Kom je regelmatig in tijdnood? Misschien herken je je dan in het verhaal van Annet. Zij was een enthousiaste salesmedewerker, die het ontzettend leuk vond om klanten te bezoeken, en de diensten die ze verkocht op maat te maken naar hun behoeftes. Ze hield regelmatig blokken in haar agenda open voor onverwachte en onafgeronde zaken, maar het leek wel of ze die lege plekken steeds groter moest maken om alles af te krijgen. Ze voelde constante druk van deadlines, liep steeds maar achter de feiten aan, en had het zo druk dat ze regelmatig taken vergat te doen. Terwijl haar collega, die hetzelfde werk deed, haar zaakjes altijd keurig op orde had. Ze vroeg haar collega naar haar geheim en dat bleek heel simpel: “Meid, jij moet gewoon beter leren plannen!” Klinkt logisch. Maar hoe doe je dat, “gewoon” beter plannen? In dit blog lees je hoe je beter en efficiënter kan plannen.
Maak het simpel
Laten we beginnen met het bos weer tussen de bomen te leren zien en te beginnen met efficiënt werken. Soms komt er zoveel op je af, zowel werk als privé, dat je simpelweg geen overzicht meer hebt, laat staan dat je een zinnige structuur aan kunt brengen in al je taken, plannen en voornemens.
Stel je eens voor, er ligt een stapel post op de hoek van de eettafel, je hebt een volle agenda, ziet aantrekkelijke reclames online, krijgt appjes en mailtjes, en spreekt mensen die dingen zeggen of vragen die je niet wilt vergeten. Dit is nog maar een greep uit de zaken waar we dagelijks mee aan het jongleren zijn. De meeste mensen hebben minimaal 15 van dit soort informatiebronnen, en de meesten van ons nog veel meer. Het is natuurlijk behoorlijk uitdagend om beter te plannen als je op zoveel plekken moet blijven kijken wat je ook alweer allemaal moet of wilt doen. De boodschap is daarom: maak het simpeler. Ga over op een digitale takenlijst waar je taken, mailtjes, documenten, afspraken en zaken waar je nog op wacht in bij elkaar kunt houden. Hang er ruime deadlines aan en stel prioriteiten iets heeft, zodat je op elk gewenst moment ziet wat er op een bepaalde dag moet gebeuren. Zorg daarnaast voor één plek waar papieren post wordt bewaard en installeer een app als Braintoss waar je alle losse ideeën, gedachten en taken in kunt “gooien” en ze als mails overzichtelijk terugkrijgt.
Maak wekelijks een overzicht
Als je beter wilt worden in het plannen wil je niet verrast worden door dingen die je vergeten bent en onder grote druk in je gemaakte planning moet proppen. Om te voorkomen dat je in de drukte niets vergeet, is het belangrijk om wekelijks een overzicht te maken. Kies hiervoor een geschikt moment, voor veel mensen is dat de vrijdagmiddag, om je agenda, je lijstjes en bewaarplekken door te nemen. Dit hoeft niet heel lang te duren, zeker niet als je het echt elke week doet. Kieper je tas leeg, ruim de papieren post op, maak je mailbox leeg, streep taken weg en schrijf dingen op die je nog niet had opgeschreven. Kijk naar je planning van volgende week; is die nog steeds realistisch? Of moet je iets verschuiven of delegeren? Now is the time. Zo kun je meer doen in minder tijd.
De planning fallacy
Heb je ooit gemerkt dat je regelmatig je planning overschat en uiteindelijk altijd meer tijd nodig hebt dan verwacht? Je bent niet de enige! Dit fenomeen staat bekend als de “planning fallacy”, ontdekt door de psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky, en het heeft invloed op de meesten van ons. We geloven dat we sneller en efficiënter kunnen zijn dan we daadwerkelijk zijn. Als je beter wilt leren plannen is het belangrijk dat je op dit vlak leert van je vergissingen. Houd, als je aan een taak begint, eens de tijd bij. Achteraf kun je dan kijken of je inschatting klopte. Wanneer je dit per taak een paar keer doet, krijg je een realistisch beeld van hoe lang je echt voor die taak nodig hebt. Daarnaast krijg je meteen in de gaten welke dingen je vaak afleiden of vertragen, dan kun je er daar ook meteen een aantal van elimineren.
Plan je tijd realistisch
Veel mensen houden bij het maken van hun planning alleen maar rekening met de taken of activiteiten zelf, en niet met alles eromheen. Als je beter wilt plannen helpt het om hier goed naar te kijken. Heb je tijd ingepland voor pauzes? Heb je na een meeting een half uurtje geblokt voor het verwerken van je aantekeningen en actiepunten? Houd je rekening met overgangstijd tussen twee online meetings, zodat je even naar het toilet kunt, koffie kunt halen en de benodigde documenten kunt klaarzetten? Houd je rekening met reistijd en files? Plan je jouw taken op het moment dat je er de juiste energie en concentratie voor hebt? Al deze dingen spelen mee bij het maken van een goede planning, en dat is nog los van de tijd die je openhoudt voor onvoorziene zaken.
Stel jezelf deze vraag
Je hebt een mooie planning gemaakt, en er gebeurt opeens iets onverwachts. Iemand komt met paniek in zijn ogen met een vraag naar je toe, die je planning lekker in de war gaat schoppen als je hem oppakt. Wat is nu de beste beslissing? Er is een simpel zinnetje dat je kan helpen je keuze te bepalen: MOET IK DIT NU DOEN? Maar eigenlijk zijn dit 5 zinnetjes. Door de klemtoon iedere keer op een ander woord in deze zin te leggen, krijg je een andere vraag. “MOET ik dit nu doen?” betekent dat je geen keus hebt, het is jouw taak en het is urgent. “Moet IK dit nu doen?”, of kun je het delegeren of teruggeven et cetera. Prioriteiten stellen is heel belangrijk.
Door eens goed naar bovenstaande punten te kijken kwam Annet erachter dat ze zich structureel vergiste in hoeveel tijd ze kwijt was aan het op maat maken van haar voorstellen, ze haar reistijden naar klanten vaak te optimistisch inschatte en iets te enthousiast inging op verzoeken van anderen. Met deze tips leerde ze beter plannen en kon ze voortaan haar laptop tegelijk met haar collega dichtklappen.
Ook interessant:
- Wat is time management?
- Multitasken bestaat niet: lees waarom. En hoe zorg je voor focus?
- De 10 handigste time management tools op een rij
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
