Vergaderen zonder een duidelijk besluitvormingsproces kan voelen als een reis zonder bestemming. Je bent wel aan het effectief vergaderen en hebt het wellicht zelfs over de juiste dingen, maar als het gaat over de besluitvorming in de vergadering wordt het ingewikkeld. Dat lijkt maar niet goed te lukken. Problemen met het nemen van besluiten uiten zich in allerlei vormen. Soms duurt het nemen van een besluit eindeloos en gaat het er al vergaderingen lang over, zonder dat er daadwerkelijk een knoop wordt doorgehakt. Soms lijkt het erop dat er wel een besluit genomen is, om er later achter te komen dat de meningen nogal verschillen over welk besluit er nu genomen is. En soms is het besluit eigenlijk best helder, maar blijkt er geen draagvlak voor het besluit te zijn. Degenen die het er niet mee eens zijn, hoor je dan het meest. Of erger nog, er wordt gezegd achter het besluit te staan, maar in de praktijk doet men toch gewoon niet wat er is afgesproken. Is het nu echt zo ingewikkeld, of kan het anders? In deze blog lichten we het besluitvormingsproces in hoofdlijnen toe en gaan we dieper in op zes manieren om een besluit te nemen.
Het besluitvormingsproces
Een handig model om te gebruiken voor het besluitvormingsproces is het BOB-model. BOB staat voor de drie stappen in het besluitvormingsproces, namelijk beeldvorming, oordeelsvorming en besluitvorming:
- Beeldvorming: Iedereen krijgt de kans om het probleem te schetsen en alle relevante informatie wordt verzameld.
- Oordeelsvorming: De teamleden evalueren en bediscussiëren de mogelijke opties.
- Besluitvorming: Uiteindelijk moeten er knopen doorgehakt worden. De eerdere stappen helpen om in deze laatste stap het daadwerkelijk besluit te nemen.
In de blog: ‘Besluitvormingsproces in 3 stappen: hoe kom je tot een besluit?’ wordt uitgebreider ingegaan op dit model. Door het toepassen ervan en het volgen van de tips kun je als team effectief en gelijkwaardig samenwerken.
Nu gaan we dieper in op de verschillende besluitvorming manieren, vergezeld van besluitvorming voorbeelden die nuttig kunnen zijn. Het helpt om vooraf helder te hebben welke manier van besluit nemen passend is. Dat kan per onderwerp ook verschillen. De verschillende besluitvorming manieren hebben ook hun eigen voor- en nadelen. Sommigen kosten meer tijd; andere manieren zorgen voor minder draagvlak.
Hieronder volgen zes verschillende besluitvorming manieren met bijbehorende besluitvorming voorbeelden.
Unaniem besluiten
Bij unanieme besluitvorming zijn alle teamleden het eens met het besluit. Dit zorgt voor sterke betrokkenheid en groot draagvlak, maar kan tijdrovend zijn. Denk aan een situatie waarin het hele team akkoord moet gaan over het ontwerp van een nieuw product. Pas als iedereen het erover eens is, kan de uitvoering beginnen. Dit zorgt ervoor dat iedereen volledig achter de beslissing staat, maar vergt vaak uitgebreide discussies en overleg. Dit is een van de besluitvorming voorbeelden die laat zien hoe unanimiteit kan leiden tot draagvlak. Het is wel een goed idee om voor deze manier ons blog te lezen ‘Op tijd klaar zijn met een vergadering, hoe doe je dat?‘ voor tips om je vergaderingen niet te lang te laten duren.
Consensus-besluitvorming in je vergadering
Consensus vraagt om een compromis waarbij alle leden zich kunnen vinden in het besluit, zelfs als het niet ieders eerste keuze is. Dit kost meer tijd, maar genereert bredere ondersteuning. Bijvoorbeeld, na een lange discussie over de marketingstrategie, komt het team overeen om zowel digitale als traditionele media te gebruiken om een breder publiek te bereiken. Iedereen voelt zich gehoord en kan zich vinden in het besluit, wat het draagvlak vergroot. Dit is een van de besluitvorming voorbeelden waarin consensus zorgt voor duurzaamheid. Wel is het handig om ons blog te lezen ‘Hoe stop je een discussie tijdens een vergadering?‘ om dit type besluitvorming in je vergadering effectief te houden.
Compromis sluiten
Bij een compromis geven beide partijen iets op om tot een gezamenlijk besluit te komen. Neem bijvoorbeeld een conflict over het budget voor een project. Het team besluit om de budgetten gelijkmatig te verdelen over twee concurrerende plannen, zodat beide projecten kunnen doorgaan met beperkte middelen. Zo wordt ervoor gezorgd dat geen enkele kant verliest, maar ook niet alles krijgt wat ze wilden. Dit zorgt voor redelijk snelle besluitvorming en bevordert het draagvlak, hoewel het niet altijd tot optimale oplossingen leidt. Dit besluitvorming voorbeeld laat zien hoe compromissen werken in de praktijk.
Besluitvorming in je vergadering via meerderheid van stemmen
Bij deze methode wordt het besluit genomen op basis van de meerderheid. Dit is handig voor eenvoudige en snelle beslissingen, wat vooral nuttig is wanneer de tijd beperkt is. Stel je voor dat het team moet stemmen over welk softwareprogramma ze gaan aanschaffen. De optie met de meeste stemmen wint, waardoor het team snel verder kan met implementeren. Deze methode werkt snel, maar kan minder draagvlak creëren onder degenen die tegen het voorstel hebben gestemd. Dit behoort tot de besluitvorming voorbeelden die snelheid benadrukken.
Doorslaggevende Stem
Als er onenigheid blijft, kan de voorzitter een doorslaggevende stem hebben. Dit is nuttig als de beslissing urgent is en er snel gehandeld moet worden. Denk aan een crisissituatie waar snel handelen vereist is; de voorzitter hakt de knoop door en bepaalt welk plan er uitgevoerd wordt, bijvoorbeeld bij een PR-crisis. Snelheid staat voorop, maar het kan aan draagvlak ontbreken als niet iedereen gehoord is. Dit besluitvorming voorbeeld toont hoe urgentie soms snelle beslissingen verlangt.
Autoritaire besluitvorming in je vergadering
Hierbij neemt de leider het besluit zonder input van het team. Hoewel dit snel gaat, bestaat het risico dat de betrokkenheid van het team lager is. Stel je een situatie voor waarin een nieuwe manager besluit om de werkuren te veranderen zonder overleg, puur gebaseerd op eigen inzicht. Dit kan effectief zijn in situaties die een sterke leidershand eisen, maar kan ook weerstand opwekken, wat het draagvlak negatief beïnvloedt. Dit is een van de besluitvorming voorbeelden waar autoriteit snelheid maar ook risico’s met zich meebrengt.
Conclusie
Met deze verschillende besluitvorming manieren en de praktische besluitvorming voorbeelden die erbij horen, kan elke vergadering leiden tot duidelijke en gedragen besluiten. Het kiezen van de juiste manier is afhankelijk van de situatie en de noodzaak van snelheid versus betrokkenheid. Door hier aandacht aan te besteden en bewust te kiezen voor een passende methode, kun je als team effectiever vergaderen en zorgen voor besluiten die niet alleen snel tot stand komen, maar ook breed gedragen worden. Probeer deze besluitvorming manieren uit en ontdek welke methode het beste werkt voor jouw team en specifieke omstandigheden. Het aanpassen van je beslissingsstrategie kan een wereld van verschil maken in de efficiëntie en harmonie van je volgende vergadering!
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen. Benieuwd? We hebben er hier nog een paar op een rijtje gezet:
