Een goed georganiseerde vergadering kan alleen plaatsvinden wanneer de verschillende rollen helder zijn en iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Maar hoe verdeel je deze rollen eigenlijk en welke rollen zijn er? In dit blog gaan we dieper in op:
De rollen in een vergadering
Laten we beginnen met het belangrijkste: welke rollen zijn er eigenlijk tijdens een vergadering? Er zijn verschillende rollen die vervuld kunnen worden tijdens een vergadering, hieronder zal ik er een aantal toelichten.
- Voorzitter: de persoon die verantwoordelijk is voor het leiden van de vergadering, het bewaken van de agenda en (meestal) het beheren van de tijd.
- Secretaris of notulist: de persoon die notities maakt van de vergadering, actiepunten vastlegt en de notulen opstelt.
- Deelnemer: iedereen die aanwezig is bij de vergadering en die input kan geven, vragen kan stellen en beslissingen kan nemen.
- Presentator: de persoon die verantwoordelijk is voor het presenteren van informatie of een voorstel aan de groep.
- Facilitator: de persoon die helpt bij het begeleiden van de vergadering, het zorgen voor gelijkheid en het helpen van de deelnemers om hun standpunten naar voren te brengen.
- Expert: de persoon met specifieke kennis of expertise die wordt gevraagd om advies of inzicht te geven over een specifiek onderwerp.
- Beslisser: de persoon die de uiteindelijke beslissing neemt over een bepaalde kwestie die tijdens de vergadering is besproken.
Welke rollen zijn onmisbaar bij een vergadering?
In een vergadering hoeven niet alle hiervoor benoemde rollen aanwezig te zijn. Er zijn drie rollen die in vrijwel elke vergadering aanwezig zijn. Dat zijn de voorzitter, de secretaris of notulist en de deelnemers. We zullen in dit blog verder specifiek ingaan op de twee belangrijkste rollen in de vergadering: de voorzitter en de secretaris of notulist. Want hoe kies je nu de juiste persoon voor deze rol?
De rol van de voorzitter
Bij het kiezen van de rol als voorzitter moeten een aantal zaken in acht worden genomen. Allereerst moeten de verwachtingen duidelijk zijn. Verder is de rol van voorzitter erg bepalend, om niet het gras voor iemand z’n voeten weg te maaien is het ook goed te inventariseren wie deze rol op zich willen nemen. Zo houd je het eerlijker. Niet onbelangrijk; maar evalueer hoe het gegaan is, dit geeft inzichten in hoe de vergadering in het vervolg effectiever kan.
Hoe kies je iemand voor de rol als voorzitter?
- Maak helder wat je van een voorzitter verwacht
Allereerst is het belangrijk om duidelijk te maken wat je als groep van de voorzitter verwacht. Over het algemeen kun je stellen dat de voorzitter in staat moet zijn om de vergadering in goede banen te leiden, ervoor te zorgen dat iedereen aan bod komt en dat er uiteindelijk een besluit wordt genomen waar iedereen achter staat. Dit betekent dat de voorzitter vaardig moet zijn in het leiden van een vergadering, in staat moet zijn om de verschillende standpunten te verwoorden, en een sfeer moet creëren waarin iedereen zich gehoord voelt. Wellicht hebben jullie andere of specifieke verwachtingen van de voorzitter. Spreek dit uit.
- Inventariseer of deelnemers graag de rol oppakken
Als de groep duidelijk heeft gemaakt wat er van de voorzitter wordt verwacht, kan er geïnventariseerd worden wie er voorzitter wil zijn. Het kan zijn dat er meerdere geschikte kandidaten zijn, dan kan er gestemd worden of kan er gekozen worden om te rouleren.
Ook kan het zo zijn dat er zich geen kandidaten aanmelden. In dat geval is relevant te achterhalen wat de reden is dat mensen zich niet beschikbaar stellen. Ligt de lat gevoelsmatig wellicht zo hoog, dat het lastig is eraan te voldoen? Bespreek dit samen.
- Geen duidelijke kandidaat? Rouleer deze rol
Rouleren van het voorzitterschap is sowieso een andere manier om deze rol te verdelen en kan bijvoorbeeld handig zijn als er geen duidelijke leider is of als er sprake is van gelijkwaardigheid in de groep. Bij het rouleren van de voorzittersrol kan er iedere keer iemand anders voorzitter zijn, wat kan leiden tot een interessante dynamiek. Bovendien krijgt iedereen de kans om zijn of haar vaardigheden op het gebied van leidinggeven te ontwikkelen.
- Nog een optie: verdeel de taken van de voorzitter over verschillende personen
Als er weinig animo is om de voorzittersrol in zijn geheel op te pakken, dan kan het helpen om de taken van de voorzitter duidelijk te maken en over meerdere personen te verdelen. Het bewaken van de tijd bijvoorbeeld, kan ook door één van de deelnemers worden opgepakt.
- Evalueer
Tot slot is het belangrijk om na afloop van de vergadering van de eerste vergadering te evalueren hoe de voorzitter het heeft gedaan. Wat ging er goed en wat kan er de volgende keer anders of beter? Door hier samen over na te denken en te bespreken, kan er geleerd worden van de vergadering en kan de rol van de voorzitter verder ontwikkeld worden. Evalueren blijft ook daarna een goed idee, maar het hoeft niet bij iedere vergadering.
De rol van de secretaris/notulist
Vervolgens kijken we naar de secretaris of notulist. Er zijn verschillende manieren om een notulist te kiezen voor een vergadering:
- Rotatie: Als er een vast team is dat regelmatig vergadert, kan er een rooster worden opgesteld waarbij de verantwoordelijkheid van de notulist bij om de beurt wordt toegewezen.
- Vrijwilligers: De voorzitter kan aan het begin van de vergadering vragen of er vrijwilligers zijn om notities te maken.
- Aanwijzen: De voorzitter kan van tevoren iemand aanwijzen als notulist, bijvoorbeeld doordat deze persoon al betrokken is bij het onderwerp van de vergadering of omdat deze persoon ervaring heeft met notuleren.
Bij het kiezen van een notulist is het belangrijk om rekening te houden met de vaardigheden van de persoon. Bijvoorbeeld nauwkeurigheid en snelheid van schrijven. Daarnaast moet de notulist ook in staat zijn om de belangrijkste punten van de vergadering vast te leggen en om te gaan met vertrouwelijke informatie indien nodig.
Kortom, het verdelen van rollen kan bijdragen aan een succesvolle vergadering. Als iedereen zijn eigen rol goed uitvoert, leidt dit tot een gestructureerde vergadering waarin alle deelnemers aan bod komen en waarin er een breed gedragen besluit wordt genomen.
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
