Stel je eens voor: je zit in een vergadering die maar niet lijkt te eindigen. Je vraagt je af waarom deze vergadering zo lang moet duren. Een blik op de klok laat zien dat de vergadering al ruim over de geplande eindtijd heen is. Je raakt steeds een beetje meer geïrriteerd en bent allang niet meer met de inhoud van de vergadering bezig. “Waarom lopen deze vergaderingen altijd uit?!” vraag je je af. Op tijd klaar zijn met een vergadering, dat is toch niet zo moeilijk?
Dit is een situatie waar veel mensen zich waarschijnlijk in herkennen. Een vergadering die uitloopt kan niet alleen vervelend zijn, maar ook een enorme tijdverspilling. Het kan ervoor zorgen dat deelnemers gefrustreerd en gedemotiveerd raken en dat er uiteindelijk weinig tot niets wordt besloten. Dat helpt niet om een vergadering effectief te maken. Gelukkig zijn er verschillende manieren om ervoor te zorgen dat vergaderingen op tijd klaar zijn en niet uitlopen.
Tip 1: Stel een duidelijke agenda op en communiceer deze vooraf
Allereerst is het effectief samenstellen van een agenda belangrijk. Het hebben van een duidelijk overzicht van wat er besproken moet worden, zorgt voor een goede focus en richting van de vergadering. Daarnaast kunnen deelnemers zich voorbereiden en raken ze niet afgeleid door onderwerpen die niet op de agenda staan. Daarnaast zorgt een duidelijke agenda ervoor dat de vergadering efficiënter kan worden gehouden. Zo blijft er meer tijd over voor andere werkzaamheden. Zorg er ook voor dat de agenda realistisch is en dat er voldoende tijd is ingepland voor elk agendapunt.
Tip 2: Houd je aan de agenda en bewaak de tijd
Het is ook belangrijk om de tijd goed te bewaken. Dit kan het beste gedaan worden door een voorzitter aan te wijzen die verantwoordelijk is voor het bewaken van de tijd en het leiden van de vergadering. Als de tijd niet goed wordt bewaakt, kunnen deelnemers zich verliezen in nutteloze discussies en kan de vergadering uitlopen. Zorg er dus voor dat je de tijd goed bewaakt en dat je deelnemers daar ook op attendeert. Je kunt bijvoorbeeld aangeven hoeveel tijd er nog over is voor een bepaald onderwerp en hoeveel tijd er besteed mag worden aan elke spreker. Lees meer over Time Management.
Tip 3: Beperk het aantal deelnemers
Een te groot aantal deelnemers kan ervoor zorgen dat vergaderingen uitlopen. Het kan daarom handig zijn om het aantal deelnemers te beperken tot alleen diegenen die daadwerkelijk betrokken zijn bij het onderwerp van de vergadering. Hierdoor kan er efficiënter vergaderd worden en is er minder tijd nodig om ieders mening te horen.
Tip 4: Zorg voor een actieplan en follow-up
Het is belangrijk om aan het einde van de vergadering een actie- en besluitenlijst op te stellen waarin staat wie verantwoordelijk is voor welke actiepunten en wat de deadlines zijn. Hierdoor kunnen deelnemers direct aan de slag en is er minder kans dat er later nog extra vergaderingen nodig zijn. Zorg er ook voor dat er een follow-up is na de vergadering om te zien of de actiepunten zijn uitgevoerd en of er nog verdere stappen nodig zijn. Ook is het goed om te notuleren tijdens de vergadering, zodat er altijd terug gelezen kan worden wat er besproken is.
Tip 5: Evalueer de vergadering
Naast de eerder genoemde punten is het ook belangrijk om open te staan voor feedback van de deelnemers. Feedback is een belangrijk onderdeel van het vergaderproces, omdat het ervoor zorgt dat deelnemers zich gehoord voelen en dat er ruimte is voor verbetering. Vergaderingen kun je continu optimaliseren door te evalueren wat er goed ging en wat er beter kan.
Tip 6: Zorg voor pauzes tijdens lange vergaderingen
Tot slot is het ook belangrijk om de vergaderingen af en toe te doorbreken. Een vergadering van urenlang is niet alleen saai, maar ook nog eens vermoeiend. Zorg er dus voor dat er af en toe een pauze wordt ingelast, waarin deelnemers even hun gedachten kunnen verzetten en tot rust kunnen komen. Dit zorgt voor meer focus en energie in de rest van de vergadering.
Het hebben van effectieve en productieve vergaderingen is een belangrijk onderdeel van elke organisatie. Het zorgt voor een goede communicatie tussen teamleden, het houd de deelnemers betrokken bij de vergadering en creëert een gevoel van verbondenheid. Door de agenda in de vergadering duidelijke te hebben, de tijd goed te bewaken, niet te veel deelnemers uit te nodigen, een actieplan met follow-up te creëren en open te staan voor feedback. Zorg je dat vergaderingen op tijd klaar zijn en niet uitlopen. Vergeet niet om af en toe een pauze in te lassen, zodat deelnemers hun energie en focus kunnen behouden.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
