Samen tot goede besluiten komen is een belangrijk onderdeel van samenwerken. Een helder besluitvormingsproces is dus essentieel. Maar dat is zeker niet vanzelfsprekend. Ik sprak laatst iemand die de besluitvorming binnen de organisatie kernachtig kon omschrijven met een zin die ze onderling vaak gebruikten “Besluit genomen; discussie gestart.” Bij hen was het dus gebruikelijk dat een genomen besluit telkens weer opnieuw ter discussie gesteld kon worden. En dat leidde tot veel frustratie.
Andere uitdagingen die voorkomen bij besluitvormingsprocessen is dat er geen gedragen besluit genomen kan worden of dat er überhaupt geen besluit genomen wordt. Meer informatie over hoe je kunt zorgen voor draagvlak, vind je ook in het blog: ‘Draagvlak creëren: hoe creëer je draagvlak voor een besluit?´.
In dit blog leg ik een veelgebruikt en zeer helpend model aan je uit om het besluitvormingsproces te vergemakkelijken en effectief te maken. Het gaat hierbij om het BOB-model. Dit model bestaat uit drie stappen: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming.
Stap 1 van het besluitvormingsproces: Beeldvorming
De eerste stap van het BOB-model is beeldvorming. Dit betekent dat je als team de tijd neemt om het probleem te definiëren en alle informatie over het onderwerp op een rijtje te zetten. Het is belangrijk dat iedereen dezelfde informatie heeft, zodat er geen misverstanden ontstaan. Maak gebruik van feiten en cijfers en vraag eventueel om extra informatie als dat nodig is. Het doel van beeldvorming is om een duidelijk beeld te krijgen van de situatie en de verschillende perspectieven die er zijn.
Tip. Gebruik de volgende vragen in de beeldvormingsfase:
- Wat is precies het probleem?
- Waarom wordt dit als probleem ervaren?
- Welke informatie hebben we nodig om tot een goed besluit te komen?
- Wie zijn de belangrijkste stakeholders, die betrokken zijn bij dit besluit?
Stap 2 van het besluitvormingsproces: Oordeelsvorming
De tweede stap is oordeelsvorming. Nu het probleem helder gedefinieerd is en de feiten en cijfers op tafel liggen, is het tijd om als team de verschillende perspectieven te bespreken. Dit kan soms een uitdaging zijn, vooral als er verschillende meningen zijn. Het is belangrijk om open te staan voor andere standpunten en goed naar elkaar te luisteren. Vraag door als iets niet duidelijk is en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar mening te geven.
Tip. Gebruik de volgende vragen in de oordeelsvormingsfase:
- Welke mogelijke ideeën en oplossingen zijn er?
- Wat zijn de voor- en nadelen?
- Welke optie past het beste bij onze organisatie en doelstellingen?
- Welke risico’s zijn er verbonden aan elke optie?
- Welke gevolgen heeft elke optie voor de betrokken stakeholders?
Stap 3 van het besluitvormingsproces: Besluitvorming
De derde en laatste stap is besluitvorming. Nu het probleem goed gedefinieerd is, de feiten op tafel liggen en de verschillende perspectieven zijn besproken. Is het tijd om tot een besluit te komen. Vaak hebben we het idee dat elke besluit een gezamenlijk besluit moet zijn en dat iedereen zich erin moet kunnen vinden. Dat hoeft niet het geval te zijn. Er zijn meerdere manieren om een besluit te nemen. Je kunt met elkaar afspreken hoe dit besluit genomen gaat worden. Wordt het een unaniem besluit (iedereen is het er mee eens)? Wordt het een meerderheid van stemmen (minimaal de helft plus één is voor)? Wordt het een besluit op basis van consensus (iedereen is het er min of meer mee eens, niemand heeft overwegende bezwaren)? Of heeft één van de stakeholders een doorslaggevende stem?
Tip. Gebruik de volgende vragen in de besluitvormingsfase:
- Op welke wijze gaan we een besluit nemen (unaniem, meerderheid van stemmen, consensus, doorslaggevende stem)?
- Welke optie is de meest haalbare en past het beste bij de organisatie?
- Wat is het besluit?
- Wat zijn de belangrijkste afspraken die we moeten maken om het besluit uit te voeren?
- Wie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het besluit?
- Hoe gaan we communiceren over het besluit en de redenen daarvoor?
- Hoe zorgen we ervoor dat iedereen op de hoogte is van het besluit en de verwachte resultaten?
Het besluitvormingsproces is van groot belang voor effectieve samenwerking. Door het toepassen van het BOB-model kun je als team stap voor stap tot een weloverwogen besluit komen. Het is belangrijk om alle stappen serieus te nemen en hier de tijd voor te nemen. Vergeet niet dat goede besluiten leiden tot betere resultaten en een succesvolle samenwerking.
Tot slot: het besluitvorming is niet altijd makkelijk
Soms is het lastig om tot een gezamenlijk besluit te komen. Of dat er verschillende meningen zijn. Het is belangrijk om hier open over te communiceren en elkaar de ruimte te geven om alle perspectieven te bespreken. Door het toepassen van het BOB-model en het volgen van deze tips kun je als team effectief en gelijkwaardig samenwerken.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen.
- Om een vergadering goed voor te bereiden hebben we blogs over: het belang van de agenda tijdens de vergadering, het goed samenstellen van een agenda en het doel van vergaderen.
- Om vergaderen interessant te houden hebben we blogs over: het inzetten van een check-in, het anders vergaderen met verschillende werkvormen, tips voor online vergaderen, en het betrokken houden van de deelnemers.
- Om vergaderen effectief te maken maken hebben we blogs over: het belang van effectief vergaderen, draagvlak creëren voor besluiten, het besluitvormingsproces, hoe een discussie stopt, het op tijd klaar zijn en het effectief inzetten van interventies.
- Om informatie van de vergadering bij te houden hebben we blogs over: het notuleren van de vergadering en het maken van een actie- en besluitenlijst.
