Heb je het gevoel dat er constant te veel taken, verplichtingen en afleidingen op je afkomen? Soms is het een uitdaging om alles binnen de beschikbare tijd gedaan te krijgen. Als er te veel van je wordt gevraagd en de gestelde eisen niet realistisch zijn, moet je ingrijpen. Maar vaak verspillen we kostbare tijd door er niet efficiënt mee om te gaan. In dit blog bespreken we hoe je meer kunt doen in minder tijd.
Laat los!
Het lijkt tegenstrijdig, maar soms ben je sneller klaar als je op tijd even pauze neemt. Neem regelmatig de tijd om afstand te nemen van alles wat op je wacht. Wanneer je momenten van rust en ontspanning hebt, laat dan bewust je werkgerelateerde gedachten en stress los. Door bewust te kiezen voor ontspanning en tijd voor jezelf, laad je jezelf op en presteer je beter wanneer je weer aan de slag gaat. Stephen Covey noemt dit in zijn boek “De zeven eigenschappen van effectief leiderschap” het scherp houden van je zaag. Als je niet voor jezelf zorgt, word je minder effectief. Dit helpt je ook om realistische verwachtingen te stellen en niet vast te houden aan perfectionisme, micromanagement en de drang om alles onder controle te houden. Anders loop je het risico jezelf te overbelasten en een overbelast systeem werkt simpelweg minder goed.
Delegeren en uitbesteden
Er is een gezegde: “Als je iets gedaan wilt hebben, geef het aan iemand die het druk heeft.” Drukke mensen hebben vaak geen overzicht meer en pakken alles in hetzelfde tempo aan, zonder de tijd te nemen om te overwegen of ze het überhaupt op die manier moeten doen. Je hoeft niet alles zelf te doen. Overweeg om taken die anderen net zo goed kunnen doen aan hen over te laten. Of het nu gaat om huishoudelijke klusjes, administratieve taken of professionele projecten, het uitbesteden van bepaalde taken bespaart je veel tijd. Ze doen het misschien anders dan jij, maar uiteindelijk gaat het erom dat jij het niet meer hoeft te doen. Dit geeft je de mogelijkheid om je te concentreren op taken die jouw expertise vereisen en doelen te bereiken die voor jou belangrijk zijn.
Stop met multitasking
We kunnen niet multitasken. Als we proberen meerdere dingen tegelijk te doen, kost het meer tijd en maken we meer fouten. Dit gebeurt zelfs al als je tijdens de ene taak aan andere taken denkt die nog op je wachten. Probeer in plaats daarvan te werken in geconcentreerde blokken van tijd. Stel bijvoorbeeld een timer in voor 25 minuten en werk ononderbroken aan een taak gedurende die tijd. Neem daarna een korte pauze en herhaal dit proces. Deze techniek, bekend als de Pomodoro-techniek, helpt je gefocust te blijven en daardoor meer te doen in minder tijd.
Clusteren
Een andere strategie om meer gedaan te krijgen in minder tijd is het clusteren van vergelijkbare taken. Groepeer taken van dezelfde aard en voer ze achter elkaar uit in plaats van ze verspreid over de dag te doen. Hierdoor kom je in een “flow” en beweeg je efficiënter door deze specifieke taken. Flow is de toestand van diepe concentratie waarin je volledig opgaat in je werk en wanneer je opkijkt, blijkt er opeens een uur voorbij te zijn gegaan. In die toestand zijn we optimaal creatief en gefocust, waardoor we veel meer kunnen doen in minder tijd.
Door te clusteren hoef je niet voortdurend te schakelen tussen verschillende soorten denkprocessen, wat tijd en mentale energie bespaart. Bovendien minimaliseert het clusteren van taken de overgangstijd tussen verschillende activiteiten. Het kost tijd om van de ene taak naar de andere over te schakelen, zoals het openen van nieuwe documenten, inloggen op andere systemen en mentaal schakelen tussen verschillende contexten. Door vergelijkbare taken samen te voegen, kun je deze overgangstijd minimaliseren en daardoor meer doen in minder tijd.
Gebruik technologie
Er zijn talloze time management tools die je kunnen helpen bij het behouden van overzicht, prioriteren en focussen. Sommige tools geven je inzicht in hoe lang en hoe vaak je bepaalde apps hebt gebruikt, zodat je kunt zien waar je je tijd echt aan hebt besteed. Veel mensen schatten de tijd die ze voor een taak nodig hebben te optimistisch in (de zogenoemde Planning Fallacy). Houd de tijd eens bij en maak een realistische planning om te voorkomen dat je jezelf overbelast of alsnog gaat multitasken, wat leidt tot minder efficiënt werken.
Afleidingen
Je weet al dat afleidingen en uitstelgedrag de grootste tijdverspillers zijn. Maar het kan lastig zijn om ze uit te schakelen. Sommige afleidingen liggen buiten jouw invloedssfeer, maar de meeste kun je verminderen door discipline en bewuste keuzes te maken. Zet je telefoon op stil, sluit onnodige tabbladen op je computer, en creëer een rustige en opgeruimde werkomgeving. Door dit als een gewoonte aan te leren, doorbreek je slechte gewoontes. Zorg voor duidelijk overzicht, bepaal hoeveel tijd je maximaal aan een taak wilt besteden en richt je op het goed plannen van je taken. Als je meer gedaan wilt krijgen in minder tijd, helpt het om bij deze maatregelen te denken aan de beloning: wat ga je doen met de tijd die je straks over hebt? Als je deze klus snel en gefocust afrondt, wat levert dat je straks op? Vaak geeft die gedachte je net dat benodigde duwtje om gefocust te blijven en zo meer te doen in minder tijd!
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
