De noodzaak van zelforganiserende teams wordt steeds groter als je als organisatie om wilt kunnen gaan met de snelle veranderingen. Maar wat is zelforganisatie eigenlijk? In deze blog lees je over kenmerken van zelforganisatie, de succesfactoren en tips om met zelforganisatie te starten.
Zelforganisatie stimuleert een noodzakelijke beweging van ‘medewerkers beheersen en controleren’ naar ‘kundige professionals vertrouwen’. De zelforganiserende teams zijn resultaatverantwoordelijk, zij realiseren zelf teamdoelen en bepalen zelf hoe ze dat doen. Zelforganisatie sluit aan bij de wens om medewerkers meer verantwoordelijkheid te geven en klanten centraal te stellen. Bij zelforganisatie is het eigenaarschap namelijk gedeeld, hierdoor zijn teams in staat snel te reageren op wensen van de klant, kansen en bedreigingen. Zo kan het team dynamisch sturen binnen de kaders.
Zelforganisatie is geen doel maar een middel. De belangrijkste vraag is dus, waarvoor is het een middel? Wanneer zelforganisatie goed uitgevoerd wordt leidt dit tot blije medewerkers, snelle en betere processen en blije klanten.
Wat is zelforganisatie?
- Zelforganiserende teams zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het resultaat;
- Deze zelforganiserende teams stellen de klant centraal en leveren producten en/of diensten aan de interne of externe klant;
- Zelforganiserende teams hebben veel regelruimte en bevoegdheden om beslissingen te nemen;
- En tenslotte dragen zelforganiserende teams bij aan de purpose (het hogere doel) van de organisatie.
4 Succesfactoren voor zelforganisatie
Ondanks het feit dat zelforganisatie mooi klinkt, is het succesvol toepassen van zelforganisatie een uitdaging in de praktijk. We hebben vier succesfactoren op een rij gezet om je op gang te helpen met zelforganisatie.
1. Heldere kaders
Kaders zijn essentieel voor de richting en focus van de zelforganiserende teams. Zelforganisatie vraagt dus nog wel degelijk besturing, want heldere kaders houden de boel bij elkaar. Het geeft duidelijkheid aan teams en individuen over wanneer zij het goed doen. De kaders die teams nodig hebben, bespreek je met de teamleden zelf en evalueer je geregeld. Uit ervaring blijkt dat wanneer er geen heldere kaders zijn gesteld, de kans groot is dat er chaos, verwarring, verlamming, ontevredenheid en eilandjes ontstaan. Hieronder staan de belangrijkste kaders voor teams weergegeven.
A. Doelstellingen
Zelforganiserende teams zijn resultaatverantwoordelijk en werken gefocust aan de teamdoelen. Deze teamdoelen zijn een vertaling van de organisatiedoelen. De organisatie- en teamdoelen zijn tevens in lijn met de purpose (hoger doel) van de organisatie zodat iedereen dezelfde richting op beweegt. Vaak definiëren teams ook een eigen purpose, waarmee teams laten zien waar ze voor staan en gaan.
B. Purpose
De purpose is het hogere doel wat leidend is voor alles wat men doet in de organisatie. De pupose verbindt individuen en teams en gaat voorbij aan het eigen belang. Purpose gaat over welke positieve bijdrage de organisatie, het team of het individu wil leveren in de wereld. De purpose is een cruciaal kader voor alignment, richting en betrokkenheid in de organisatie.
C. Kernwaarden
Wat zijn onderscheidende waarden voor de organisatie en het team? De houding en het gedrag van de zelforganiserende teams wordt bepaald door kernwaarden. Deze kernwaarden laad je door met elkaar in dialoog betekenis te geven aan deze waarden. Wat doe je bijvoorbeeld als je deze kernwaarde leeft? Dit zorgt ervoor dat men weet wat er van hen wordt verwacht, daarnaast helpen kernwaarden in het nemen van beslissingen.
D. Verantwoordelijkheden in rollen
Regelmatig zie je dat zelforganiserende teams overgaan van functies naar rolomschrijvingen. In deze rolomschrijvingen staan verantwoordelijkheden helder beschreven. Zo weet iedereen wie waarvan is. Het voordeel van deze manier van organiseren is dat je in staat bent rollen binnen zelforganiserende teams te wijzigen of in het leven te roepen. Zo kun je snel inspelen op veranderingen in de omgevingen. Tevens kan men elkaar gemakkelijk verantwoordelijk houden door de transparantie.
2. Continue feedback
Elkaar feedback geven en aanspreken is nodig om een topteam te worden. Durven mensen zich naar elkaar uit te spreken en is men in staat van elkaar te leren? Wanneer er voldoende veiligheid en vertrouwen is binnen en tussen de teams, is de kans op een feedbackcultuur vele male groter. Feedback is essentieel voor het continu blijven leren en aanpassen. Feedback dient als brandstof voor zelforganiserende teams. Het is een vanzelfsprekendheid en wordt ervaren als een cadeau; een kans van leren en ontwikkelen. Het blijkt nóg beter te werken als teamleden zelf feedback vragen. Maar hoe doe je dat? In de blog over het ontvangen van feedback lees je daar meer over.
Ook interessant: Over het verschil tussen zelforganisatie en zelfsturing
Er zijn teams waarbij dit niet zo vanzelfsprekend is. Feedback kan gezien worden als een bedreiging waardoor leren en prestaties in het geding komen. Morgen er fouten worden gemaakt, of moet alles in een keer goed? Teams waarin feedback normaal is, besteden aandacht aan het zien van elkaars kwaliteiten, elkaars valkuilen en hoe daar vervolgens mee om te gaan.
Voor het slagen van zelforganisatie is het cruciaal zoveel mogelijk visueel en transparant te maken. Het team is dan in staat de voortgang te inspecteren en hierop te reageren. Denk aan het transparant maken van acties, verantwoordelijkheden, bevoegdheden, besluiten, processen, de voortgang en andere indicatoren.
Feedback op prestaties van zowel het management als klanten is van groot belang. Door feedback wordt het team in staat gesteld de strategie en de planning bij te stellen indien dat nodig is. Zogenoemde metrics, kwalitatieve of kwantitatieve indicatoren, helpen zelforganiserende teams te inspecteren of zij het goed doen. Denk bijvoorbeeld aan klanttevredenheid, doorlooptijd, stemming van het team, omzet, wachttijden, bezetting, etc. Deze informatie kan het zelforganiserende team helpen bij te sturen wanneer nodig.
3. Zorg dat teams de ruimte hebben om besluiten te nemen
Wil zelforganisatie slagen dan is het belangrijk dat het team mandaat krijgt waardoor het team zelf beslissingen kan nemen, zolang het de organisatie geen schade berokkent. Met regelruimte zijn teams in staat beter en sneller aan te sluiten bij de wensen van de klant.
Het is voor het management verleidelijk in te grijpen als het even misloopt. Dat kan resulteren in angst om fouten te maken en verlamming. Laat teams zelf verantwoordelijkheid nemen door het geven van autonomie. Van fouten leren mensen. Het moment waarop het team de resultaten presenteert kan het management feedback geven en het team verder helpen in de goede richting.
4. Tijd en vertrouwen
Het opzetten van zelforganisatie kost tijd en vraagt om goede begeleiding. Zelforganisatie heeft te maken met teamvolwassenheid. Een team heeft tijd nodig voordat zij een eenheid vormen gericht op resultaten. Ook is er continu afstemming nodig tussen organisatie, team en individu. Vertrouwen vanuit het management en bestuur is een voorwaarde voor zelforganisatie. Dit wekt ook vertrouwen in teams voor de weg naar zelforganisatie. Het is een voorwaarde dat de organisatie erop vertrouwt dat men in staat is om de ontwikkeling met elkaar door te maken. En laat los dat álles meteen goed zal gaan.
Heb je antwoord op de vraag ‘wat is zelforganisatie’? We hopen het. Als je meer wilt leren over zelforganisatie kun je misschien een keer een training komen volgen.
Wil jij met zelforganisatie aan de slag?
Bij de Zelforganisatie Fabriek zijn we gespecialiseerd in zelforganisatie en alles wat daarbij komt kijken. Volg een van onze trainingen of breng zelforganisatie naar een volgende stap met een van onze teamcoaches. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
