Als voorzitter van een vergadering heb jij het prima voor elkaar: er is een agenda en jullie hebben het over relevante onderwerpen. Toch komt er de laatste tijd steeds weer diezelfde feedback van je collega’s: “De vergaderingen zijn saai.” De opbouw van de vergadering is wellicht telkens dezelfde, maar dat was ook een bewuste keuze. Deze opbouw is namelijk gewoon het beste om effectief te vergaderen. Hoe hou je nu vast aan je goede basis, maar zorg je er toch voor dat het niet saai is? Een beetje anders vergaderen kan al wonderen doen voor de sfeer en effectiviteit van je vergaderingen. Hieronder vind je daarom zeven werkvormen voor je vergadering die je kunt gebruiken om ze een nieuw leven in te blazen, inclusief één werkvorm die speciaal geschikt is voor online vergaderingen. Als je meer wilt weten over specifiek online effectief vergaderen kun je ons andere blog lezen: ‘Online vergaderen: 9 tips voor een leuke en effectieve online meeting‘.
De check-in ronde
Begin je vergadering met een check-in ronde. Dit haalt iedereen meteen bij de les en zorgt voor een open sfeer in de vergadering. Geef iedere deelnemer een minuut om te delen hoe het met hen gaat en wat hun verwachtingen zijn voor de vergadering. Deze werkvorm werkt ook prima online met een virtuele ronde, waarbij iedereen om beurt spreekt. Laat deelnemers de beurt aan elkaar doorgeven. Dat voorkomt dat je saai telkens het rijtje afgaat en in online sessies maakt het helder wie als volgende aan de beurt is.
Praktijkvoorbeeld: Tijdens een teamvergadering meldde een collega dat hij zich zorgen maakte over een strakke deadline. Dit leidde tot een gezamenlijk brainstormmoment om taken beter te verdelen en stress te verminderen. Bekijk ook de blog ‘Wat is een check-in bij een vergadering of meeting? 7 werkvormen’ voor meer voorbeelden van een check-in.
Creatievere werkvormen voor je vergadering: het brainstorm kwartiertje
Geef je team 15 minuten om vrijuit ideeën te spuien over een specifiek onderwerp of probleem. Gebruik een whiteboard of flip-over om alle ideeën te noteren; niets is te gek. Na de brainstorm selecteer je samen de meest bruikbare en haalbare ideeën. Dit is een van de werkvormen die je vergadering een flinke boost geven.
Praktijkvoorbeeld: In een marketingvergadering leidde deze werkvorm tot tientallen nieuwe campagne-ideeën binnen korte tijd, wat later resulteerde in een succesvolle promotieactie.
De pauze pitch
Stimuleer deelnemers om een korte pitch voor te bereiden over een onderwerp dat ze belangrijk vinden. Dit kan een nieuw project, een efficiëntietip of een succesverhaal zijn. Geef elke pitch een tijdslimiet van drie minuten en plan deze pitches tijdens vergaderpauzes. En natuurlijk hoeft deze werkvorm niet altijd in de pauze gepland te worden. Als afsluiting van de vergadering kan het ook. Let dan op dat je er wel echt tijd voor beschikbaar houdt en dat mensen niet alvast weggaan. Degene die de pitch houdt heeft er tijd en aandacht aan besteed; wees je daar samen bewust van.
Praktijkvoorbeeld: Tijdens een afdelingsoverleg leverde een accountmanager een pitch over een innovatieve klantbenadering die vervolgens bedrijf breed werd overgenomen.
De stille wand
Hang een groot vel papier aan de muur en geef elke deelnemer een marker. Vraag hen om in stilte hun gedachten, ideeën of zorgen te noteren. Dit kan variëren van projectupdates tot persoonlijke successen of knelpunten. Bespreek de belangrijkste punten na afloop in de groep. Door deze werkvorm in je vergadering te integreren, kunnen deelnemers hun gevoelens en ideeën beter uiten. Dit helpt deelnemers die wat minder mondig zijn of wat minder op de voorgrond willen treden om ook hun bijdrage te leveren.
Praktijkvoorbeeld: In een projectteam leidde deze werkvorm tot het identificeren van problemen die anders onbesproken zouden zijn gebleven.
Actieve werkvormen voor je vergadering: de wisselstoelen
Geef iedereen een nummer en start de vergadering in je gebruikelijke opstelling. Na elk agendapunt vraag je iedereen om van stoel te wisselen op basis van de getrokken nummers. Dergelijke werkvormen in je vergadering zorgen voor frisse conversaties en nieuwe inzichten tijdens elke fase van de vergadering.
Praktijkvoorbeeld: Tijdens een productieteamvergadering leidde het wisselen van stoelen tot nieuwe inzichten door ongebruikelijke samenwerkingen tussen collega’s die normaal niet veel met elkaar praten.
Reflectie ronde
Sluit je vergadering af met een reflectie ronde. Vraag iedere deelnemer om kort te delen wat ze geleerd hebben en hoe ze dit gaan toepassen in hun werk. Dit zorgt ervoor dat een vergadering afgerond voelt en geeft inzicht in de percepties van de deelnemers.
Praktijkvoorbeeld: In een financieel team gaf deze werkvorm directe feedback en verbeteringen in de rapportageprocessen die tijdens de vergaderingen werden besproken.
Online werkvormen voor je vergadering: de virtuele breakout sessie
Voor online vergaderingen kun je breakout rooms gebruiken voor kleinere, gefocuste discussies. Verdeel de deelnemers in groepen van 3-4 personen en geef ze een specifieke opdracht of vraag. Laat ze na 15-20 minuten terugkomen in de hoofdsessie om hun bevindingen te delen. Deze werkvorm helpt om de online vergadering dynamisch en interactief te houden.
Praktijkvoorbeeld: Tijdens een internationale salesmeeting zorgden breakout sessies voor diepgaande besprekingen over regionale marktstrategieën, die later gedeeld en geïntegreerd werden in het algemene verkoopplan.
Spannend? Dat is normaal!
Bedenk dat het introduceren van nieuwe werkvormen in vergaderingen soms spannend kan zijn. Misschien vraag je je af: “Vinden ze dit niet gek?” of “Wat als het niet aanslaat?” Deze onzekerheden zijn heel normaal. Begin klein en introduceer een werkvorm per vergadering om te zien hoe je collega’s reageren. Bespreek na de vergadering kort hoe ze het vonden en wat verbeterd kan worden. Dit creëert een open cultuur waarin experimenteren met nieuwe manieren van werken wordt aangemoedigd en gewaardeerd.
Met deze benadering maak je de drempel minder hoog en kun je stap voor stap werken aan een dynamischere en productievere vergadercultuur.
Conclusie
Met deze werkvormen voor je vergadering kun je als voorzitter je vergaderingen dynamisch en productief maken. De truc is te proberen drie dingen toe te voegen aan je vergadering, namelijk afwisseling; (fysieke) beweging en het actief betrekken van iedereen. Daardoor verbeter je niet alleen de output van je vergaderingen, maar ook de sfeer tijdens de vergaderingen. Begin vandaag nog met het implementeren van deze werkvormen en ervaar zelf het verschil!
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen. Benieuwd? We hebben er hier nog een paar op een rijtje gezet:
