemers zich gehoord en begrepen en hoeven ze niet te blijven herhalen.
3. Vat de discussie samen en formuleer een (voorlopige) conclusie.
Hierbij is het belangrijk om te focussen op de doelen van de vergadering en om de beslissingen te nemen die nodig zijn om deze doelen te bereiken.
4. Maak duidelijke afspraken over de vervolgstappen.
Wie gaat wat doen? Wanneer moet het af zijn? Door deze afspraken te maken, wordt de discussie afgerond en kan er weer gefocust worden op de volgende agendapunten.
Het is belangrijk om deze stappen op een professionele en respectvolle manier te volgen. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling om iemand af te kappen of om iemand te negeren. Door open te blijven communiceren en door iedereen de kans te geven om zijn of haar mening te uiten, ontstaat er meer begrip en kan er effectiever worden samengewerkt.
Las soms een pauze in
Soms kan het ook helpen om een pauze in te lassen en de discussie op een later moment te hervatten. Hierbij is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over het vervolg van de discussie en om de deelnemers de tijd te geven om na te denken over hun standpunt en argumenten. Dit kan ervoor zorgen dat de deelnemers meer openstaan voor andere meningen en dat er meer ruimte ontstaat voor compromissen.
Niet elke discussie hoeft gestopt te worden
Het is ook goed om te beseffen dat niet alle discussies gestopt hoeven te worden. Soms is het juist goed om de discussie te laten voortduren, omdat dit kan leiden tot nieuwe inzichten en oplossingen. Het is echter wel belangrijk om te bepalen wanneer een discussie niet meer productief is en om op dat moment de discussie af te ronden.
In mijn ervaring als trainer heb ik gemerkt dat het stoppen van een discussie een delicate kwestie kan zijn. Het is belangrijk om de juiste balans te vinden tussen het respecteren van ieders mening en het bereiken van de doelen van de vergadering. Door iedereen de kans te geven om zijn of haar mening te uiten, ontstaat er meer begrip en kan er effectiever worden samengewerkt.
Conclusie: hoe stop je een discussie tijdens een vergadering?
Door de doelen van de vergadering nogmaals te benoemen, door de benoemde punten samen te vatten, door een (voorlopige) conclusie te trekken en door duidelijk te maken wat de vervolgstappen zijn. Zo kun je de discussie op een professionele en respectvolle manier afronden. Overweeg ook of je in plaats van af te ronden wellicht even een pauze in kunt lassen of dat het goed is de discussie deze keer wel door te laten gaan.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
