Effectief werken is iets wat we graag willen. We streven ernaar om onze doelen te behalen en het werk op tijd af te krijgen. Zo kunnen we onder andere een goed werk-prive balans in stand houden, vinden we werkgeluk terug en kunnen werken aan onze persoonlijke doelen. Hieronder staan een aantal tips die jou helpen in het effectief werken.
Een voorbeeldsituatie waarin effectief werken de oplossing is
Mia stelde op de eerste trainingsdag een vraag die haar de laatste tijd bezig hield. Ze werkte keihard, kreeg veel voor elkaar, en iedereen vond haar een heel fijne collega. Daarnaast hielp ze anderen waar ze kon, zat op verzoek in een paar werkgroepjes en kreeg veel waardering voor haar werk. Verder had ook een leuke baan, vond ze. Maar de laatste tijd had ze veel stress, maakte ze steeds meer overuren, en had eigenlijk constant een ontevreden en opgejaagd gevoel. Haar functie was niet wezenlijk veranderd. Hoe kon dit nou? Toen we er wat verder op in gingen werd al snel duidelijk wat het probleem was. Mia werkte inderdaad keihard, en was goed in het efficiënt werken.
Maar ze was niet goed in het effectief werken en werkte niet aan de juiste dingen. Door zich teveel te richten op wat anderen van haar vroegen, verwaarloosde ze de taken die ze eigenlijk zou moeten doen, en die haar een gevoel van voldoening gaven. Als ze dan eindelijk aan de belangrijke dingen toekwam, kostten ze haar meer moeite en maakte ze meer fouten, omdat ze ze deed op het moment dat ze zich slecht kon focussen, bijvoorbeeld aan het eind van de middag. Om haar werkplezier terug te krijgen, moest Mia effectiever gaan werken.
Het voorbeeld hierboven is voor veel mensen herkenbaar. Hoe meer druk we ervaren, hoe lastiger het kan zijn om de juiste keuzes te maken. We focussen dan teveel op efficiëntie, in plaats van op effectiviteit. Waar de sleutel zit tot effectiever werken verschilt van mens tot mens, maar voor veel mensen zit het in minimaal een van de volgende zaken.
Tip 1: Stel je eigen doelen
Doelen hebben we allemaal. Je weet wat er aan het einde van de dag/week/maand klaar moet zijn. Je wordt juist gestoord van die deadlines! Maar heb je wel eens gekeken naar óf en waarom ze belangrijk voor jou zijn? Veel mensen vergeten in de gaten te houden of de taken die ze zo snel mogelijk aan het afhandelen zijn, echt belangrijk voor ze zijn. Laat je je leiden door wat er op je af komt, of hou je zelf de regie en kies je voor de dingen die bijdragen aan jouw doelen? Bij dat laatste ben je effectiever aan het werken, en houd je zicht op de zaken die jou voldoening geven.
Tip 2: Gebruik de Time management matrix
Dit wordt ook wel de Eisenhower matrix genoemd. Dat is een handige time management tool waarbij je voor alle taken waar je normaal tijd aan besteedt kunt bepalen in hoeverre ze urgent, belangrijk, of een combinatie van die twee zijn. Kortom het helpt je met prioriteiten stellen en beter plannen. Door regelmatig tijd te besteden aan het creëren van dit overzicht, levert het je een effectievere manier van werken op. Hoe vaker je dit doet, hoe sneller je bij elke nieuwe taak direct kunt bepalen of, en zo ja wanneer, je hem gaat oppakken.
Tip 3: Delegeer je taken
Als je helder hebt welke taken echt door jou moeten worden opgepakt, kun je beter overzien hoeveel tijd deze dingen je gaan kosten. Heb je daarnaast nog tijd over voor een werkgroepje of een nieuw project? Prima, lekker doen. Maar als je merkt dat je regelmatig aan het schuiven bent met die belangrijke taken, is het tijd om dingen te delegeren. Er zijn vast wel andere mensen die een deel van je over kunnen nemen. En zo niet; met jouw duidelijke overzicht kun je beter met je manager in gesprek over de verwachtingen die er zijn, en de keuzes die jullie samen zullen moeten maken. Ook de organisatie heeft er tenslotte belang bij dat de medewerkers effectief werken.
Tip 4: Leer “nee” zeggen
Heel vleiend dat mensen jouw graag bij hun projecten en ideeën willen betrekken, maar je kunt niet alles tegelijk. Ook hier geldt weer dat je voor jezelf moet afwegen of die nieuwe taak te combineren is met je bestaande taken en wat belangrijker is. Zo nodig neem je hier even de tijd voor, voordat je op het verzoek reageert. Je antwoord is daarna duidelijker zijn voor de ander, ook als je een taak niet gaat aannemen. De meeste mensen zullen weliswaar teleurgesteld zijn als je het verzoek afwijst, maar je niet minder waarderen. Als je had toegezegd, had je deze nieuwe klus immers niet de aandacht kunnen geven die het nodig heeft. Tenminste, niet als jij trouw wilt blijven aan je eigen doelen.
Tip 5: Doe belangrijke zaken eerst
Houd de taken die voor jou echt belangrijk zijn goed voor ogen en geef ze als eerste een plek in je dag- of weekindeling. Mocht je dan nog tijd overhouden dan kan je die besteden aan minder belangrijke taken, of voor activiteiten die bijdragen aan doelen van anderen. Maak deze indeling op het moment dat je nog helemaal scherp bent, voor de meeste mensen is dat in de ochtend. Als je hersenen al een beetje moe zijn, is het veel lastiger om de juiste keuzes te maken. Daarnaast is het zo dat zodra je in de actiestand gaat, zal je sneller geneigd zijn om binnenkomende taken gelijk even mee te pakken, in plaats van eerst te kijken of je je dan nog steeds effectief werkt. Ze zeggen niet voor niets dat je een taak aan iemand moet geven die het druk heeft als je iets gedaan wilt krijgen.
Tip 6: Maak gebruik van time management tools
Er zijn verschillende time management tools die jou helpen om effectiever te werken. Deze tools kunnen je helpen om beter je focus te houden, overzicht te houden over alle taken die te wachten staan, en geven inzicht in hoe lang je met een taak bezig bent. Door bewust met je tijd om te gaan kun je je effectiviteit zeker weten verbeteren. Deze tools bestaan nu eenmaal. Het is zonde om er geen gebruik van te maken.
Terugkomend op het inleidende voorbeeld waarin het beter worden in effectief werken de oplossing is. Toen Mia meer overzicht aanbracht in haar dagelijkse taken, bleek dat ze veel te veel werk had aangenomen. Ze is gaan delegeren, heeft een paar taken helemaal afgestoten. Ook gaf ze voorrang aan de dingen die voor haar echt belangrijk waren. De rest plande ze eromheen, al naar gelang de tijd die er nog over was. Natuurlijk moesten mensen eraan wennen dat ze niet meer automatisch voor iedereen gingen rennen, maar de verwachtingen waren al snel bijgesteld. Toen ze haar efficiëntie op de juiste taken ging richten, kwam haar werkplezier al gauw terug. De extra taken die ze op zich nam, koos ze bewust en kon ze met alle aandacht geven die ze nodig hadden. Een wereld van verschil, puur en alleen door effectiever te gaan werken.
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
