Of we nu thuis werken of op kantoor, we hebben allemaal wel eens te maken met deadlines, taken en verantwoordelijkheden die ons dwingen om efficiënter te werken. Maar wat is efficiënt werken precies en hoe kun je deze vorm van Time Management het het beste aanpakken?
Wat is efficiënt werken?
Er is een verschil tussen effectief en efficiënt werken. Effectief werken gaat vooral over het doen van de juiste dingen. Dus de taken oppakken die leiden tot het halen van jouw doelstellingen. Efficiënt werken betekent dat je daarbij zo zinnig mogelijk omgaat met je tijd en middelen. Het gaat er hierbij dus om dat je je taken op een georganiseerde en gestructureerde manier uitvoert, met als doel om je doelen zo snel en effectief mogelijk te bereiken. Dat is niet alleen belangrijk voor in werk, maar ook in je persoonlijke leven. Door efficiënt te werken, verbeter je je werk-prive balans en kun je meer tijd vrijmaken voor de dingen die je ook belangrijk vindt, zoals hobby’s, familie en vrienden.
KISS (Keep it simple, stupid)
Efficiënt werken begint met overzicht hebben en houden. Hoe minder tijd je kwijt bent aan het organiseren van je taken, hoe beter. Zorg er daarom voor dat je een werkend systeem hebt om al je taken in één keer te kunnen overzien, en direct te kunnen beslissen wat nú prioriteit heeft. Je wordt productiever op deze manier. Dat mag op elke manier die voor jou het beste (lees: snelste en makkelijkste) werkt. Aangezien de meeste informatie digitaal op ons afkomt, maken veel mensen gebruik van time management tools als Microsoft toDo, of als je Gmail gebruikt, Todoist. Daar kun je taken die uit je mail voortkomen, gelijk naartoe slepen en de bijbehorende mail en andere documenten eraan hangen, zodat je die niet meer hoeft terug te zoeken. Op die manier kun je snel een inschatting maken van wat de beste volgende actie is die jij kunt doen, en heb je direct de benodigde informatie om de taak daadwerkelijk te gaan uitvoeren bij de hand. Voor dat overzicht geldt wel: hou het simpel! Hoe minder plekken waar jij informatie bewaart, hoe beter.
Vermijd afleidingen bij efficiënt werken
“Kun jij even….” Afleidingen kunnen je enorm vertragen en je productiviteit verminderen. Mensen die vaak onderbroken worden ervaren meer stress, frustratie en werkdruk. Daarnaast zorgt elke afleiding, zelfs als je het kort houdt of er bewust niet op in gaat, ervoor dat je vele kostbare minuten kwijt bent om daarna weer in een flow te komen. Ondanks je discipline ben je in die tussentijd dus toch niet efficiënt aan het werken. Zoek daarom een werkplek op die zich leent voor concentratiewerk, of draag een noise cancelling koptelefoon. Zet je telefoon op stil en sluit je e-mail- en sociale media-accounts af als je je op een taak concentreert. Er zijn ook time management tools om je concentratie te verhogen, apps als Freedom, Focus, Forest, PawBlock en vele anderen zorgen ervoor dat jij je niet laat afleiden. Niet door collega’s, maar ook niet door je eigen automatismen.
Multitasken is geen goed idee bij efficiënt werken
Veel mensen denken dat multitasken de sleutel is tot efficiënt werken, maar dit is een misvatting. Multitasken kan juist leiden tot inefficiëntie en zelfs fouten. Dit komt doordat ons brein niet echt in staat is om meerdere taken tegelijk uit te voeren.
Wanneer we proberen te multitasken, switcht ons brein eigenlijk tussen verschillende taken, in plaats van ze allemaal tegelijkertijd uit te voeren. Dit switchen kost tijd en energie en kan leiden tot fouten en vertragingen. Bovendien kunnen we ons niet volledig concentreren, omdat ons brein constant wordt afgeleid en ons niet in staat stelt om ons te verdiepen in een taak.
Een ander nadeel van multitasken is dat het ons stressniveau kan verhogen. Wanneer we proberen meerdere taken tegelijkertijd uit te voeren, kan ons brein overbelast raken en kunnen we ons overweldigd voelen. Dit kan leiden tot angst en vermoeidheid en kan ons vermogen om productief te werken verminderen.
Maak goed gebruik van je energieboog
Het is ook belangrijk om op de juiste momenten te werken om optimaal gebruik te maken van je energieboog. De meeste mensen zijn het meest gefocust en productief in de ochtend, dus het is verstandig om belangrijke taken voor die tijd in te plannen. Dit betekent dat je tijdens de ochtenduren je meest uitdagende taken kunt afhandelen en je jezelf kunt concentreren op het afmaken van belangrijke projecten. Plan minder veeleisende taken, of bijvoorbeeld bepaalde meetings en overleggen, later op de dag als je energieniveau afneemt. Zo kun je ook onder andere vaker pauzes nemen om productiever te worden, wanneer je merkt dat je vermoeider wordt.
Het is ook belangrijk om regelmatig pauzes te nemen tijdens het werken om jezelf op te laden en te voorkomen dat je oververmoeid raakt. Een oververmoeid brein werkt immers langzamer. Een goede manier om dit te doen is door de Pomodoro-techniek te gebruiken. Deze techniek houdt in dat je werkt in blokken van 25 minuten en daarna een pauze van 5 minuten neemt. Na vier werkblokken neem je een langere pauze van 15-20 minuten. Door regelmatig pauzes te nemen, kun je jezelf helpen om gefocust en efficiënt te blijven werken gedurende de dag.
Kortom: efficiënt werken is essentieel voor succes en effectiviteit. Door een overzichtelijk systeem te gebruiken om prioriteiten te stellen, afleidingen te vermijden, de juiste tools te gebruiken en je te concentreren op één taak tegelijkertijd, en die taak op het juiste moment van de dag op te pakken, help je jezelf met efficiënter werken en doe je meer in minder tijd.
Heb je vragen of wil je meer weten over time management? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Time Management? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
