Het is ochtend. Je gaat vandaag eindelijk aan dat uitgebreide verslag werken, de deadline komt langzaam dichterbij. Eerst maar eens installeren. Kopje koffie halen, en een beetje in de stemming komen. Wel fijn om eerst even de mailbox leeg te maken, dan kan iedereen verder en kan jij focussen. Leuk artikel zit erbij, even lezen. Maar goed, dat verslag. Nog een kopje koffie halen, dan kun je een frisse start maken. Even kijken, wat moest er allemaal instaan? Waar had je dat document nou? Pff, wat een bende in die map, dat ga je eerst even opschonen, zo heb je geen overzicht. Enzovoort, enzovoort. Je bent al gauw een paar uur verder, en ben je geen stap opgeschoten met dat verslag.
Uitstelgedrag kan een enorme belemmering zijn voor onze productiviteit en het behalen van onze doelen. Gelukkig zijn er bewezen strategieën die je kunt toepassen om je uitstelgedrag aan te pakken. In dit blog bespreken we vijf effectieve methoden voor het aanpakken van uitstelgedrag en om je productiviteit te vergroten.
Stap 1: Uitstelgedrag aanpakken door de oorzaak te onderzoeken
Een goede manier om te beginnen met het aanpakken van uitstelgedrag is door te onderzoeken waarom je een taak uitstelt. Is het omdat je bang bent om te falen, perfectionisme niet kan loslaten of simpelweg gebrek aan motivatie hebt? Elk van deze oorzaken vereist een andere aanpak. Het kan handig zijn om hulp te vragen aan een ervaren collega. Je kunt ook met jezelf afspreken dat je eerst een work-in-progress versie maakt, zodat je in ieder geval op gang komt, en pas aan het einde een uitgebreide kwaliteitscontrole uitvoert. Een andere benadering kan zijn om eerst te achterhalen met welk doel de taak eigenlijk uitgevoerd moet worden. Door je bewust te worden van de oorzaken van je uitstelgedrag, kun je gericht werken aan het overwinnen ervan.
Stap 2: Bepaal of het een taak of een project is
Soms stellen we onbewust iets uit, omdat wat we als een grote taak zien eigenlijk een project is. Zodra een klus uit meerdere losse stappen bestaat, wordt het een project. Heb je al lange tijd de intentie om de gang te verven, maar stel je het telkens uit? Dat is begrijpelijk, want er komt nogal wat bij kijken. Je moet bijvoorbeeld een kleur uitkiezen, controleren welke verfmaterialen je al in de schuur hebt liggen, verf kopen, de gang leeghalen, enzovoort. Het is nuttig om de taak op te splitsen in kleinere, haalbare stappen en deze afzonderlijk op je to-do lijst te zetten. Wanneer je dit overzicht hebt gecreëerd, hoef je telkens alleen maar de volgende kleine stap te zetten, wat veel gemakkelijker is en een uitstekende manier om je uitstelgedrag aan te pakken. Voor je het weet, heb je aan alle voorwaarden voldaan en is de laatste stap, het verven van de gang, een fluitje van een cent.
Stap 3: Pas de twee minutenregel toe
De 2-minutenregel, geïntroduceerd door productiviteitsexpert David Allen, stelt dat als een taak minder dan twee minuten in beslag neemt, je deze direct moet uitvoeren in plaats van uit te stellen. Het kost namelijk meer tijd om het op een lijst te zetten dan om het meteen te doen. Het afhandelen van dergelijke kleine taken geeft onmiddellijk een gevoel van voldoening en voorkomt dat ze zich opstapelen. Vooral wanneer je dit combineert met het opbreken van projecten in kleinere stappen, ben je goed op weg om productief te zijn.
Stap 4: Uitstelgedrag aanpakken door afleidingen te elimineren
Het weerstaan van afleiding is een belangrijke stap bij het aanpakken van uitstelgedrag. Afleidingen kunnen namelijk erg verleidelijk zijn en je wegleiden van de taken die je zou moeten voltooien. Door voortdurend toe te geven aan afleidingen, versterk je het patroon van uitstelgedrag en wordt het moeilijker om productief te zijn.
Om afleidingen tegen te gaan, is het belangrijk om je bewust te zijn van de bronnen van afleiding in je omgeving. Denk aan sociale media, e-mails, meldingen op je telefoon, collega’s die je aanspreken, enzovoort. Identificeer deze afleidingen en neem maatregelen om ze te verminderen of uit te schakelen. Hierdoor kun je veel tijd besparen.
Stap 5: Slik die kikker!
“Slik die Kikker” is een krachtige strategie om uitstelgedrag aan te pakken. Brian Tracy, de auteur van het gelijknamige boek, legt uit dat de “kikker” symbool staat voor de meest uitdagende taak die je geneigd bent uit te stellen. Door deze taak als eerste aan te pakken, creëer je een gevoel van voldoening en motivatie dat de rest van je dag beïnvloedt. Het doorbreken van uitstelgedrag met de “Slik die Kikker”-benadering vereist discipline en vastberadenheid, maar de voldoening en groei die het met zich meebrengt, maken het zeker de moeite waard. Bovendien kun je jezelf ook belonen nadat je de taak hebt voltooid, bijvoorbeeld met een lekker kopje koffie van je favoriete koffiebar, een extra aflevering van je favoriete serie, of iets anders wat jou motiveert om het uitstelgedrag echt aan te pakken.
Met behulp van deze tips zal het schrijven van het verslag veel soepeler verlopen. Je besluit je uitstelgedrag aan te pakken en het verslag als een project te zien dat uit vier stappen bestaat: het bepalen van de inhoud, het schrijven van de eerste versie, het redigeren en ten slotte het inleveren.
Aan het begin van de volgende werkdag haal je eerst je koffie voordat je naar je bureau gaat, zodat je niet in de verleiding komt om snel weer op te staan en het schrijven uit te stellen. Zodra je gaat zitten, zet je je meldingen uit en zoek je het document op met de te behandelen onderwerpen. Wat nog geen twee minuten duurt. Je begint met het schrijven van een eerste versie van het verslag, met het geruststellende idee dat het niet meteen perfect hoeft te zijn. Morgen kun je het rustig nakijken met een frisse blik, wat gemakkelijker zal zijn omdat het meeste werk dan al gedaan is. Je gaat aan de slag en spreekt met jezelf af dat zodra de eerste versie af is, je tijdens de lunchpauze een potje tafelvoetbal mag spelen met een collega.
Grote kans dat je je de rest van de dag geweldig voelt, omdat je eindelijk die lastige klus hebt aangepakt!
Ook interessant:
- Zelfevaluatie: wat is het en waarom is het essentieel voor vooruitgang?
- Wat is effectief werken en hoe pak ik het aan? Zes tips
- Prioriteiten stellen: waarom is het belangrijk en hoe ga ik te werk? Vijf tips
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
