De actie- en besluitenlijst zijn twee verschillende documenten die van onschatbare waarde zijn bij het effectief organiseren en beheren van vergaderingen. Deze documenten helpen bij het vastleggen van belangrijke taken, acties en genomen beslissingen tijdens vergaderingen. In dit blog zullen we dieper ingaan op wat een actielijst en een besluitenlijst precies zijn en hoe je deze in kunt zetten.
Wat is een actielijst?
Een actielijst is een document waarin de taken en acties worden opgenomen die voortkomen uit de besprekingen en beslissingen van de vergadering. In deze lijst staan tevens de besproken actiepunten vastgelegd en wie hiervoor verantwoordelijk is. De actielijst is een praktisch hulpmiddel. Het zorgt voor opvolging van wat er tijdens de vergadering is afgesproken.
De actielijst bevat onder andere de volgende informatie:
- Actiepunt: Een beknopte beschrijving van de taak of actie die moet uitgevoerd.
- Verantwoordelijke: De persoon of personen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de taak.
- Deadline: De datum waarop de taak is voltooid.
Door gebruik te maken van een actielijst: kan het team de voortgang van elke taak volgen en ervoor zorgen dat er verantwoordelijkheid wordt genomen, zodat deadlines worden nageleefd. Het helpt ook om duidelijkheid te creëren over wie verantwoordelijk is voor welke taken, zodat de samenwerking efficiënter verloopt en doelstellingen worden behaald.
Wat is een besluitenlijst?
Een besluitenlijst is een belangrijk document dat tijdens vergaderingen wordt gebruikt. Het is een samenvatting van de genomen beslissingen tijdens de vergadering. Het doel van een besluitenlijst is om een overzicht te bieden van de beslissingen die zijn genomen, zodat er later geen misverstanden ontstaan en erop kan worden teruggegrepen als dat nodig is.
Een besluitenlijst bevat onder andere de volgende informatie:
- Onderwerp: Een beknopte beschrijving van het besproken onderwerp.
- Beslissing: Een duidelijke en bondige weergave van de genomen beslissing.
- Verantwoordelijke: De persoon of personen die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de beslissing.
- Deadline: De datum waarop de beslissing wordt geïmplementeerd of voltooid.
Een besluitenlijst is waardevol. Het zorgt ervoor dat er geen verwarring ontstaat over de genomen beslissingen en wie verantwoordelijk is voor de opvolging ervan. Daarnaast dient het als een referentiepunt voor toekomstige discussies en helpt bij het bewaken van de voortgang van de besluiten.
Zowel de actielijst als de besluitenlijst zijn instrumenten die de structuur en organisatie van vergaderingen verbeteren. Ze dragen bij aan een effectieve samenwerking, zorgen voor transparantie en stimuleren verantwoordelijkheid binnen het team.
Hoe zet je een actie- en besluitenlijst in?
Een actie- en/of besluitenlijst kun je eventueel aan de notulen toevoegen. In sommige gevallen is het zelfs voldoende om tijdens vergaderingen alleen de acties en besluiten vast te leggen. Uitgebreid de vergadering notuleren is dan niet nodig. Toch kunnen actie- en besluitenlijsten niet volledig de functie van notulen vervangen. Notulen zijn een gedetailleerd verslag van wat er tijdens een vergadering is besproken en dienen als een officieel document. Hierin verwerk je de belangrijkste punten, discussies, beslissingen en andere relevante informatie.
Om te bepalen of je kunt volstaan met alleen een actie- en besluitenlijst, kun je rekening houden met de volgende redenen om uitgebreide notulen te maken:
- Volledigheid en context:
Notulen bevatten alle relevante details van de vergadering, inclusief discussies, argumenten en achtergrondinformatie. Ze geven een volledig beeld van wat er is besproken en dragen bij aan het begrip en de context van de genomen beslissingen. - Formele documentatie:
Notulen dienen als officiële documentatie van de vergadering en worden in de toekomst als referentiepunt geraadpleegd. Ze worden gebruikt om de voortgang van projecten te volgen, naleving te waarborgen of om aan wettelijke vereisten te voldoen. - Inclusie van andere informatie:
Notulen kunnen ook andere informatie bevatten. Zoals de aanwezigen, de datum en tijd van de vergadering, de agenda, eventuele aankondigingen of updates, en andere relevante details die niet noodzakelijkerwijs in een actielijst of takenlijst worden opgenomen.
Bespreek samen welke informatie jullie nodig hebben om de vergadering vast te leggen. Als de bovenstaande argumenten niet van toepassing zijn, overweeg dan om alleen gebruik te maken van een actie- en besluitenlijst. Door geen uitgebreide notulen te maken, bespaar je zowel de tijd die het kost om te schrijven, als om te lezen.
Overweeg de behoeften van jouw team en de aard van de vergaderingen om te bepalen of een actielijst en een besluitenlijst voldoende zijn of dat uitgebreide notulen noodzakelijk zijn. Door bewust gebruik te maken van deze documenten vergroot je de kans om productief en effectief te vergaderen. Daarnaast bevorder je een cultuur van samenwerking en verantwoordelijkheid. Probeer het eens uit en ervaar zelf de voordelen van gestructureerde en goed gedocumenteerde vergaderingen.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
