Ken je het gevoel dat je in een achtbaan van activiteiten, verplichtingen en doelen zit? Er zijn verjaardagsfeestjes, targets, de sportschool, familie, carrièremogelijkheden, die lieve oude buurvrouw en zo nog een hele waslijst van mensen en zaken waar je graag tijd aan wilt besteden. Hoe voorkom je dat je overweldigd raakt en niet meer weet waar je moet beginnen? Prioriteiten stellen is de sleutel tot het effectief beheren van je tijd en energie. Je kunt je tijd maar één keer besteden, en door bewust te kiezen kun je je leven in evenwicht brengen en succesvol zijn op de gebieden die voor jou het belangrijkst zijn.
Waarom is het belangrijk om prioriteiten te stellen?
Prioriteiten stellen helpt je om gefocust te blijven en je energie te richten op de dingen die er echt toe doen. Je kan gemakkelijk verdwaald raken in de chaos van het dagelijks leven als je geen prioriteiten stelt. Waardoor je tijd gaat verspillen aan minder belangrijke taken. Door prioriteiten te stellen ben je in staat om je doelen te bereiken, je tijd efficiënt te beheren, jezelf te beschermen tegen overbelasting en, in het ergste geval, een burn-out.
Hoe stel je prioriteiten?
De meeste mensen doen dit niet zo vaak, maar neem eens de tijd om na te denken over wat voor jou echt belangrijk is. Wat zijn jouw persoonlijke doelen? Wat zijn je lange termijndoelen? En wat zijn je kernwaarden? Door een duidelijk beeld te hebben van wat je wilt bereiken en wat voor jou het belangrijkst is, kun je beter prioriteiten stellen die in lijn staan met je doelen en waarden. Hierdoor vorm je als het ware je eigen kompas, dat je helpt kiezen als je twijfelt.
Om een beter beeld te krijgen van je prioriteiten is het goed als je je taken en verplichtingen eens in kaart brengt en ze op basis van urgentie en belangrijkheid categoriseert. De urgente taken hebben direct aandacht nodig hebben en de belangrijke taken dragen bij aan je lange termijndoelen. Beide zijn van belang dus richt je aandacht op de taken die zowel urgent als belangrijk zijn, dit helpt je om zowel de korte- als langetermijnresultaten te behalen. Hiermee stel je duidelijke prioriteiten.
Ook zul je merken dat je waarschijnlijk regelmatig tijd besteedt aan dingen die niet urgent en niet belangrijk zijn. Dat mag natuurlijk, maar door deze af en toe achterwege te laten, creëer je ruimte voor de dingen die je ècht wilt doen.
Wanneer je merkt dat je veel niet urgente en niet belangrijke taken doet, is het goed om jezelf te herinneren aan de prioriteiten die je al gesteld hebt. Digitale takenlijsten die je in apps als ToDoist kunt maken, bieden de mogelijkheid om aan elke taak direct een prioriteitsniveau te koppelen. Zo hoef je er niet steeds opnieuw over na te denken. Begin met de taken die op je prio-1 lijst staan, pak daarna pas prio-2 dingen op, etc. Het opschrijven van je prioriteiten helpt je om ze visueel te maken en zorgt ervoor dat je gefocust blijft.
Een ander belangrijk punt is het leren om ‘nee’ te zeggen. Eén van de grootste uitdagingen bij het stellen van prioriteiten is het leren afwijzen van taken die niet bijdragen aan je belangrijkste doelen. Als je niet alles kunt oppakken wat er op je pad komt, moet je nou eenmaal keuzes maken. Leer dus beleefd maar resoluut ‘nee’ te zeggen tegen verzoeken die niet bij je prioriteiten passen. Je hebt er immers waarom het er niet bij past.
Bovendien is het leven dynamisch, en moeten prioriteiten soms worden aangepast. Je hoeft natuurlijk niet altijd vast te blijven houden aan de beslissingen die je een tijd geleden genomen hebt, daar word je geen leuker mens van. Als het nodig is dat je de prioriteiten moet aanpassen, doe dat dan vooral. Zelfevaluatie op je gedrag en je doelen is goed. Zo houd je ze up to date en houd je koers. Het gaat erom dat jij degene bent die daar bewust voor kiest, in plaats van dat je je laat leiden door de omstandigheden van dat moment.
Vijf tips om je te helpen bij dit proces
#1 Houd het klein. Het is verleidelijk om tientallen dingen als prioriteit te beschouwen, maar dat kan leiden tot overbelasting en inefficiëntie. Beperk jezelf tot een paar belangrijke prioriteiten, zodat je je energie kunt concentreren en productiever wordt in het uitvoeren van je taken.
#2 Gebruik online tools. Er zijn talloze apps en tools die je kunnen helpen bij het beheren van je prioriteiten. Maak gebruik van time management tools zoals: digitale agenda’s, takenlijsten, herinneringen en alles wat maar voor jou werkt. Zo help je jezelf om georganiseerd te blijven en je prioriteiten in het oog te houden.
#3 Geef jezelf deadlines. Deadlines geven vaak precies de nodige druk die helpt om gefocust te blijven en ervoor te zorgen dat je taken op tijd worden afgerond. Zorg er wel voor dat je realistische deadlines stelt en houd je eraan. Probeer niet te vallen voor “planning fallacy”, het fenomeen dat men sneller te zijn dan daadwerkelijk is. Daardoor is het goed om beter te leren plannen.
#4 Je hoeft niet alles zelf te doen. Als bepaalde taken kunnen worden gedelegeerd of als je hulp kunt vragen aan anderen, aarzel dan niet om dit te doen. Dit geeft je meer ruimte en tijd om je te concentreren op je belangrijkste prioriteiten. Misschien doen anderen het niet op dezelfde manier als jij, maar het is goed om perfectionisme los te laten.
#5 Eén van de belangrijkste prioriteiten die je kunt stellen is dat het goed met jezelf gaat. Neem regelmatig pauzes, rust goed uit, eet gezond en doe dingen waar je van geniet. Door goed voor jezelf te zorgen, blijf je energiek en veerkrachtig. Waardoor je effectiever bent, overzicht houdt en niet laat leiden door de achtbaan van verplichtingen!
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
