Een onderwerp waar veel over te zeggen valt: feedback. De associaties zijn legio; iedereen krijgt direct een beeld of gevoel bij het woord. In onze eerdere blog leggen we je uit wat feedback precies is. In deze blog geven we je tips om jouw feedback aan anderen te verfijnen aan de hand van 4 spelregels.
Feedback regel 1: Maak je feedback doelgericht
Een goed begin is het halve werk. Dat geldt ook voor effectieve feedback. Als feedbackgever kun je regie krijgen over het moment dat je de feedback geeft en daarmee ook regie over waar het toe moet leiden. Of de feedback vervolgens succesvol wordt geïntegreerd in de praktijk, hangt samen met de manier waarop jij je feedback geeft en de bereidheid of mogelijkheid van de ontvanger om daadwerkelijk te veranderen.
Het voordeel van jouw regie is dat je niet alleen het gesprek kunt voorbereiden, maar dat je ook het doel kunt bepalen.
- Wat is je verzoek aan de ander?
- Wanneer zou je kunnen spreken van een succes?
- Wat gaat er dan concreet en structureel anders of beter dan vandaag?
Hoe concreter je dit kunt formuleren aan de voorkant, hoe meer richting jij jezelf en de ander geeft. We weten allemaal dat het vaag blijven in je verzoek of het wollig zijn in je antwoorden, de kans van slagen enorm beperkt.
Pak daarom het stuur in handen als feedbackgever en bepaal vooraf: wanneer is dit gesprek voor mij succesvol geweest? Welk doel heb ik voor ogen?
Feedback regel 2: Werk met feitelijke observaties
Een belangrijke basis voor het geven van feedback, is de aandacht voor de situatie die om feedback vraagt. Over het algemeen zijn we geneigd om, bij terugkerende situaties of gedrag, snel vanuit gevoel te communiceren. Het gevolg hiervan is dat de feedback niet rustig kan landen bij de ontvanger. Het kan zelfs zo zijn dat je start met jouw beeld of suggestie, waardoor de ontvanger weinig ruimte voelt om door te vragen en jouw feedback te begrijpen.
Wanneer je wil dat jouw boodschap goed wordt ontvangen en de start is van (gedrags)verandering, dan vraagt dit van jou om de situatie zo feitelijk mogelijk te beschrijven.
Gebruik bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Wanneer vond de situatie plaats?
- Wie waren erbij?
- Wat gebeurde er exact?
- Wat werd er besproken?
- Wat werd er schriftelijk gecommuniceerd?
- Is dit een incidentele gebeurtenis of een reeks van gebeurtenissen?
- Wat nam je waar in de communicatie (eventueel verbaal en non-verbaal)
Feedback regel 3: Werk actief met emoties
Er is altijd een goede reden waarom je feedback wil geven: je wil de onderlinge samenwerking verbeteren, je wil iemand voeding geven in het verbeteren van zijn of haar functioneren of misschien gaat het over zichtbaar maken van patronen.
Het kan niet anders dan dat er iets van emotie meespeelt in de aanleiding van jouw feedback. Het helpt enorm wanneer je actief werkt met deze emoties, zowel die van jezelf als die van ander. Dit kan alleen wanneer je de emoties benoemt in het geven van je feedback enerzijds en actief vraagt naar de emoties van de ander, anderzijds.
Mijn ervaring is dat het werken met emoties spannend kan zijn: je vindt het bijvoorbeeld lastig om jezelf open te stellen en eerlijk te zijn of je weet niet hoe de ander reageert op het bespreekbaar maken van de emoties. Toch leert de ervaring dat het ‘onder de tafel houden’ van emoties, de situaties nooit ten goede komt. Sterker nog, de spanning neemt alleen maar toe.
Je kunt het volgende doen, om actief en succesvol te werken met je eigen emoties:
- Stel eerst vast welke emotie meespeelt in jouw aanleiding tot het geven van de feedback
- Onderzoek waarom deze emotie meespeelt: wat zegt dit over jou?
- Wees je ervan bewust dat jouw gedachte en gevoel persoonlijk zijn; deel je feedback daarom altijd in de ‘ik-vorm’
- Hoe jij reageert op de reactie van de ander, ismede bepalendvoor het succes van de feedback; bedenk je dat weerstand niets anders is dan het tonen van betrokkenheid
Wanneer je de feedback aan de ander teruggeeft, kun je ook de emoties reguleren bij de ander:
- Geef aandacht aan de emotie;
- Blijf zuiver in je waarnemingen;
- Reageer empathisch;
- Gebruik stilte en herhaling;
- Ga pas naar de inhoud als de emotie gedaald is.
Feedback regel 4: Zet behoeften centraal
Een belangrijk onderdeel van zuiver feedback geven, is het erkennen van behoeften. Behoeften bij jezelf als gever en behoeften bij de ontvanger. Het gaat over de wederkerigheid.
Effectieve feedback gaat in essentie over het vragen naar gedachten en gevoelens van de ander. Gedrag is namelijk het gevolg van die gedachten en gevoelens. Door bij deze zaken stil te staan, komt er rust in de onderlinge verhoudingen. De feedbackgever heeft de verantwoordelijkheid om de setting zo optimaal mogelijk te maken om de feedback te laten landen.
Je kunt het voldoende doen om de behoeften centraal te zetten:
- Benoem expliciet wat je ervaarde gedurende de situatie
- Vertel wat de situatie met je doet en wat je zou willen
- Geef woorden aan dat wat jij nodig hebt van de ontvanger
- Check tussentijds bij de ontvanger wat hij of zij herkent in jouw behoeften
- Vraag naar de behoeften van de ontvanger wanneer het gaat om de betreffende situatie of toekomstige vergelijkbare situaties
Oefenen met de feedback regels
Het hanteren van deze spelregels maakt je feedback concreter, effectiever en mensgericht. Oefen met de spelregels en zet ze actief in. Door ervaring leert men en beweeg je naar het moment toe dat het geven van feedback als vanzelf gaat. Wij hebben ook een feedbackspel ontwikkeld waarbij je oefent met het geven en ontvangen van feedback.
Zie jij ook het belang van feedback in? En zou je binnen jouw team het geven en ontvangen van feedback willen verbeteren? Wij, van de Zelforganisatie Fabriek, zijn gespecialiseerd in het geven van feedback trainingen en alles wat daarbij komt kijken.
Vraag een offerte aan voor een voorstel op maat. Behoefte om eerst even contact te hebben? Je kunt ons bereiken op 020 – 2442 838 of info@zelforganisatiefabriek.nl.
