De meeste vergaderingen staan er om bekend dat het regelrechte energiekillers zijn. Niet alleen is het een uitdaging om iedereen op tijd aanwezig te laten zijn, ook het soepel doorlopen van de agenda en het effectief afronden van acties lijkt een hindernisbaan op zichzelf. Gevolg: teamleden zijn regelmatig met andere zaken bezig dan daadwerkelijk efficiënt vergaderen. Wil je dit graag anders zien? Check dan onderstaande tips en pas deze toe op jouw vergaderingen. Zo kun je zeker weten dat het samenkomen vervolgens niet alleen efficiënt is, maar ook nog eens leuk om aan deel te nemen!
Zorg voor doelbepaling
Waarom zou je ergens aan beginnen, als je niet weet wat het doel is? Dit geldt voor veel dingen en zo ook voor efficiënt vergaderen. Veel teams raken verstrikt in overleggen doordat ze geen duidelijke structuur hanteren die is afgestemd op de (strategische) doelstellingen van de organisatie of het betreffende onderdeel. Alles wat er besproken en besloten wordt, dient direct gekoppeld te kunnen worden aan het grotere geheel. Denk aan de basis van je organisatie: de missie, visie en strategische doelen. Maak inzichtelijk welke vergaderingen er noodzakelijk zijn om op koers te blijven. Geen idee wat de strategische doelen van jouw organisatie (onderdeel) zijn? Dan is eerst daar werk aan de winkel. Iedere organisatie heeft een bestaansrecht en een visie om daar te komen. Doelen zorgen voor piketpaaltjes en zo weet iedereen binnen de organisatie waar zijn of haar inzet toe leidt.
Zet de juiste deelnemers aan tafel
Wanneer helder is welke doelen centraal staan, kan er ook worden vastgesteld welke functies nodig zijn met de daarbij onderliggende taken en verantwoordelijkheden. Zet de juiste functionarissen aan tafel en je dwingt direct focus af tijdens je vergaderingen. Dit komt tevens een snel en juist besluitvormingsproces ten goede. Je verkleint hiermee de kans op ruis, verwarring en verdwalen in een oerwoud van onduidelijke acties.
Slim agendabeheer
Goede voorbereiding is key. Zorg voor vaste onderdelen in de agenda, waar deelnemers input aan kunnen koppelen. Prioriteer de agendapunten en deel ze ruim op tijd met de deelnemers, vooral als er documenten zijn die zorgvuldig bestudeerd moeten worden voordat er een weloverwogen besluit genomen kan worden. Idealiter heb je een secretaris die deze rol op zich neemt en daardoor kwaliteit kan leveren. Wil je meer lezen over het opzetten van een doeltreffende agenda? Je leest er alles over in onze blog ‘De agenda tijdens een vergadering: wat is het?’ Inclusief handige voorbeeldagenda!
Het uitlopen van vergaderingen komt vaak door een combinatie van factoren. Deze kun je dankzij dit blog echter vakkundig de nek om draaien. Wil je toch nog scherp zijn op de tijd? Plan dan maximaal 85% van de tijd in. 60 minuten vergaderen, is 50 minuten inhoud. Daarnaast: Start altijd op tijd, ook wanneer niet iedereen aanwezig is. Dit noemen we vergaderdiscipline. Wanneer het overleg altijd op tijd begint, zullen deelnemers snel de noodzaak voelen om ook op tijd aan te sluiten. Voor meer tips over hoe je op tijd klaar kunt zijn met je vergadering kun je kijken in ons andere blog ‘Op tijd klaar zijn met een vergadering: hoe doe je dat?’
Rolverdeling
Bij deze tip zie je een terugkoppeling met de juiste deelnemers aan tafel en slim agendabeheer. Zorg bij de rolverdeling ten minste voor een voorzitter. Deze kan uiteraard roulerend zijn. Verder is het soms slim om de voorzitter te ondersteunen met een ‘gate-keeper’, voor onder andere voorbereiding en tijdsbewaking. Zo kan de voorzitter zich, waar nodig, richten op de inhoud, om samen met de deelnemers tot de kern van de actie of het te nemen besluit te komen.
Denk bij rolverdeling ook aan de manier waarop besluiten genomen worden. Is het effectief binnen jouw vergadering dat 1 deelnemer een besluit kan nemen? Of dient er altijd een democratische meerderheid te zijn? Maken jullie gebruik van methoden, rituelen of werkvormen om tot goede besluiten te komen? Leg al deze keuzes vast en evalueer periodiek het effect van deze keuzes.
Alles over de mogelijke rollen gedurende een vergadering lees je hier.
Werkende actie- en besluitenlijst
‘Beste mensen, we hadden vorige week toch een actie bedacht rondom het vergroten van eigenaarschap binnen de teams? Hoe zat het ook alweer en wie was de actiehouder?’ Zucht. Het stereotypebeeld van vergaderingen die nergens toe leiden. Het opzetten van een werkende actie- en besluitenlijst is net zo zeer nodig om efficiënt te kunnen vergaderen als het hebben van een (online) vergaderruimte en deelnemers. Wil je het effect van de lijst vergroten? Geef deze lijst dan een vaste plek op de agenda aan het begin én einde van de vergadering.
Waarom? Het afronden van acties is noodzakelijk voor het bereiken van je doelen. Wanneer een actielijst enkel aan het einde wordt besproken, krijgt het vaak het karakter van een ‘moetje’ en verliest het zijn waarde. De kans is groot dat kernoorzaken die leiden tot het niet succesvol afronden van acties, zo niet worden herkend. Laat staan dat ze worden aangepakt. Daarnaast zet je successen niet in de steigers, wanneer gerealiseerde acties enkel tot slot worden benoemd.
Dus: begin met de huidige stand van zaken van lopende acties, sta stil bij de gerealiseerde successen (gebak, slingers, confetti, polonaise, alles mag!) en vraag door op acties die in het rood (dreigen te) komen. Zie het als een teampresentatie om alle acties succesvol af te ronden, ook wanneer je niet zelf de actiehouder bent. Zijn tijdens de vergadering alle inhoudelijke zaken besproken en besluiten genomen? Dan volgt enkel nog de opsomming van de nieuw te nemen acties en besluiten. Verwerk deze in de lijst en rond de vergadering af!
Voorkom afleiding
Tot slot: ga eens na welke afleidingen er allemaal zijn. Dit om tijdens de vergadering de gewenste focus te hebben. Ingeplande creativiteit en spelvormen buiten beschouwing gelaten, want die heb je uiteraard heel goed gepland in je agendabeheer! De meeste deelnemers starten de vergadering met hun hoofd nog elders, zien voortdurend notificaties op de smartphone binnenkomen of hebben een onuitgesproken zaak met een andere deelnemer. Maak eens inzichtelijk welke afleidingen er zijn en wat je kunt doen om deze weg te nemen. Help elkaar om de vergadering te laten worden wat het hoort te zijn: een samenkomst van mensen die allen dezelfde doelen nastreven, leuk en efficiënt willen vergaderen!
Heb je vragen of wil je meer weten over effectief vergaderen? Neem dan gerust contact met ons op via 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl. Heb je interesse in een training Effectief Vergaderen? Vraag dan vrijblijvend een offerte aan voor een voorstel op maat.
Dit blog is onderdeel van een reeks over het onderwerp effectief vergaderen. Zo hebben we blogs over verschillende onderwerpen die allen bijdragen aan het effectiever maken van vergaderingen. Benieuwd? We hebben er hier nog een paar op een rijtje gezet:
