“Nee, ik heb geen leerdoelen, ik moest deze training volgen van mijn manager” Theo kijkt me vriendelijk aan. Ja, hij heeft het ‘wel druk’, maar daar doe je toch niets aan? En hij weet ook eigenlijk niet waarom hij precies naar de training gestuurd is. Dat heeft hij niet gevraagd. Hij is gewoon gekomen. “Is dat hoe je normaal ook werkt? Doen wat er van je gevraagd wordt zonder je af te vragen waarom?” vraag ik hem. ” Ja, daar word ik toch voor betaald?” is het antwoord van Theo. Hij weet niet waarom time management belangrijk is.
Naarmate de dag vordert krijgen we steeds meer beeld van de werkwijze van Theo. Hij begint om half 7 in de ochtend met werken. Oké, dat kan. Sommige mensen zijn van nature vroege vogels. Maar Theo houdt dan niet om een uur of drie op. Nee, hij is meestal ook nog degene die ’s avonds het licht uitdoet. Maar is dat erg? Hij vindt het zelf prima zo en heeft naar eigen zeggen geen time management nodig. Dat hij het werk van andere collega’s ondertussen ook oppakt, vindt hij normaal. Of hij meer gedaan zou krijgen als hij niet op elk piepje zou rennen? Wie weet. Hij vindt het wel jammer dat hij soms wat weinig vrije tijd heeft, maar dat is nou eenmaal hoe het is. Waarom wil zijn manager dan dat hij deze cursus volgt?
Waarom is time management belangrijk?
Time management is het bewust met je tijd om gaan, zodat je meer doet in minder tijd. Oftewel effectief werken zodat je jouw doelstellingen haalt. Door beter te worden in het beheren van je tijd kun je een beter asset worden voor de organisatie. Om hierin beter te worden kun je gebruik maken van handige time management tools. Onderstaande 3 redenen geven aan waarom time management belangrijk is.
Reden 1: Time management creëert duidelijkheid voor jezelf én de organisatie
Langzaam wordt duidelijk dat de manager van Theo veel te weinig informatie krijgt. Wat hij ziet, is dat het werk gedaan wordt. En dat Theo vrij tevreden op de vloer staat, alleen wel vaak te lange dagen maakt. Dus maar even naar een cursus time management. Omdat Theo maar blijft oplossen en in zijn gewoontes volhardt, is het zowel bij Theo als de rest van de organisatie niet meer duidelijk wat hij precies doet. Dit zie je vaak bij mensen die het te druk hebben, of het steeds drukker krijgen: alles maar blijven oppakken wat er op je af komt. Op zich is daar niets mis mee, soms moet je gewoon even wat harder aan de bak. Maar als de situatie blijvend is of erger wordt, zijn we met die automatische reactie niet meer effectief bezig.
De verwachtingen van zowel onszelf als de omgeving stijgen ongemerkt en wat eerst een uitzondering was, is al snel de norm. Niet uit kwaadwilligheid, maar omdat het nu eenmaal druk is en je hebt bewezen dat je het aankunt. Wil je die verhoogde lat te lijf blijven gaan? Dan is het belangrijk om duidelijk te hebben wat je ervoor moet doen. En laten. Time management zorgt ervoor dat je inzicht krijgt in je tijd en hoe je ermee omgaat. Dat maakt het daarna veel makkelijker om ook je organisatie duidelijkheid te geven over waar je allemaal mee bezig bent.
Reden 2: Het verbetert effectiviteit
Je hebt de hele dag keihard gewerkt, van alles aangepakt, maar kort gepauzeerd, en aan het eind van de dag denk je vraag je jezelf af wat je nou precies gedaan hebt. Ken je dit gevoel? Waarschijnlijk komen er meteen ook een aantal dingen in je op die je je voorgenomen had te doen, maar waar het (weer) niet van gekomen is. Er is een verschil tussen efficiëntie en effectiviteit.
Het is mooi als je zaken zo handig mogelijk aanpakt. Maar zonder goed time management verlies je nog wel eens uit het oog of dat zaken waren waar je je überhaupt mee bezig had wíllen houden. Stephen Covey, auteur van het boek “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap”, heeft het over de ‘grote stenen’. Dat zijn de dingen die voor jou echt belangrijk zijn om tijd aan te besteden, omdat ze fundamenteel bijdragen aan jouw persoonlijk doelen of levensgeluk. Vaak zijn dit taken en bezigheden die op dit moment niet urgent zijn, maar waarvan je zelf kunt bepalen wanneer je ermee bezig bent. Het gevaar is dan dat je ze eindeloos voor je uit blijft schuiven. Als je niet uitkijkt, ben je anders vooral tijd aan het besteden aan het blussen van brandjes, het helpen van anderen en het wegwerken van een stroom to-do’s. Daarom is het goed om prioriteiten te stellen.
Voor een effectieve besteding van je tijd, zul je er actief voor moeten zorgen dat jouw ‘grote stenen’ prominente plekken innemen op je schema. Daaromheen ligt ruimte voor de rest. Hiermee voorkom je dat je de dag, week, maand of het jaar afsluit met het gevoel dat je weliswaar heel druk geweest bent, maar aan de écht belangrijke dingen niet bent toegekomen.
Reden 3: Je blijf koers houden
Hoe kijk je aan het einde van het jaar terug? Het is zaak om overzicht te houden, je keuzes helder te blijven maken en daar goed over te communiceren. Voor sommigen is dat al lastig genoeg als het over werk gaat. Het betekent dat je soms “niet vandaag” zult moeten zeggen op een verzoek van een collega. Of dat die klus die je zo lekker uitstelde omdat je er geen zin in had, nu toch echt moet worden opgepakt.
Maar in de 24 uur die we per dag hebben, zijn we voor een groot deel met andere dingen dan werk bezig. In die overige uren is bewust kiezen even belangrijk, want ‘grote stenen’ heb je ook privé. Wat moet je doen om aan het eind van het jaar tevreden terug te kunnen kijken? Aan wie wil je veel tijd hebben besteed? Wat wil je hebben ondernomen? Hoe heb je ondertussen voor jezelf gezorgd, zodat je ook echt van de belangrijke dingen kon genieten? Al deze vragen hebben te maken met time management.
Waarom is time management een goed idee?
Indien je meer inzicht wilt krijgen in je eigen tijd en effectiviteit. Als je die duidelijkheid zelf hebt, kun je het ook geven aan anderen. Omdat je je met dat inzicht beter keuzes kunt maken tussen wat wel of juist niet te doen. En omdat je je zo veel meer kunt focussen op de écht belangrijke dingen. Een cursus time management heeft veel verschillende leerdoelen.
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
