Collega’s…. de meeste kun je prima mee overweg, maar er zijn er een paar…. Zucht! Herkenbaar? Er is onenigheid over het werk, wie wat doet of juist vooral niet doet, gedoe over de eenzijdige besluitvorming, die ene “narcistische” collega enzovoorts. En voor je het weet, heb je een beginnend conflict met een collega. Een conflict voelt voor de meeste mensen bedreigend. We lopen er daarom graag voor weg.
Toch hoort botsen bij samenwerken: waar gehakt wordt, vallen nu eenmaal spaanders. Hieronder 5 stappen die je helpen voor een effectieve conflicthantering met een collega op de werkvloer.
Stap 1: Wat zit er dwars?
Een voorbeeld: Sanne en Boris werken samen aan een klus. Boris ergert zich aan Sanne omdat ze steeds vragen aan hem stelt hoe en wat. Vragen die ze ook zelf kan opzoeken in de procesbeschrijvingen die hij speciaal voor deze klus heeft gemaakt. Hij heeft haar er al een paar keer netjes op geattendeerd, maar ze blijft maar vragen stellen. Dit kost hem onnodig veel tijd. Irritant!
Andersom vindt Sanne Boris erg bazig overkomen. Ze heeft een paar keer een vraag gesteld, en dan geeft hij wel antwoord, maar zegt dan per mail dat ze dit ook wel even zelf had kunnen opzoeken. De procesbeschrijvingen zijn in Sanne’s ogen niet erg duidelijk. Ze heeft hem 1 keer geprobeerd te vertellen dat ze moeite heeft de antwoorden in de procesbeschrijvingen te vinden. Boris reageerde toen zo kortaf, dat ze merkt dat ze nu een beetje bang voor hem is geworden. Ze maakt zich in zijn bijzijn klein. Ze komt dan onzeker over, en stelt veel vragen. Iets waar ze zelf ook van baalt, maar niet goed kan veranderen. Haar conflict met een collega heeft impact op hoe zich gedraagt.
Bovenstaande illustreert dat dit beginnend conflict met een collega niet alleen inhoudelijk is, maar ook relationeel. Dat geldt eigenlijk voor alle conflicten. Een conflict manifesteert zich in de interactie tussen mensen, dus is per definitie altijd relationeel.
In de eerste stap is het belangrijk te stoppen met rennen en stil te staan. Ga na: wat zit je dwars en waarom?
Vragen die hierbij kunnen helpen:
- Welk gevoel of emotie roept het conflict bij je op? Probeer dat zo goed mogelijk te benoemen. Gevoelens die mensen vaak benoemen bij conflicten: geraakt, gekwetst, boos, verdrietig, bang, machteloos, gefrustreerd, moedeloos, verbitterd, teleurgesteld, gestrest.
- Waarom zit het je dwars? Stel jezelf open vragen. Pel de ui af. Wat maakt dat je je zo voelt? Wat is er gebeurd? Wanneer werd je gekwetst of geïrriteerd? Wat dacht je toen? Bij welke waarden en normen hoort dat? Aan welke (onbewuste) behoefte wordt niet voldaan? En hoe communiceren jullie nu samen? Dit is best een pittige oefening. Het is soms een goed idee om je te laten bevragen/coachen door een ander hierin.
Boris stelt zichzelf de vraag “Wat zit me nu echt dwars”? Allereerst kost het hem veel tijd voor iets dat ze zelf kan doen, terwijl hij het ook erg druk heeft. Verder denkend, beseft hij zich dat hij zich ook stoort aan hoe hulpeloos en onzeker Sanne overkomt. Vooral door haar manier van vragen stellen. Alsof hij het allemaal moet bedenken voor haar. Het woord zelfstandig heeft ze nog niet eerder van gehoord denkt hij, terwijl hij dat juist belangrijk vindt…
- Wat wil je? Is het iets is dat je wil bespreken of kun je zelf hier iets in veranderen/accepteren om het conflict op te lossen. Soms merk je dat je geïrriteerd bent, maar dat dit vooral met jezelf te maken heeft. Onzekerheid, jaloezie en projectie kunnen er voor zorgen dat je iemand niet aardig vindt. Die succesvolle salesmanager met zijn nieuwste Tesla en blakende zelfvertrouwen is echt zo’n kwal: dit zegt waarschijnlijk meer over degene die dit zo voelt dan wat het zegt over de salesmanager.
Kennis van jezelf en van de ander is soms al genoeg om tot inzicht te komen en met mildheid te accepteren dat iedereen kwaliteiten en gratis bijbehorende valkuilen heeft. Is het iets waar je echt last van hebt? Of waar je samen van kunt leren? Ga dan het gesprek aan.
Stap 2: Check of je bereid bent om het conflict op te lossen?
Het kan goed zijn dat je zo boos bent dat je denkt dat vooral de ander moet veranderen. Het ligt toch niet aan jou? Dit is menselijk. Echter als je nu al voor jezelf bepaalt dat je geen duimbreed op wil schuiven, dan wordt het lastig om het conflict met een collega op te lossen. “It takes two to tango”. Zo is dat ook voor conflicten. Ga na hoe jij je erbij voelt. Jouw bereidheid bepaalt bijvoorbeeld of mediation ingezet kan worden of dat een andere manier van conflictbemiddeling beter werkt.
Stap 3: Ga het gesprek aan!
Je merkt dat je niet lekker samenwerkt en je er last van hebt. Bespreek het dan zo snel mogelijk. Laat het niet lopen met excuses als: nu is geen goed moment, ik moet het even laten berusten etc. Kans bestaat dat je gaat piekeren of gaat klagen en roddelen met collega’s. Merk je aan jezelf op dat je begint te verharden in je oordelen en meningen over de ander? Dan wordt het tijd om het gesprek aan te gaan. Het gezegde: “iets op je lever hebben” bestaat voor een reden. Ruzies en conflicten zijn “gif” voor je eigen werkplezier en productiviteit. En die van de ander. Loop je er voor weg? Dan wordt de kloof steeds groter. En moeten jullie een bredere brug bouwen om de kloof te dichten. Bijt dus door de zure appel heen. Vertrouw erop dat het je gaat helpen.
Voelt het al zo ingewikkeld dat je het echt niet ziet zitten om dit alleen op te pakken? Haal de hulptroepen er bij. Dat kan een onpartijdige collega zijn (voor beiden!) je manager, of HR. Besef je wel dat het conflict met je collega dan wel groter voelt, ook voor de ander. Maak het dus niet groter dan het is.
Zorg ervoor dat de communicatie over het gesprek zorgvuldig verloopt. Het is nogal slordig als de ander via via hoort dat er een gesprek komt. Besteed dus even aandacht aan wie wat wel/ niet communiceert. Doe het gesprek 1-op-1 op een plek waar je niet gestoord wordt.
Stap 4: Structureer het gesprek
Een structuur geeft houvast en veiligheid om het gesprek constructief te voeren. Start met jullie gezamenlijke doel. Bijvoorbeeld, een professionele en gelijkwaardige samenwerking. Zijn emoties al hoog opgelopen? Maak dan spelregels zoals: we houden het vertrouwelijk, we proberen elkaar zo goed mogelijk te begrijpen, we laten elkaar uitpraten en we blijven respectvol. Er zijn een aantal oefeningen voor een effectieve conflicthantering die je kunt toepassen.
Probeer je in te leven in de ander. Herken, erken en verken samen wat er precies de hand is en wat je achterliggende bedoeling en behoefte is. Kijk ook hoe jullie samen het conflict in stand houden. Want als je dat herkent en erkent, dan kun je samen uit de “houdgreep” komen. Tot slot: denk in oplossingen. Tip: gebruik de geweldloze communicatie van Rosenberg als gesprekstechniek. Deze gesprekstechniek helpt je om te praten en te vragen in termen van persoonlijke belangen en behoeftes in plaats van verwijten en eisen. Zo kun je het conflict met een collega oplossen.
Rond het gesprek af door acties samen te vatten en te kijken waar en hoe jullie nu tegenover elkaar staan. Zijn jullie weer ok? Of is er nog meer nodig om het conflict op te lossen?
Boris en Sanne gaan in gesprek. Beiden vertellen ze wat ze dwars zit. Ze komen er in het gesprek achter waarom ze doen zoals ze doen, en wat ze eigenlijk graag willen. Boris benoemt dat hij denkt dat Sanne niet zelfstandig kan werken. Sanne reageert en zegt dat ze zeker zelfstandig wil en kan werken, maar het lastig vindt om initiatief te tonen als Boris ‘kortaf’ doet als ze iets vraagt of opmerkt. Dan wordt zij daar onzeker van. Boris geeft aan dat juist die onzekere houding hem er niet gerust op maakt of ze het wel kan. Dan wordt hij juist kortaf.
Ze zien in dat ze hierdoor in een negatieve spiraal zitten en dat samen doen. Het gesprek geeft inzicht en begrip. Ze maken concrete afspraken: Boris zal vriendelijk reageren en luisteren als Sanne met een vraag of tip komt. Sanne zal eerst het zelf proberen op te lossen in plaats van direct naar Boris te lopen. Aan het eind checken ze hoe de vlag erbij hangt. Conclusie: fijn om dit kort te sluiten. Dit hadden we eerder moeten doen. We maken het groter dan het is. Ze besluiten om het de volgende keer eerder te melden als iets niet lekker loopt.
Stap 5: Plan een follow-up moment
Vaak voelen mensen zich gekwetst in een conflict met een collega. Als het conflict is opgelost zijn de negatieve emoties minder geworden, maar soms hoeft er maar iets te gebeuren voor de betrokkenen om te denken: “nu doet hij/zij het weer!” en de ander dat te verwijten. Plan daarom een follow-up moment waarin je stil staat bij de samenwerking en kijkt wat er eventueel nodig is om de strijdbijl echt te begraven.
Tot slot: Oude (verdronken) koeien werden vroeger in de sloot gelaten om weg te rotten. Dat was goedkoper dan ze op te moeten vissen. Dat het water dan vervuild raakte, was minder belangrijk voor de boer. Bij langslepende conflicten kunnen oude koeien de sfeer echter sterk vervuilen. Zijn er oude koeien die steeds weer worden opgerakeld waardoor je niet verder komt? Besteed er aandacht aan. Niet om er in te ‘verdrinken’. Wel om ze op de wal voorgoed te ‘begraven’. Kijk dus even door die ‘achterruit’ en spreek concrete acties af om weer door de ‘voorruit’ te kunnen kijken. Dat rijdt een stuk prettiger en beter!
Heb je vragen of wil je meer weten over conflicthantering? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Conflicthantering? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
