Een vaste structuur tijdens vergaderingen is soms erg prettig. Maar een standaard agenda, vaste structuur en eenduidige aanpak kunnen ook leiden tot saaie en eentonige vergaderingen. En dat is natuurlijk jammer, want er zijn veel manieren te verzinnen om de vergadering anders aan te pakken en daarmee leuk, creatief en effectief te vergaderen.
Vier manieren van anders vergaderen
Soms werkt het goed om een andere vorm in te zetten. In dit blog ga ik uitgebreid in op de denkhoeden van De Bono en voeg ik daar nog drie andere manieren aan toe om leuker en creatiever de vergaderingen vorm te geven.
Manier 1 van anders vergaderen: De zes denkhoeden van De Bono
Edward de Bono is een van de meest invloedrijke denkers op het gebied van creatief denken. In zijn boek ‘Zes denkende hoofddeksels’ introduceert hij zes verschillende denkhoeden die je kunt inzetten tijdens vergaderingen om tot betere resultaten te komen.
De zes denkhoeden vertegenwoordigen verschillende manieren van denken:
- De witte hoed staat voor objectief en feitelijk denken.
- De rode hoed staat voor emotioneel en intuïtief denken.
- De zwarte hoed staat voor kritisch en negatief denken.
- De gele hoed staat voor positief en optimistisch denken.
- De groene hoed staat voor creatief en out-of-the-box denken.
- De blauwe hoed staat voor proces- en structuur denken.
Door tijdens een vergadering deze verschillende denkhoeden in te zetten, creëer je betere besluitvorming. Doordat je namelijk alle mogelijke perspectieven belicht, kunnen er betere beslissingen genomen worden.
Daarnaast creëer je gestructureerde discussies. Deelnemers weten precies welke hoed er op dat moment gedragen wordt en welk type denken er van hen verwacht wordt. Dit voorkomt onsamenhangende discussies.
En het gebruik van de denkhoeden kan bijdragen aan een beter begrip van elkaars standpunten en perspectieven. Door het belichten van verschillende perspectieven en denkprocessen worden deelnemers uitgenodigd om naar elkaar te luisteren en elkaar beter te begrijpen. Ook wordt duidelijk dat elke kleur denkhoed een toegevoegde waarde heeft. En daarmee realiseren deelnemers zich vaak dat bijvoorbeeld die ene collega die altijd maar negatief is (en dus vaak de zwarte denkhoed opzet) niet alleen maar irritant is, maar ook een meerwaarde biedt met dat perspectief. Dit kan bijdragen aan een betere samenwerking en meer begrip voor elkaars standpunten.
Maar hoe zet je deze denkhoeden nu effectief in tijdens vergaderingen?
Je kunt de zes denkhoeden op verschillende manieren inzetten. Eén manier is om deelnemers ieder een kleur hoed toe te wijzen. Zo vertegenwoordigen de deelnemers de verschillende perspectieven. Een andere manier is om gezamenlijk de verschillende kleuren denkhoeden ‘op te zetten’. Hieronder vind je een voorbeeld van hoe dat er uit kan zien.
Een voorbeeld
Start met de blauwe hoed: zorg voor een duidelijke agenda en doelstellingen voor de vergadering. Vervolgens kun je de witte hoed inzetten om feiten en informatie te verzamelen. Gebruik de rode hoed om emoties en gevoelens te bespreken. Ga daarna over op de zwarte hoed om kritisch te kijken naar de informatie die is verzameld en mogelijke valkuilen te identificeren. Gebruik de gele hoed om positieve aspecten en kansen te benoemen. Tot slot kun je de groene hoed inzetten om creatieve ideeën te bedenken en out-of-the-box te denken.
Door deze verschillende denkhoeden te combineren, ontstaat er een gestructureerd en gevarieerd denkproces waarbij iedereen de kans krijgt om zijn of haar ideeën te delen en te luisteren naar die van anderen. Het stimuleert creatief denken en leidt tot betere en meer weloverwogen beslissingen.
Maar Edward de Bono’s denkhoeden zijn slechts een van de vele manieren om anders te vergaderingen en dus vergaderingen leuker, creatiever en effectiever te maken. Hieronder staan nog drie suggesties.
Manier 2 van anders vergaderen: Doe het staand
Staand vergaderen is niet alleen goed voor je gezondheid, het is ook een effectieve manier om snel tot de kern van de zaak te komen. Staande vergaderingen duren meestal niet langer dan 15 minuten en zijn gericht op het bespreken van urgente kwesties of het nemen van snelle beslissingen.
Manier 3 van anders vergaderen: Wandel ondertussen
Wandelen is niet alleen goed voor je gezondheid, het kan ook creativiteit en productiviteit stimuleren. Probeer eens een vergadering te houden terwijl je wandelt. Dit kan in een park of rondom het gebouw. Zo ben je niet alleen actief bezig, maar kun je ook frisse lucht inademen en je gedachten laten stromen.
Manier 4 van anders vergaderen: Zorg voor afwisseling in vergaderingen
Probeer afwisseling aan te brengen in vergaderingen. Door verschillende werkvormen te toe te passen, gasten uit te nodigen of een andere locatie te kiezen, zoals een vergadering in de natuur. Zo blijven vergaderingen interessant en vernieuwend.
Probeer het uit en ervaar zelf hoeveel verschil het kan maken voor jouw team!
En mocht je graag een keer eerst onder professionele begeleiding willen oefenen met het inzetten van de zes denkhoeden, neem dan contact op. We ondersteunen er graag bij.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
