Als trainer in effectief vergaderen krijg ik vaak de vraag: “Hoe zorg je ervoor dat iedereen mee blijft doen tijdens een vergadering?” Het is een belangrijke vraag. Want als deelnemers niet meer betrokken zijn, kan een vergadering snel een saaie en ineffectieve aangelegenheid worden. Gelukkig zijn er een aantal dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat iedereen blijft meedoen en dat de vergadering productief blijft.
Zorg voor een goede agenda
Het goed samenstellen van een agenda is van essentieel belang om een vergadering op koers te houden en ervoor te zorgen dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht. Stuur de agenda minstens een paar dagen van tevoren rond, zodat de deelnemers zich goed kunnen voorbereiden. Als er punten zijn waarvan je denkt dat ze speciale aandacht nodig hebben, kun je deze benadrukken. Door de deelnemers te laten weten wat er van hen wordt verwacht, zullen ze zich meer betrokken voelen en beter voorbereid zijn om bij te dragen.
Houd de vergadering kort en bondig
Niemand houdt van lange vergaderingen die eindeloos lijken te duren. Houd de vergadering daarom kort en bondig en zorg ervoor dat iedereen weet wanneer de vergadering eindigt. Het is ook belangrijk om de vergadering op tijd te beginnen, zodat de deelnemers niet onnodig hoeven te wachten. Als de vergadering kort en bondig is, zullen de deelnemers zich meer betrokken voelen en minder snel afgeleid zijn.
Blijf de deelnemers actief bij de vergadering betrekken
Tijdens de vergadering is het belangrijk om de deelnemers actief betrokken te houden. Dit kan door hen vragen te stellen, hen uit te nodigen om hun mening te geven en hun ideeën te delen. Zorg ervoor dat je deelnemers die wat stiller zijn aanmoedigt om hun mening te geven en betrek iedereen bij de discussie. Zeker in een online vergadering. Als iedereen betrokken is, zal de vergadering meer productief en effectief zijn. Deelnemers actief betrekken kan ook door te starten met een check-in.
Maak gebruik van visuele hulpmiddelen
Visuele hulpmiddelen, zoals slides of whiteboards, kunnen helpen om de vergadering levendiger te maken. Door informatie op een visuele manier te presenteren, blijven de deelnemers meer betrokken en kunnen ze zich beter concentreren. Maak gebruik van afbeeldingen en grafieken om complexe informatie duidelijker te maken en maak gebruik van kleuren om belangrijke punten te benadrukken.
Wees flexibel tijdens de vergadering
Als er iets onverwachts gebeurt tijdens de vergadering, wees dan flexibel en pas de agenda indien nodig aan. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat er een discussie ontstaat over een onderwerp dat niet op de agenda staat. In plaats van deze discussie te negeren, kun je overwegen om de agenda aan te passen en de tijd voor deze discussie te nemen. Door flexibel te zijn, kunnen de deelnemers zien dat hun input wordt gewaardeerd en zullen ze meer geneigd zijn om bij te dragen aan de vergadering. Het is ook belangrijk om rekening te houden met de tijd en te zorgen jullie op tijd klaar zijn met de vergadering.
Spreek elkaar aan en spreek jezelf uit
Ook als je alle hier bovenstaande manieren toepast, kan je nog steeds in een vergadering zitten waarin deelnemers afhaken. En waarin je misschien zelf ook afhaakt. Spreek elkaar dan aan of spreek jezelf hierover uit. Benoem wat er gebeurt en vraag na wat de reden is dat de ander afhaakt, of deel je eigen reden waarom je afhaakt. Soms kom je er samen achter dat iemand afhaakt omdat hij of zij in beslag genomen wordt door zaken buiten de vergadering. “Ik kan me toch niet goed concentreren met de deadline, die in mijn nek zit te hijgen.” Of: “Ik ben in gedachten veel bij mijn moeder, die momenteel in het ziekenhuis ligt.” In dergelijke situaties kan het zinvol zijn om af te stemmen of diegene zich ertoe kan zetten de focus toch bij de vergadering te leggen, of dat dat echt niet haalbaar is. Is het niet haalbaar? Dan kan diegene de vergadering misschien wel overslaan.
Het kan ook voorkomen dat er andere zaken spelen. Bijvoorbeeld dat iemand de discussie te lang vindt duren, denkt dat het ergens anders over zou moeten gaan, zich irriteert aan de manier waarop de voorzitter mensen afkapt, etc. Dit is relevante informatie om boven water te krijgen. Als je weet wat er speelt, kun je nieuwe afspraken maken of bijsturen op de discussie. Zo houd je iedereen erbij.
Dus hoe houd je iedereen betrokken?
Samengevat, er zijn een aantal dingen die je kunt doen om ervoor te zorgen dat iedereen betrokken blijft tijdens een vergadering.
- Zorg voor een goede agenda.
- Houd de vergadering kort en bondig.
- Betrek de deelnemers actief.
- Maak gebruik van visuele hulpmiddelen.
- Wees flexibel.
- Spreek elkaar aan en spreek jezelf uit.
Met deze tips kun je ervoor zorgen dat de vergadering productief en effectief blijft en dat alle deelnemers betrokken blijven en hun bijdrage leveren aan de discussie. En zo kun je als team gelijkwaardig en professioneel met elkaar samenwerken.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
