Wat betekent communicatie in zelfsturende teams? Om deze vraag te beantwoorden, gaan we eerst even één stap terug. Laten we voor het gemak even onderscheid maken tussen een team dat zelfsturend is en een team die op de ‘ouderwetse’ manier is georganiseerd. Natuurlijk is de wereld niet zo zwart-wit, maar het maakt duidelijk hoe groot de ommezwaai is! Want de rol en houding van de leidinggevende, en daarmee het effect op het team, is gigantisch groot. En daarmee maakt de communicatie naar en binnen deze teams ook een wereld van verschil.
Communicatie en de rol van de leidinggevende op de ’traditionele’ manier
The old fashioned way van aansturen en taakverdeling
Vroeger, in de old fashioned way (wat lang prima heeft gewerkt), was de rol van de leidinggevende een statuspositie. Had je eenmaal deze rol en status verkregen, dan kwam er een soort alfamannetjesgedrag in managers los en wilden ze ook echt de leider zijn. Ineens stelde jij je boven het team en was je geen onderdeel meer van de groep waar je tot voor heen vaak toe behoorde. Je creëerde als leidinggevende zelf afstand tot het team en je leek het ineens allemaal beter te weten, althans je dacht dat dit van je verwacht werd en je ging je ook als zodanig gedragen. In je teamaansturing koos je een vrij directieve manier en toon en kenmerkte je manier van communiceren zich door voornamelijk eenrichtingsverkeer met orders en bevelen richting het team zoals jij wilde dat je had bedacht. Kortom en vrij hiërarchische manier.
The old fashioned leiderschapsstijl
Als leidinggevende zit je vervolgens als een waakhond bovenop de processen en acties en controleert het team of alles volgens uitgedacht plan verloopt. Als teamleden iets nodig hebben of ontevreden zijn, communiceren ze rechtstreeks met jou als hun manager, omdat jij ook in hun ogen hun opdrachtgever bent én jij ook vindt dat jij het aangewezen aanspreekpunt bent. Dus je gaat als leidinggevende hard werken voor jouw medewerkers om problemen op te lossen. Zo bleef je status en onmisbaarheid behouden. Je beschikte immers over meer organisatiekennis en wist hoe de hazen liepen in de organisatie; je had jouw strepen verdient wat werd ‘uitgekeerd’ in autoriteit en je kreeg daardoor meer voor elkaar dan teamleden. Zodoende wordt de status bevestigd en bleven je medewerker in zeer afhankelijke positie onderschikt aan hun meerdere. Het was wel lekker overzichtelijk. Iedereen wist zijn plek. Dit zorgde voor heldere communicatielijnen en posities naar elkaar.
The old fashioned eenheidsworst
Dit werkte vroeger in alle organisaties zo, ongeacht rang of stand, ongeacht branche of functie. Inmiddels heeft de waarde van dit model aan glans verloren en zien we in dat dit wel erg top-down denken is, wat niet meer van deze tijd is. In heel specifieke situaties, waarin snel gehandeld moet worden, zoals bij de brandweer, of het leger, werkt het nog steeds prima. Maar in vele niet. We vinden het ook een beetje achterhaald.
Communicatie en de rol van de leidinggevende in zelfsturende teams
De tegenbeweging van zelfsturing
Zoals het bij zoveel bewegingen gaat, er komt op een huidig paradigma een tegenbeweging op gang. Niet voor niets is na wat tussenvarianten, het zelfsturingsmodel opgekomen. Bij dit model is er vaak nog wel een leidinggevende, maar soms niet eens meer. Hierdoor vervallen ook de rollen van stuurder en volgers.
Zelfsturende leidinggevende
Als er nog wel een leidinggevende rol is, handel je hoofdzakelijk faciliterend en wordt er een coachende houding van jou als manager gevraagd. Niks orders, maar vragen stellen wat het team nodig heeft om te functioneren. Hierbij dien je als leidinggevende de medewerkers veel eigen verantwoordelijkheid te geven en te checken wat ze individueel en als team gezamenlijk nodig hebben om te kunnen leveren. Dit vraagt op mindset en vaardigheden wel een totaal andere aanvliegroute van jou als leidinggevende. Niks ivoren torentje, maar gewoon tussen je team staan, samen bouwen, samen zoeken, het niet persé beter weten. Je bent als leidinggevende bezig jezelf misbaar te maken, omdat je de medewerkers leert zelfstandig te opereren. Dus je bent niet meer de vraagbaak en het oplossend vermogen van het team, je bent de coach en motivator.
Zelfsturende teamleden
Maar ook van jou als teamlid vraagt het een bocht van 180 graden. Er wordt van jou een pro-actievere houding verwacht, een groot zelf-oplossend vermogen en eigen verantwoordelijkheid. Helemaal, als er geen leidinggevende positie meer is gedefinieerd binnen je team. Dan ben jij samen met de rest van het team zelf verantwoordelijk om met elkaar te communiceren, problemen samen op te lossen, elkaar feedback te geven op functioneren, en samen te zorgen voor groei en fijne werksfeer. Afhankelijk hoe zelfstandig je als medewerker al was, wat voor leidinggevende je gewend was boven je te hebben en de mate van behoefte aan sturing, is de omslag al dan niet groot. 
Zelfsturende communicatie
Zeker als je als medewerkers eigen koers bepalen niet gewend was én een hiërarchisch sturende leidinggevende had die voor je dacht, is zelfsturing een prachtige nieuwe afslag die je als organisatie maakt, maar wel eentje die je in goeie banen moet leiden, voor zowel leidinggevende als teamleden. Voor jou als leidinggevende vraagt het leren loslaten, controle uit handen geven, vragen stellen, observeren en hooguit grote lijnen uitzetten en daar op sturen. Van jou als teamlid wordt een proactieve communicatiehouding verwacht waarin je duidelijk aangeeft wat je nodig hebt, het vraagt zicht hebben op planning en processen en verwacht niet dat je back-up hebt. Als team moet je je tevens veel meer bewust zijn in welk organisatorisch krachtenveld je werkzaam bent, want je zit niet meer in de cocon waar de leidinggevende je in klein hield. Kortom, naast je vak, heb je veel meer ruis er omheen te managen. Dus zonder goeie plannings-skills, sociale voelsprieten én stevige communicatievaardigheden ben je nergens: dus meer op je strepen kunnen gaan staan, luisteren wat er tussen de regels wel en niet wordt gezegd, feedback geven aan je collega’s, teamleden weten te inspireren voor jouw ideeën.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief communiceren? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Communiceren? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
