Tijd is een waardevolle bron en we moeten er daarom slim mee omgaan: time management. Helaas verspillen we soms uren aan sociale media, nutteloze vergaderingen en uitstellen van taken. Tegelijkertijd hebben veel mensen te veel taken, deadlines en verwachtingen, en voelen ze dat er niet genoeg uren in een dag zijn om dit alles te doen. Tijd besparen wordt makkelijker met de 5 tips in dit blog.
Tip 1: Maak gebruik van technologie
Je hoeft niet alles alleen te doen, want er zijn time management tools die je kunnen ondersteunen. Gebruik bijvoorbeeld een elektronische agenda of een app zoals Remember the Milk of Microsoft To Do om je taken bij te houden en te prioriteren. Als je moeite hebt met focussen, dan kun je bepaalde muziek opzetten of time-tracking software gebruiken om te zien hoeveel tijd je besteedt aan bepaalde taken. Met deze tools kun je tijd besparen en productiever worden.
Tip 2: Vermijd multitasking
Het is niet slim om meerdere taken tegelijkertijd te doen. Hoewel we snel kunnen schakelen tussen taken, leidt multitasken tot meer fouten, energieverlies en tijdsverspilling. We kunnen beter switchtasken: snel schakelen tussen verschillende taken waarbij we onze concentratie steeds verleggen.
TiP 3: Stel realistische deadlines
Als we teveel tijd hebben om een taak uit te voeren, kan het gebeuren dat er te veel andere taken bijkomen die ook onze aandacht vragen. Dit leidt uiteindelijk tot meer stress en minder efficiënt werk. Om dit te voorkomen, kun je beter realistische deadlines stellen en zo tijd besparen.
Tip 4: Voorkom afleiding
Om je taken goed uit te kunnen voeren en meer gedaan te krijgen in minder tijd, is het belangrijk om afleiding zoveel mogelijk te vermijden. Zet je telefoon op stil, schakel notificaties uit en zoek indien mogelijk een rustige plek op. We zijn als mensen namelijk niet zo goed in het langdurig weerstaan van afleiding. Zelfs zonder anderen om ons heen, kunnen we onszelf al afleiden met gedachten als: “Oh ja, ik moet niet vergeten om straks…” Het kost ons veel energie om al die prikkels te onderdrukken. Dus hoe minder we er binnenkrijgen, hoe beter en hoe minder we uitstellen. Gelukkig zijn er hulpmiddelen om hierbij te helpen, zoals de Focus-instelling van Windows, de app Forest die je beloont als je een bepaalde tijd niet van scherm wisselt, en het doen van een mindsweep voordat je je op een taak concentreert. Door afleiding te vermijden, bespaar je uiteindelijk veel tijd en energie, die je bijvoorbeeld kunt gebruiken om gezellig een kop koffie te drinken met collega’s die je de afgelopen twee uur niet kon bereiken!
Tip 5: Tijd besparen met delegeren
Er is geen betere manier om tijd te besparen dan een taak aan een ander over te dragen. Vaak denken we echter:
• Dat niemand anders het zo goed kan als wij (perfectionisme)
• Dat we anderen er niet mee lastig moeten vallen
• Dat de tijdsinvestering om iemand anders in te werken te groot is
Maar je kunt het ook anders zien:
• Als ik het een ander net zo goed leer, kan ik me concentreren op iets belangrijkers
• Ik geef iemand anders de kans om te groeien
• Door nu even te investeren, kan ik later oogsten en veel tijd besparen
• Dan weten meer mensen op de afdeling hoeveel tijd deze taak kost
• Misschien weet iemand anders een handigere manier om de taak uit te voeren
• Als ik kan worden gemist bij deze taak, kan ik langer op vakantie
Soms kan het moeilijk zijn om te accepteren dat je niet onmisbaar bent. Maar als je daardoor elke avond tevreden je laptop kunt dichtklappen, is dat het zeker waard. En wie weet: misschien ga je eindelijk die drie weken naar Bali!
Wat is de waarde van tijd besparen?
Als we tijd als een van onze meest waardevolle bronnen zien, is het logisch dat we er zorgvuldig mee om willen gaan. In ons drukke leven kan het lastig zijn om de juiste prioriteiten te stellen en de juiste beslissingen te nemen. Deze vijf tips kunnen je helpen stress te verminderen, overzicht te houden en vooral tijd te besparen, zodat je elke dag tijd hebt voor de belangrijke dingen.
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
