We hebben allemaal wel eens het gevoel dat de uren voorbijvliegen en dat we aan het einde van de dag niet zoveel gedaan hebben als we hadden gewild. Voor mensen die moeite hebben met time management kan dit een constante bron van stress en frustratie zijn. Gelukkig leven we in een tijdperk waarin technologie ons helpt om ons leven gemakkelijker maken om productiever te werken. Je hoeft het dus niet allemaal alleen op discipline en wilskracht te doen, ook hier geldt: “Werk slimmer, niet harder.” Om je op weg te helpen, zet ik hieronder de 10 handigste time management tools op een rij verdeeld over vier belangrijke thema’s.
Time management tools voor organisatie
Als eerste is het natuurlijk belangrijk dat je helder hebt wat je taken zijn en waar alle documenten, ideeën, enz. zijn gebleven die je daarvoor nodig hebt. Apps en programma’s die overzicht helpen houden en informatie overzichtelijk voor je bewaren, zijn handige tools om je te helpen bij je time management. Todoist, Evernote en Trello zijn hier een paar veelgebruikte voorbeelden van. Zowel Todoist als Trello zijn krachtige tools voor het beheren en organiseren van taken en projecten. Je kunt er taken aanmaken, prioriteiten stellen, deadlines instellen, en taken organiseren in verschillende categorieën of borden. Evernote is een veelzijdige tool waarmee je notities, ideeën, documenten en zelfs audio-opnames kunt opslaan. Alle drie deze tools bieden mogelijkheden voor samenwerking en het delen van informatie, en je kunt ze gebruiken op zowel desktop, web als mobiel.
Time management tools voor inzicht creëren
We gaan met goede moed aan de slag, maar laten ons vaak afleiden door alle aantrekkelijke mogelijkheden die we digitaal tot onze beschikking hebben. Velen van ons hebben geen realistisch beeld van hoeveel tijd ze besteden op verschillende digitale platforms. Begin eens met het creëren van inzicht: hoe verdeel jij je tijd echt? RescueTime is een time management tool die je helpt bij het bijhouden van hoeveel tijd je besteedt aan verschillende digitale activiteiten, zoals het controleren van e-mails, surfen op internet en het gebruik van sociale media. Het geeft je gedetailleerde rapporten en inzichten over hoe je je tijd online doorbrengt, zodat je bewust kunt worden van je gewoonten en eventuele tijdverspillende activiteiten kunt verminderen. Deze time management tool kan je ook waarschuwen wanneer je te veel tijd besteedt aan bepaalde websites of apps, zodat je je bewust wordt van je gewoontes en prioriteiten kunt stellen. Soms confronterend, maar een heel nuttige time management tool.
Trouwens, heb je het idee dat het wel meevalt met je smartphoneverslaving? De app Moment laat je precies zien in welke apps, wanneer en hoe lang je op je telefoon hebt gezeten.
Time management tools voor websiteblokkers
Als je eenmaal weet waar je tijd weglekt, kun je time management tools gebruiken om bepaalde websites of apps voor een bepaalde tijd simpelweg onbereikbaar te maken. Windows heeft de Focus-functie, die je helpt om bijvoorbeeld niet naar afleidende sites te gaan als je een verslag moet afmaken. Deze functie is te koppelen aan Microsoft ToDo en aan Spotify, zodat je tegelijkertijd overzicht over je taken houdt en concentratiemuziek kunt opzetten. Ook met apps als Cold Turkey en Freedom kun je websites en apps blokkeren op basis van je eigen planning. Je kunt sessies plannen voor specifieke tijden, blokkeerlijsten maken en zelfs blokkades synchroniseren tussen al je apparaten. Kun je ook niet valsspelen door stiekem je telefoon te pakken. Zo zorg je ervoor dat je focust blijft en niet (onbewust) gaat multitasken.
Als je meer houdt van een wat speelsere aanpak, kun je tools gebruiken als Forest. Wanneer je de app opent en een taak instelt, begint er een timer te lopen. Zolang je niet naar andere apps of websites overschakelt, groeit je boompje. Maar als je de app verlaat om bijvoorbeeld sociale media te checken, gaat je boompje dood. Extra motivatie is dat je in de app munten kunt verdienen die je kunt inzetten om een echte boom te laten planten door een partner van Forest.
Time management tools voor concentratie
Eén van de grootste uitdagingen bij time management is het behouden van je concentratie. Je kunt bepaalde soorten muziek in die zin ook gebruiken als time management tool: er is veel onderzoek gedaan naar muzieksoorten die ons helpen om gefocust te blijven op onze taken en op deze manier efficiënt te kunnen blijven werken. Luister bijvoorbeeld eens naar binaural beats, die je op de meeste muziekplatforms makkelijk kunt vinden. Onze hersenen produceren verschillende hersengolffrequenties die geassocieerd worden met verschillende mentale toestanden, zoals ontspanning, concentratie, creativiteit of slaap. Binaural beats invloed hebben op deze hersengolffrequenties. Daarnaast kunnen ze worden gebruikt om bepaalde mentale toestanden te bevorderen, in dit geval dus bijvoorbeeld onze focus. Er zijn ook muziekplatforms zoals Focus@will, die speciaal zijn ontwikkeld om ons te helpen met onze concentratie.
Al met al kunnen we onze taken en projecten better plannen, prioriteiten stellen en zo efficiënt mogelijk werken door gebruik te maken van deze 10 time management tools. Of je nu een professional, student of gewoon iemand bent die zijn tijd beter wil beheren, deze tools kunnen je helpen om georganiseerd en productief te blijven. Dus ga aan de slag, ontdek welke tools het beste bij jou passen en maak van time management een gewoonte.
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
