Heb jij enig idee hoeveel tijd je besteedt aan vergaderen? Uit een onderzoek van Sharp uit 2017 bleek dat medewerkers op kantoor gemiddeld 29 uur per maand aan het vergaderen zijn. Uit datzelfde onderzoek blijkt dat de meeste vergaderingen niet eens effectief gevonden worden. 57% van de ondervraagden vindt de meeste vergaderingen saai, 24% werkt regelmatig e-mails bij tijdens een vergadering en 26% van de millennials controleert tijdens de vergaderingen hun social media. Het is lastig om de betrokkenheid tijdens een vergadering te waarborgen en het doel van vergaderen te bereiken.
We zijn inmiddels wat jaren verder en het zou fantastisch zijn als deze cijfers wat positiever zijn geworden. Maar helaas is bovenstaande in veel gevallen nog steeds herkenbaar. En dat is natuurlijk enorm zonde van de tijd. Een vergadering is niet bedoeld om saai uit te zitten, van ellende je mail bij te werken of je social media te controleren.
Maar wat is eigenlijk wél het doel van vergaderen? In dit blog gaan we dieper in op deze vraag en waarom het belangrijk is om hierover na te denken.
Het doel van vergaderen vooraf bepalen
Het doel van vergaderen kan variëren van bedrijf tot bedrijf, van vergadering tot vergadering en zelfs van agendapunt tot agendapunt. Het is belangrijk vantevoren bij het doel stil te staan. Zodra het doel van de vergadering (of het agendapunt) helder is, kun je namelijk ook andere belangrijke beslissingen nemen die dat doel ondersteunen. Wie er bij de vergadering aanwezig dient te zijn; in welke ruimte de vergadering plaats dient te vinden; welke tafelopstelling passend is; welke werkvormen je inzet; welke voorbereiding je van deelnemers vraagt; hoeveel tijd je verwacht nodig te hebben; enzovoort. We gaan in dit blog niet in op de inhoudelijke resultaten die je met de vergadering wilt bereiken, maar wel op een aantal algemene doelen die een vergadering kan hebben.
#1: Informatie delen als doel van vergaderen
Eén van de belangrijkste doelen van vergaderen is het delen van informatie. Vergaderingen zijn een uitstekende manier om informatie uit te wisselen tussen teamleden en belanghebbenden. Door het delen van informatie kunnen teamleden zich beter voorbereiden op hun werk en betere beslissingen nemen.
#2: Een mening vormen in de vergadering
Doordat er informatie gedeeld wordt, is het ook mogelijk om te bepalen hoe je ergens over denkt. En ook dat is een belangrijk doel van vergaderen. Dat de diversiteit van verschillende meningen en invalshoeken op tafel komt te liggen, zonder dat er gelijk wat van gezegd wordt of de ander wil overtuigen om hetzelfde ergens van te vinden.
#3: Beslissingen nemen tijdens de vergadering
Een ander belangrijk doel van vergaderen is het nemen van beslissingen. Vergaderingen zijn de perfecte gelegenheid om als team samen te werken en beslissingen te nemen over belangrijke zaken. Door samen te werken en alle perspectieven te horen, kunnen betere beslissingen worden genomen dan wanneer iemand alleen zou beslissen.
#4: Problemen oplossen in het team
Een van de voornaamste redenen waarom vergaderen zo belangrijk is, is omdat het een uitstekende manier is om problemen op te lossen. Vergaderingen bieden een platform waar teamleden kunnen brainstormen, discussiëren en samenwerken om oplossingen te vinden voor problemen en uitdagingen.
#5: Teambuilding als doel van vergaderen
Een vergadering kan ook een teamdoel hebben. Vergaderingen bieden namelijk de mogelijkheid voor teamleden om elkaar beter te leren kennen en hun relaties te verbeteren. Door samen te werken en te discussiëren, kunnen teamleden een sterkere band ontwikkelen en hun communicatieve vaardigheden verbeteren.
#6: Waarborgen van verantwoordelijkheid
Een ander belangrijk doel van vergaderen is het waarborgen van verantwoordelijkheid. Vergaderingen bieden een platform voor teamleden om hun voortgang te bespreken en om verantwoordelijkheid te nemen voor hun acties en resultaten. Het kan ook helpen om duidelijkheid te bieden over de verantwoordelijkheden van individuele teamleden.
#7: Motiveren en inspireren van teamleden
Naast de bovengenoemde doelen kunnen vergaderingen ook worden gebruikt om teamleden te motiveren en te inspireren. Door regelmatig te vergaderen en gemeenschappelijke doelen te bespreken, kunnen teamleden gemotiveerd worden om hard te werken en hun best te doen. Daarnaast kunnen vergaderingen ook worden gebruikt om teamleden te inspireren. Bijvoorbeeld door successen te vieren en te brainstormen over nieuwe ideeën.
Nadenken over het doel van de vergadering of het doel van een afzonderlijk agendapunt, geeft helderheid en richting. Het is een eerste stap om te voorkomen dat het checken van social media aantrekkelijker wordt, dan actief deelnemen aan de vergadering. Bepalen van het doel is onderdeel van effectief vergaderen.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
