Een telefoontje plegen tijdens het rijden. Een goed gesprek proberen te voeren met je kind terwijl je ondertussen een recept volgt tijdens het koken. Of e-mails beantwoorden tijdens een vergadering. We proberen vaak meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren in een poging om productiever te worden. Sommige mensen zeggen zelfs stellig dat ze goed kunnen multitasken. Maar is multitasken echt mogelijk? In dit blog leggen we uit waarom multitasken eigenlijk een mythe is en waarom het belangrijk is om je op één taak tegelijkertijd te concentreren. Daarnaast bespreken we enkele praktische tips die bijdragen aan het verbeteren van je focus.
Waarom multitasken niet bestaat
Er zijn verschillende neurologische onderzoeken gedaan naar het verschijnsel genaamd multitasken. Misschien is het slecht nieuws voor sommigen, maar die onderzoeken van onder andere Stanford, Vanderbilt en Ohio State University, hebben consistent aangetoond dat het menselijke brein niet effectief is in het tegelijkertijd uitvoeren van meerdere taken. Neem bijvoorbeeld rijden en bellen tegelijk. Een studie uitgevoerd door David Strayer en zijn collega’s van de Universiteit van Utah laat zien dat multitasken geen goed idee is. In dit onderzoek werden deelnemers gevraagd om te multitasken door tegelijkertijd te telefoneren en een simulatierit uit te voeren. De resultaten tonen aan dat deelnemers die tijdens de simulatierit multitaskten significant meer fouten maakten vergeleken met degenen die zich alleen op het autorijden concentreerden. Bovendien hadden de multitaskers de neiging om langzamer te reageren op verkeerssignalen en misten ze belangrijke informatie die relevant was voor het autorijden.
Zo zijn er nog talloze andere studies die aantonen dat multitasken leidt tot verminderde productiviteit, lagere kwaliteit van werk en een verhoogd risico op fouten. Onze hersenen zijn simpelweg niet in staat om gelijktijdig diepgaande aandacht te geven aan verschillende taken. In plaats daarvan schakelen ze snel heen en weer tussen taken, wat resulteert in vertragingen, inefficiëntie en cognitieve overbelasting. Dit verschijnsel heet switchtasken, en dat is wat we vaak eigenlijk aan het doen zijn als we zeggen dat we multitasken.
Wat multitasken ons kost
Onze hersenen hebben beperkte cognitieve capaciteit. Dat houdt in dat we beperkt zijn in wat onze hersenen kunnen leren en onthouden op een bepaald moment. Wanneer we proberen meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren, zijn we onze aandacht en middelen over verschillende taken aan het verdelen. Hierdoor krijgt elk van die taken minder aandacht en energie. Dit kan leiden tot oppervlakkige resultaten. Op zijn beurt resulteert dit in een lagere kwaliteit van werk en verhoogde kans op fouten. We worden er dus minder effectief van, in plaats van meer.
Telkens wanneer we overschakelen van de ene taak naar de andere, treden er schakelingskosten (switchingcost) op. Dit betekent dat onze hersenen tijd nodig hebben om zich aan te passen aan de nieuwe taak, wat resulteert in een vertraging. Deze kosten kunnen zich opstapelen naarmate we vaker switchen tussen taken. Daarnaast is dat vele schakelen erg vermoeiend en worden we langzamer, waardoor onze algehele productiviteit afneemt. Kortom, we worden minder effectief van multitasken, wat zonde is van zowel je tijd als je energie.
Hoe zorg je voor focus?
Multitasken maakt ons dus niet productiever. Maar waardoor werken we dan dan wel efficiënt?
- Prioriteiten stellen:
Zet de belangrijkste taken die je moet voltooien op een rijtje en geef ze prioriteit. Is dat binnenkomende mailtje nu echt het belangrijkst? Of kun je beter eerst even luisteren naar wat je collega wil bespreken? Kies bewust voor single-tasken en richt je eerst op de meest cruciale taak voordat je naar de volgende gaat. Door je aandacht op één taak tegelijkertijd te richten, creëer je per taak meer diepgang en kosten beide uiteindelijk minder tijd.
- Elimineer afleidingen:
Creëer een omgeving die bevorderlijk is voor concentratie zo kun je meer doen in minder tijd. Zet alle meldingen uit, sluit onnodige tabbladen op je computer en vermijd lawaaierige omgevingen. Houd er rekening mee dat je je aandacht sneller verdeelt dan je denkt. Alleen al de mogelijkheid dat je telefoon afgaat of dat iemand je komt storen, zorgt er al voor dat een klein deel van je aandacht daar naartoe blijft gaan. Dan ben je eigenlijk al aan het multitasken zonder dat je dat in de gaten hebt. Hetzelfde geldt voor het opzetten van een serie of het draaien van muziek in een taal die je verstaat, terwijl je aan het werk bent. Een deel van je hersenen wil zich bezighouden met wat daar gezegd wordt, dus die prikkel moet je steeds onderdrukken. Houd de telefoon dus uit beeld, zorg ervoor dat er geen afleidende geluiden zijn en zorg ervoor dat men weet dat je echt even niet gestoord wil worden. Door afleidingen te minimaliseren, kun je je beter concentreren op de taak die voor je ligt. Is dit lastig voor je dan zijn er 10 time management tools die jou kunnen helpen.
- Werk in overzichtelijke blokken:
Je kunt bijvoorbeeld eerst een uur reserveren voor het afhandelen van e-mails, gevolgd door twee uur voor een belangrijk project. Door beter te plannen, dwing je jezelf om je te richten op de taak die je nu aan het doen bent en voorkomt dat je tijd verspilt aan het switchen tussen verschillende taken. Een andere techniek voor het opdelen van je taken is de Pomodoro-techniek. Waarbij je gedurende een bepaalde periode aan één taak werkt (bijvoorbeeld 25 minuten) en dan een korte pauze neemt. Deze cycli van geconcentreerde werkperiodes helpen je om gefocust te blijven en verminderen daardoor de drang om toch te gaan multi- of switchtasken.
Conclusie
Hoewel multitasken vaak wordt gezien als een manier om productiever te zijn, is het eigenlijk een mythe. Onze hersenen zijn niet ontworpen om meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren zonder bijkomende negatieve gevolgen. Door je op één taak tegelijkertijd te concentreren, verbeter je de kwaliteit van je werk en verhoog je jouw productiviteit, zodat je optimaal kunt presteren in een wereld vol afleiding.
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
