Valkuil #1: Geen vrijwilligers voor rotklusjes
Super natuurlijk; in een zelforganiserend team precies doen wat jij leuk vindt. Maar kan dat altijd wel? Wat als er klusjes zijn waar niemand om staat te springen?
Hier moet je als team goede afspraken over maken. Je zult niet het eerste zelfsturende team zijn waar de administratieve klusjes achterblijven.
Valkuil #2: Een gedeeld beeld van het teamdoel ontbreekt
Zelfsturing klinkt mooi, maar wat als je als team niet weet waar je ‘zelf’ die ‘sturing’ op moet afstemmen? Zonder duidelijk doel, een duidelijke visie, en duidelijke kaders waarbinnen het team beweegt wordt het al snel een rommeltje.
Zelforganisatie kan geweldig werken, maar dan moet het speelveld en het doel duidelijk vormgegeven zijn. Zo weet het team waar de verantwoordelijkheden stoppen, maar ook wanneer het juist wel pro-actief in moet springen.
Ook interessant: Het Verschil Tussen Zelforganisatie En Zelfsturing
Valkuil #3: Onvoldoende tijd voor nieuwe taken
De aard van de werkzaamheden van de organisatie verandert niet zo veel bij een transitie naar zelforganisatie. Wel verschuift er werk dat eerst door een leidinggevende of ondersteunende afdelingen werd gedaan naar teams die in het primaire proces werken. Het is van belang dat het team tijd krijgt om deze nieuwe taken (i) eigen te maken en (ii) uit te voeren.
Uit onderzoek blijkt dat het risico op verzuim (of nog erger burn-out) sterk toeneemt binnen organisaties die zelfsturing onzorgvuldig invoeren. En dat terwijl zelfsturing juist het werkgeluk zou moeten vergroten.
Dit kan te maken hebben met onzekerheid over de nieuwe werkzaamheden of puur met het feit dat de nieuwe taken niet binnen de tijd van een normale werkweek passen. En dan is er ook nog de groep die in de nieuwe situatie juist zo veel verantwoordelijkheid pakt dat zij zich na enige tijd over de kop werken.
Valkuil #4: Een ongeschikte informele leider pakt kans
In ieder team zal na een aftastende periode een natuurlijke leider opstaan. Deze persoon grijpt de mogelijkheid om lijnen uit te zetten en knopen door te hakken. Het is echter maar de vraag of deze ‘natuurlijke leider’ wel de beste leider is binnen het team. En wordt deze persoon geaccepteerd binnen het team als leider?
Het is belangrijk om met het team gezamenlijk te besluiten hoe leiderschap wordt ingevuld. Veel teams kiezen voor gedeeld leiderschap waarbij ieder teamlid binnen zijn of haar rol leiderschap toont. Zo kun je bijvoorbeeld een rol hebben rondom strategie, rondom planning, of rondom HR.
Valkuil #5: Mensen hebben behoefte aan sturing
De afgelopen honderd jaar zijn organisaties veelal top-down ingericht volgens het welbekende ‘harkje’. Hierbij gilt iemand boven aan de piramide iets, en dit commando wordt door ‘de lijn’ doorgegeven naar de operationele teams. Mensen zijn hierdoor gewend geraakt aan het opvolgen van taken. De eigen inbreng en creativiteit is over tijd minder en minder geworden, ‘want ze luisteren toch niet naar mij’. De communicatie in zelfsturende teams is dus erg belangrijk.
Het kan verwarrend werken als je plots in een zelforganiserend team zit en alles pro-actief en zelfstandig op moet pakken. Sommige mensen hebben nu eenmal behoefte (ontwikkeld) aan sturing. Het kan daarom nuttig zijn om nieuwe medewerkers aan te trekken met competenties die passen bij de nieuwe manier van werken. Daarnaast kan het voorkomen dat er afscheid genomen moet worden van mensen die de verandering niet aankunnen.
Valkuil #6: Te grote teams
Samenwerken in een team is per definitie complex omdat je met verschillende persoonlijkheden te maken hebt en een buitenwereld die voortdurend dingen van het team vraagt. Zelforganisatie of zelfsturing waarbij men gelijkwaardig samenwerkt is daarom het makkelijkste in kleine teams. Zo leer je elkaar snel en goed kennen, kun je makkelijk afspraken maken over de rolverdeling, en is er voldoende ruimte om iedereen z’n zegje te laten doen.
In grotere teams wordt dit al snel erg lastig. Zo heeft een team van 12 personen al 66 één-op-één communicatielijnen. Dit is een geweldige voedingsbodem voor onenigheid, eilandjes, en drama.
Valkuil #7: Zelfsturing om de verkeerde redenen
In veel organisaties is met gestart met zelforganisatie of zelfsturing om de verkeerde redenen. Bijvoorbeeld ‘omdat het makkelijk is om alles bij het team neer te leggen’, of ‘omdat het goedkoper is om een laag teamleiders te ontslaan’.
Er zal al snel weerstand ontstaan als het onduidelijk blijft waarom de organisatieverandering noodzakelijk is. Blijf in gesprek over wat zelforganisatie kan brengen en over waarom het de juiste manier van organiseren is voor jouw organisatie. Verdiep je goed in wat er voor de teams zelf aan voordelen in zit, dan is de transitie het makkelijkst te maken.
Valkuil #8: Te snel van start
Zelforganisatie lijkt op het eerste gezicht simpel, maar alleen met een gedegen voorbereiding heeft zelforganisatie kans van slagen binnen jouw organisatie. Er moet zorgvuldig nagedacht worden over de nieuwe teamrollen en de bijbehorende taakverdeling. Daarnaast moet er nagedacht worden over hoe er keuzes gemaakt gaan worden. En wat als zich een conflict voordoet? Misschien moeten functieprofielen aangepast worden? Moet managementinformatie op teamniveau ontsloten worden? Je kunt immers alleen zelf sturen als je informatie hebt over hoe het gaat.
Allemaal terechte vragen. Ga dus niet te snel van start, maar denk goed na over wat er ingericht moet worden voordat je teams zelfverantwoordelijk laat werken.
Valkuil #9: Geen training
Misschien flauw om van ons te horen, maar teams die geen training krijgen over zelfsturend werken hebben minder kans van slagen. Men wil vaak best veranderen, maar alleen als men wordt meegenomen in het ‘waarom’ van de verandering. In een training kun je deze achtergrondinfo bieden. Daarnaast is het een veilige omgeving om als team te oefenen en de eerste stappen te zetten als zelforganiserend team. Zie hier meer informatie over de zelforganisatie en zelfsturing training.
Valkuil #10: Geen teamcoach
Het is niet moeilijk om enthousiast te raken in een training. Wat wél moeilijk is, is om het geleerde in de training uiteindelijk toe te passen in de praktijk. En wat nóg moeilijker is, is om de nieuwe manier van werken op een goede manier vol te houden. Daarom zijn wij bij veel zelforganiserende teams als teamcoach betrokken. Zo is er altijd iemand in de buurt om je vragen aan te stellen. En ja, het is ook simpelweg een stok achter de deur om daadwerkelijk aan de slag te gaan met op een nieuwe, prettige, manier samenwerken.
Wil jij met zelfsturing of zelforganisatie aan de slag?
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
